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Offene Türen für gesunde Arbeitsplätze: Das Architekturbüro Bräunlin + Kolb setzt auf eine gute und offene Bürokultur

In deutschen Architekturbüros floriert das Geschäft aufgrund des Baubooms. Die Folge für die Büros: immer mehr Arbeit ist für die Architektinnen und Architekten in kurzer Zeit zu verrichten. Wie es dennoch gelingen kann, die Belegschaft gesund und motiviert zu halten, zeigt das Architekturbüro Bräunlin + Kolb in Berlin. Hier hat sich aus vielfältigen Elementen, die an zentraler Stelle verknüpft sind, ein gelebtes betriebliches Gesundheitsmanagement entwickelt.

Ein junger Mann steht vor einem Flipchart, welches als Stimmungsbarometer dient, und klebt einen roten Punkt in die Kategorie Wissensbildung.
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Praktisch und zeitnah: Das „Stimmungsbarometer“ zum Fehler-Frühstück macht die Bürokultur sichtbar.

Hinweis

Dieses Praxisbeispiel wurde im Rahmen des Arbeitsprogramms „Schutz und Stärkung der Gesundheit bei arbeitsbedingten psychischen Belastungen“ der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie erstellt. Mehr zum Arbeitsprogramm unter www.gda-psyche.de.

Ausgangslage

Was war die Herausforderung?

Wettbewerbe und Ausschreibungen fordern von Architektinnen und Architekten kreative und fachliche Höchstleistungen in kürzester Zeit. In der Planungsphase muss auf Zentimeter und Euro genau gerechnet und gezeichnet werden. Auf den Baustellen wollen die vielen Gewerke und Wünsche der Bauherren unter einen Hut gebracht werden, unter strikter Einhaltung des Zeit- und Kostenrahmens und Baubesprechungen erfordern jede Menge Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen. – Dies alles sind Anforderungen hinter denen psychische Belastungen, wie eine hohe Arbeitsdichte, Kommunikation und Kooperation, stecken und die großen Einfluss auf das Arbeitsergebnis haben.
Im 2001 gegründeten Architekturbüro Bräunlin + Kolb in Berlin haben in den letzten Jahren die Aufträge und dadurch die Arbeitsmenge stark zugenommen. Mit dem Wachstum der Belegschaft auf inzwischen fast 40 Beschäftigte war klar: Die Unternehmensleitung braucht eine engagierte Unterstützung, die die Mitarbeitenden im Blick hat und eine effiziente Arbeits- und Bürokultur unterstützt. Frau Faust wurde eingestellt – als Personalreferentin mit Verantwortung für das Qualitätsmanagement und die internen Prozesse und Sicherheitsbeauftragte in Personalunion – ein innovativer und finanziell mutiger Schritt für ein Unternehmen dieser Größe.

Aktivitäten

Was wurde wie gemacht?

Bereits vor sechs Jahren wurde eine volle Stelle für die Aufgaben Personal, Qualitäts- und Prozessmanagement, Gesundheitsförderung und Arbeitssicherheit geschaffen. Eingestellt wurde Frau Faust. Sie ist zugleich Sicherheitsbeauftragte und hat eine Mittlerrolle zwischen Geschäftsleitung und Belegschaft inne. Die dafür notwendigen finanziellen Mittel stellt die Unternehmensleitung zur Verfügung, getragen von der Überzeugung, dass sich die Investition in Wohlbefinden, Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten lohnt.

Das Ziel "gesunde und zufriedene Beschäftigte" wird bei Bräunlin + Kolb durch verschiedene Maßnahmen erreicht:

Sorgfältige und systematische Einarbeitung: Der Start bei Bräunlin + Kolb wird neuen Mitarbeitenden durch ein Mentoren-Konzept erleichtert. Neue Beschäftigte werden während der ersten sechs Monate durch eine Mentorin oder einen Mentor begleitet. Diese erklären nicht nur die Organisation, Regeln und Abläufe im Büro. Sie helfen auch dabei, sich in das Team einzufinden und sorgen für ein regelmäßiges und engmaschiges Feedback zur fachlichen Arbeit.

Verlässliche und regelmäßige Kommunikation: In monatlichen Teammeetings, aber auch während der jährlichen Mitarbeitergespräche. Der Vorteil: Die Beschäftigten können mögliche Belastungen direkt ansprechen und Lösungen können auf den Weg gebracht werden. Beispielsweise hat eine Arbeitsgruppe in Folge des Mitarbeiterzuwachses im Großraumbüro ein Heiz- und Lüftungskonzept erarbeitet, um den individuellen Bedürfnissen nachzukommen. Gleichzeitig wird damit ein für größere Büroräume typischer Konfliktherd reduziert.

Flexible und gesunde Arbeitszeiten: Die Geschäftsführung hat sich für eine klare und transparente Struktur in puncto Arbeitszeit entschieden: Die Arbeitszeit wird über ein Controlling-System erfasst, welches zwar viele größere Architektur- und Ingenieurbüros nutzen – in kleinen Büros jedoch eher unüblich ist. Überstunden, die projektbezogen nicht zu vermeiden sind, werden bei Bräunlin + Kolb nicht als selbstverständliche Begleiterscheinung des Architektenberufes gesehen, sondern sollen eng begrenzt werden. Zur besseren Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben gibt es die Möglichkeit in Teilzeit oder bei Bedarf von zu Hause aus zu arbeiten.

Konstruktiver Umgang mit Fehlern: Beim sogenannten "Fehler-Frühstück" kommen aktuelle Schwierigkeiten und Fehltritte aus dem Arbeitsalltag auf den Tisch. Die damit verbundenen Konsequenzen, vor allem aber, mögliche Lösungsansätze werden bei Kaffee und Brötchen gemeinsam vierteljährlich besprochen. Der offene Umgang erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler früh genug bekannt sind, um gegensteuern und diese bei einem nächsten Mal vermeiden zu können.

Punktuell eingesetztes Stimmungsbarometer: Zu unterschiedlichen Anlässen werden Stimmungsbilder eingefangen, um verschiedene Aspekte des sozialen Klimas im Büro sichtbar zu machen, wie zum Beispiel zur Vertrauenskultur, Transparenz der Abläufe oder zum Informationsfluss. Ergäben sich hier Negativ-Bewertungen, würden je nach abgefragtem Thema weiterführende Maßnahmen folgen. Das könnte bspw. eine vertiefende anonyme Befragung sein, um das „Problem“ besser zu erfassen. Das Flipchart mit dem Stimmungsbarometer steht im Kopierraum, da dies ein Knotenpunkt ist und hier die Beschäftigten trotzdem diskret und anonym ihre Punkte vergeben können.

Gemeinsame Erlebnisse fördern den Zusammenhalt: Erfolge, wie zum Beispiel eine erteilte Baugenehmigung, werden bei Bräunlin + Kolb mit einer kleinen Feier oder einer Einladung zum Essen belohnt. Aber auch Traditionen wie die Teilnahme am Berliner Firmenlauf, der gemeinsame „Frühjahrsputz“ im Büro oder ein sommerliches Grillen auf der Terrasse stärken die Unternehmenskultur. Besondere Momente werden mit kleinen Aufmerksamkeiten bedacht, so gibt es beispielsweise zum Geburtstag, aber auch bei längerer Erkrankung einen Blumenstrauß für die Kolleginnen und Kollegen.

Aus den genannten Aktivitäten ergeben sich vielfältige Informationen und Anregungen. Wie wird sichergestellt, dass diese im Arbeitsalltag nicht schnell versanden? Hier hilft der Unternehmensleitung ein „Arbeitsspeicher“. Darin wird festgelegt, wer für die Bearbeitung und Erledigung von Arbeitsaufträgen und Verbesserungsmaßnahmen verantwortlich ist, wer dabei mitwirken muss, und bis wann dies zu tun ist. In den Leitungssitzungen hat der Arbeitsspeicher seinen festen Platz – gesunde Arbeit ist Chefsache.

Ergebnisse

Was konnte erreicht werden?

  • Mitarbeiterzufriedenheit: Die vielfältigen Maßnahmen für gesunde Arbeit – vom ergonomischen Bürostuhl über klar strukturierte Abläufe bis hin zu der Möglichkeit regelmäßig Feedback zum Arbeitsplatz geben zu können - sorgen für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Dies dokumentiert auch das oben erwähnte Stimmungsbarometer.
  • Arbeitszeit: Die flexible Gestaltung der Arbeitszeit und transparente Vereinbarungen zu Überstunden führen zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit und geringen Fluktuation. Im Betrieb gibt es zahlreiche Beschäftigte mit kleinen Kindern, die wahlweise in Teilzeit- und Vollzeit tätig sind. Dieses familienfreundliche Arbeitszeitmodell ist in Unternehmen und somit auch in Architekturbüros dieser Größe in der Regel ungewöhnlich.
  • Kommunikation: je direkter, desto besser. Die Mitarbeitenden schätzen Frau Faust als eine verlässliche Ansprechpartnerin, die aufmerksam zuhört und zwischen Unternehmensleitung und Mitarbeitenden vermittelt. Gerade weil sich durch Wachstum die Führungsspanne verändert hat und der Kontakt nicht mehr so direkt erfolgen kann, sorgt Frau Faust dafür, dass Ideen, Wünsche und Probleme auch tatsächlich das Chefbüro erreichen.
  • Unternehmenskultur: Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Maßnahmen, wozu auch das „FehlerFrühstück“ gehört (mit dem das Büro im Jahr 2016 den „BestPractice@BPM“-Preis der Regionalgruppe Berlin/Brandenburg gewonnen hat), hat sich die Unternehmenskultur insgesamt verbessert.
  • Familienfreundliches Unternehmen: „Bräunlin + Kolb" ist eines der Mitgliedsunternehmen des Unternehmensnetzwerks „Erfolgsfaktor Familie“, der bundesweit größten Plattform für Arbeitgeber, die sich für das Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie engagieren.

Erfolgsfaktoren

Was können Andere davon lernen?

  • Vieles steht und fällt mit der Einstellung und Haltung der Unternehmensleitung. Diese muss hinter dem betrieblichem Arbeitsschutz stehen und diesen mit Leben füllen wollen.
  • Miteinander reden ist das A und O – über alle Unternehmensbereiche hinweg. Die Beteiligung der Beschäftigten trägt entscheidend zur Lösungsfindung bei. Der Prozess dauert dadurch vielleicht etwas länger, wird dafür aber mit der Akzeptanz durch die Beschäftigten belohnt.
  • Durchhaltevermögen ist gefragt. Der Prozess vom Erkennen psychischer Belastungen, über die Ableitung passender Maßnahmen bis hin zu sichtbaren Verbesserungen braucht seine Zeit.
  • Unterstützung in Anspruch nehmen. Die gesetzlichen Unfallversicherungsträger und weitere Akteure wie z.B. Krankenkassen und Integrationsämter bieten Beratungen, Fortbildungen und Informationen rund um das Thema der psychischen Belastungen am Arbeitsplatz an.
  • Ohne finanzielle Ressourcen geht es nicht. Fördergelder und Wettbewerbe im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements sind hier eine wertvolle Unterstützung und oft noch zu wenig bekannt - gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen.

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Zusatzinformationen

Logo

Logo der Bräunlin + Kolb Architekten Ingenieure GbR

Ansprechpartner/in

Praxisunternehmen

Isabelle Faust

Personalreferentin, Qualitäts- und Prozessmanagerin, Sicherheitsbeauftragte

Bräunlin + Kolb Architekten Ingenieure GbR
Wilmersdorfer Str. 108-111
10627 Berlin

Telefon: 030 - 417 309 30

Steckbrief

Themen

  • Gesundheit
  • Physische & psychische Gesundheit
  • Mittelstand

Branche

  • Erbringung von wirtschaftlichen Dienstleistungen

Bundesland

  • Berlin

Unternehmensgröße

  • 1 - 49 Mitarbeiter

Standort des Unternehmens

Abbildung des Unternehmensstandortes auf der interaktiven Karte