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Personalplanung in KMU – systematisch, vorausschauend und interaktiv mit dem „Starter-Set Strategische Personalplanung“

Das „Starter-Set Strategische Personalplanung“ unterstützt KMU Schritt für Schritt bei der Umsetzung einer zukunftsfähigen strategischen Personalplanung.

Die Grafik zeigt den Wirkmechanismus und die Elemente des Starter-Sets.

Ausgangslage

Was war die Herausforderung?

Demografischer Wandel und Digitalisierung erfordern von Unternehmen eine kontinuierliche Anpassung ihrer Belegschaft und deren Kompetenzen an sich verändernde Marktanforderungen. Eine strategische Personalplanung ermöglicht, den Personalbedarf vorausschauend und langfristig zu planen, um Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten. Insbesondere KMU fehlt jedoch häufig das Wissen darüber, wo Handlungsbedarf besteht und wie entsprechende Maßnahmen wirkungsvoll umgesetzt werden können.

Aktivitäten

Was wurde wie gemacht?

Hier setzt des „Starter-Set Strategische Personalplanung“ an, welches unter der Leitung des Instituts für Beschäftigung und Employability IBE in Kooperation mit weiteren Partnern im Rahmen des INQA-Förderprojekts „Strategische Personalplanung für KMU“ (Laufzeit 2014-2017), entwickelt wurde.

Das umfassende Starter-Set für eine vorausschauende Personalplanung wurde in Workshops gemeinsam mit KMU unterschiedlicher Branchen entwickelt und anschließend in über 15 Modell- und Starterbetrieben erprobt und finalisiert. Das einfach anzuwendende Instrument bietet KMU die Möglichkeit selbständig und ohne externe Beratung bestehende und zukünftige Handlungsbedarfe im Personalbereich zu erkennen sowie praktische Handlungshilfen zur Umsetzung der individuellen Ziele.

Im Starter-Set stehen folgende Instrumente zur Verfügung:

  • Der „Check: Strategische Personalplanung“ bietet zunächst eine Selbstbewertung sowie einen Einstieg in die Thematik, indem er das Grundverständnis personalpolitischer Vorgänge im Unternehmen auffrischt und analysiert. Handlungsbedarf und Verbesserungspotenzial werden auf einen Blick sichtbar gemacht.

  • Das "Handbuch für kleine und mittlere Unternehmen" erläutert die einzelnen Schritte der Umsetzung. Die ausführliche Anleitung soll KMU dazu befähigen ihre langfristige Personalplanung eigenständig und ohne externe Unterstützung durchzuführen.

  • Der Software-basierte "KMU-Planungsrechner" erfasst die aktuelle Beschäftigtenstruktur und verschafft anhand verschiedener Szenarien einen Überblick über den zukünftigen Personalbedarf. Hier werden benötigtes Wissen und Kompetenzen identifiziert, die mittel- bis langfristig die Sicherstellung der Produktuktion gewährleisten.

  • Die "Präsentation zur Einführung und Dokumentation der strategischen Personalplanung im Betrieb" ist eine Arbeitshilfe, die die Einführung einer strategischen Personalplanung im Betrieb Schritt-für-Schritt unterstützt. Außerdem hilft sie Maßnahmen nachhaltig umzusetzen.

  • Der „Ratgeber für Betriebsräte“ informiert Betriebs- und Personalräte über Mitbestimmungs- und Mitwirkungsrechte in den unterschiedlichen Phasen der Personalplanung. Die frühzeitige Einbindung des Betriebsrates bei der Umsetzung strategischer Personalplanung empfiehlt sich, da sie über umfassende Kenntnisse der Personalstruktur verfügen und zudem meist über Wünsche und „Sorgen“ der Beschäftigten informiert sind.

  • Das "Trainingskonzept zur Schulung von Betriebsräten" schlägt ein Qualifizierungskonzept für Betriebs- und Personalräte vor, mit dem Ziel sie mit dem Thema strategische Personalplanung vertraut zu machen und den praktischen Bezug zur Betriebsratsarbeit herzustellen. Betriebsräte sollen so befähigt werden eigenständig und im Austausch mit der Arbeitgeberseite Personalplanungsfragen zu beraten.

Das Starter-Set lässt sich ohne großes Vorwissen und mit geringem Zeitaufwand bearbeiten und steht Interessierten kostenfrei zum Download zur Verfügung.

Ergebnisse

Was kann erreicht werden?

  • Systematische und strukturierte Analyse der individuellen Personalsituation
  • Identifikation von Handlungsbedarf im Bereich strategischer Personalplanung
  • Vorbeugung personeller Engpässe durch Erstellen einer langfristigen Prognose über zukünftige Personalbedarfe
  • Eigenständige Umsetzung einer langfristigen, strategischen Personalplanung
  • Erhöhung der Arbeitszufriedenheit durch Einsatz der Beschäftigten entsprechend ihrer Kompetenzen und ihres Wissens

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Zusatzinformationen

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Ansprechpartner/in

Gaby Wilms

Institut für Beschäftigung und Employability der Hochschule Ludwigshafen am Rhein
Ernst-Boehe-Straße 4
67059 Ludwigshafen am Rhein

Telefon: 0621 - 5203 303

Cornelia Rieke

wmp consult - Wilke Maak GmbH
Schaarsteinwegsbrücke 2
20459 Hamburg

Telefon: 040 - 368 097 41

Isabell Schuller

Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V.
Hedderichstr. 36
60594 Frankfurt am Main

Telefon: 069 - 713 785 301

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