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„DemografieLOTSEN-SYSTEM“ – Brücken bauen: Ein Baustein der Demografiestrategie der Hessischen Steuerverwaltung

Unter dem Stichwort „Demografievorsorge“ haben sich die hessischen Finanzämter, die übergeordnete Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main und – als zuständige oberste Dienstbehörde – das Hessische Ministerium der Finanzen im Zusammenwirken mit den Personalvertretungen zum Ziel gesetzt, die Hessische Steuerverwaltung „demografiefest“ zu machen und ihr Personalmanagement dementsprechend auszurichten. Dabei sollen sowohl übergreifende als auch örtliche bzw. regionale Interessen berücksichtigt werden.

Ausgangslage

Was war die Herausforderung?

In den hessischen Finanzämtern sind zum Stichtag 01.09.2018 insgesamt: 1.377 Anwärter/innen mit einem Durchschnittsalter von 22,1 Jahren, 8.034 Beamte/innen mit einem Durchschnittsalter von 44,5 Jahren, sowie 1.502 Tarifbeschäftigte mit einem Durchschnittsalter von 52,7 Jahren tätig.
Die derzeitige Herausforderung besteht nunmehr darin, dass aufgrund der demografischen Entwicklung in den nächsten Jahren viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hessischen Steuerverwaltung altersbedingt ausscheiden, Personalstellen frei und neu zu besetzen sein werden. Mit dem Ausscheiden der erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter droht zudem der Verlust von jahrelang erworbenem Wissen.

Vor diesem Hintergrund soll in Zukunft ein stärkeres Augenmerk darauf gelegt werden, die erwähnten freiwerdenden Personalstellen in den Finanzämtern, rechtzeitig zu ermitteln, den umfangreichen Wissensschatz erfahrener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor deren Ausscheiden zu bewahren und sowohl die Nachfolgeplanung als auch -qualifizierung frühestmöglich einzuleiten.

Die hessische Steuerverwaltung schlägt mit dieser konzentrierten Fokussierung auf die vorstehenden Ziele einen neuen Weg ein. Konkrete Ergebnisse und Erkenntnisse sind mittelfristig zu erwarten. Bei Bedarf ist basierend auf einer notwendigen Evaluation eine Nachsteuerung möglich.

Aktivitäten

Was wurde wie gemacht?

Zu Beginn der Arbeiten stand der Aufbau einer Projektstruktur. Neben einem Lenkungsausschuss, der die richtungsweisenden Entscheidungen des Projektes traf und trifft, wurde eine Arbeitsgruppe gebildet. Die Arbeitsgruppe zeichnete sich dafür verantwortlich notwendige Schritte zu planen und vorzubereiten. Insbesondere in der Arbeitsgruppe war die Einbindung der theoretischen wie auch praktischen Ebene das Ziel, weshalb neben Personalverantwortlichen der Oberfinanzdirektion und des Ministeriums auch Vertreterinnen und Vertreter der Finanzämter wie auch Mitglieder der überörtlichen Personalvertretungen aufgenommen wurden. Zur Erreichung des oben beschriebenen gesetzten Ziels wurde im Rahmen der Demografiestrategie im Jahr 2016 als erster Schritt zentral eine umfassende Altersstrukturanalyse auf Basis ressortspezifischer SAP-Berichte durchgeführt. Deren Ergebnisse zeigten, dass sich die einzelnen Dienststellen zwar teilweise erheblich in ihrer demografischen Ausgangslage unterscheiden, aber kein Finanzamt in den nächsten Jahren von demografiebedingten Personalveränderungen größeren Umfangs verschont bleibt.

Die zukünftig rechtzeitige Ermittlung der wegen altersbedingten Ausscheidens freiwerdenden Stellen, die Sicherung des „kritischen Wissens“ der erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die qualifizierte Einarbeitung der nachfolgenden Personen sind nur in einem strukturierten und konsequent praktizierten Verfahren möglich. Hierbei ist ein großes Augenmerk auf die Koordination der Aktivitäten über die verschiedenen Ebenen hinweg unter Zuhilfenahme standardisierter Instrumente zu legen. Auf diesen Überlegungen aufbauend erfolgte die Entwicklung des „DemografieLOTSEN-SYSTEMS“.

Nach dem Konzept des „DemografieLOTSEN-SYSTEMS“ finden sich zentrale Akteure sowohl auf der Finanzamtsebene als auch in der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main (OFD). Dadurch wird die gesamte Hessische Steuerverwaltung einbezogen. Es werden künftig neben den Dienststellen- und Sachgebietsleitungen zentrale DemografieLOTSEN bei der OFD und örtliche DemografieBEAUFTRAGTE bei jedem Finanzamt eingesetzt. Die einzelnen Akteure haben bei der Analyse der Ausgangslage jedes einzelnen Finanzamtes und auch bei der Interventions- und Maßnahmenplanung unterschiedliche Aufgaben mit jeweils eigenen Schwerpunkten. Eine enge Zusammenarbeit der Führungsebenen in den Finanzämtern mit der Oberfinanzdirektion und mit dem Ministerium ist dabei unabdingbar.
Die Vorsteherinnen und Vorsteher der Finanzämter steuern den jeweiligen Prozess im Finanzamt. Die DemografieLOTSEN begleiten die Schritte und Maßnahmen der einzelnen Finanzämter und koordinieren und steuern innerhalb der gebildeten Finanzamtsgruppen. Je Finanzamtsgruppe ist ein DemografieLOTSE vorgesehen und zuständig. Sie sind dem Personalreferat der OFD zugeordnet.
In jeder Dienststelle wird eine Person als DemografieBEAUFTRAGTE/R eingesetzt, welche in der Geschäftsstelle tätig ist. Die DemografieBEAUFTRAGTEN unterstützten die Dienststellenleitungen, indem sie u.a. die Ausgangslage analysieren, relevante Informationen verknüpfen, Maßnahmen vorbereiten und deren Umsetzung begleiten.

Kern des DemografieLOTSEN-SYSTEMs ist deshalb ein zielgerichteter Austausch zwischen den Beteiligten auf Basis vorhandener Informationsquellen und -möglichkeiten. Dabei sind wesentliche Aufgaben der Akteure in enger Abstimmung mit der jeweiligen Dienststellenleitung zu erledigen. Darüber hinaus sollen die Maßnahmen aus dem DemografieLOTSENSYSTEM bereits bestehende Aktivitäten in den Handlungsfeldern des demografievorsorgenden Personalmanagements (Bereiche „Führung“, „Nachwuchs“, „Lernen“, „Gesundheit“, „Arbeitsplatz“) ergänzen. Im Rahmen des Gesamtkonzepts ergeben sich folgende Aufgabenstellungen:

  • Regelmäßige Analyse der Altersstruktur der Steuerverwaltung insge-samt sowie der einzelnen Dienststellen
  • Analyse der regionalen Bedingungen und dienststellenspezifischer Besonderheiten
  • Identifizierung, Festlegung und Priorisierung der Handlungsfelder
  • Erarbeitung und Umsetzung von Maßnahmen sowie deren regionale und übergreifende Koordination
  • Einrichtung und Sicherstellung des kontinuierlichen Informationsaustausches
  • Entwicklung und Umsetzung eines Berichtswesens

Insgesamt sind drei DemografieLOTSEN vorgesehen, welche derzeit besetzt werden. Die erste Person wurde bereits Ende 2009 im Rahmen der Demografie-Lotsten-Ausbildung durch INQA qualifiziert und zertifiziert. Bei der Ergänzung des Lotsen-Teams wird darauf geachtet, dass die auszuwählenden Personen über mehrjährige interne Verwaltungserfahrung oder eine wissenschaftliche Ausbildung in dem Bereich der Arbeitspsychologie oder Organisationssoziologie verfügen. Darüber hinaus wird in zunächst zwei Finanzämtern jeweils ein Competence Center Demografie (CCD) als Ergänzung zum DemografieLOTSEN-SYSTEM eingerichtet. Mit der Einrichtung des CCD werden Lern- und Experimentierräume für die praktische Umsetzung dienststellenbezogener demografievorsorgender Maßnahmen und Projekte geschaffen. Da diese in Finanzämtern mit einer unterschiedlichen demografischen Ausgangslage angesiedelt werden, ist die Schaffung möglichst vielfältiger Erfahrungshorizonte ermöglicht. Anfänglich erfolgt die personelle Ausstattung jeweils mit einem Sachbearbeiter-Dienstposten und die Anbindung erfolgt direkt an die jeweilige Dienststellenleitung.

Die Handlungsfelder erstrecken sich über die Bereiche Arbeitsplatz, Ge-sundheit, Lernen und Führung. Nach erfolgreicher Erprobung können nachfolgend die Maßnahmen auf die gesamte Steuerverwaltung übertragen werden.

Ergebnisse

Was konnte erreicht werden?

Die Einrichtung des DemografieLOTSEN-SYSTEMs ist ein zentraler Schritt weg von einer eher kurzfristigen Betrachtung entstehender Personalbedarfe und hin zu einer längerfristig gedachten, strategisch ausgerichteten demografievorsorgenden Personalpolitik.

Das DemografieLOTSEN-SYSTEM bietet hierbei die Chance, die langfristig absehbaren Auswirkungen des demografischen Wandels bei der Verteilung von Einstellungsmöglichkeiten auf die einzelnen Finanzämter zu berücksichtigen und rechtzeitig die Weichen für eine demografiegerechte Personalsteuerung zu stellen. Infolge der umfassenden Erhebung der demografischen Ausgangslage und der Einrichtung der DemografieBEAUFTRAGTEN in den Finanzämtern wurden alle Beteiligten für das Thema Demografie grundlegend sensibilisiert. Die entwickelten Instrumente helfen, die Ausgangslage in der jeweiligen Dienststelle eigenständig zu erfassen und Handlungsschwerpunkte zu setzen. Zudem wird durch die Vernetzung mit dem behördlichen Gesundheitsmanagement und weiteren Bereichen die Personalbetreuung insgesamt verbessert.

Die ergänzende Tätigkeit der Competence Center Demografie (CCD) stellt darüber hinaus den nötigen Praxisbezug von Projekten in den einzelnen Handlungsfeldern sicher. Auf diese Weise wird ein maßgeblicher Beitrag für eine demografiefeste Steuerverwaltung im Ganzen geleistet.

Erfolgsfaktoren

Was können andere davon lernen?

Das DemografieLOTSEN-System ist als Projekt langfristig ausgerichtet. Mit diesem wird der Fokus gleichermaßen auf die Altersstruktur wie auch auf den Wissenserhalt gelegt. Ebenfalls wird eine Koordination über alle Verwaltungsebenen und Zuständigkeitsbereiche gewährleistet. Die klar festgelegten Verantwortlichkeiten und Aufgaben sowie die zur Verfügung stehenden Instrumente sichern eine einheitliche Anwendung und tragen somit zum Erfolg des Projektes bei. Man erkennt, dass zahlreiche Handlungsfelder der Personalarbeit eine demografische Komponente enthalten, diese können über eine Vernetzung zur Stärkung der behördlichen Personalarbeit und der Erhöhung der Wirksamkeit beitragen.

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Zusatzinformationen

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Ansprechpartner/in

Lorenz Hoch

DemografieLOTSE

Hessische Steuerverwaltung / OFD Frankfurt
Zum Gottschalkhof 3
60594 Frankfurt am Main

Telefon: 069 58303 1109

Steckbrief

Themen

  • Demografie
  • Personalentwicklung
  • Führung
  • Wissen & Kompetenz
  • Lebenslanges Lernen
  • Wissenstransfer

Branche

  • Öffentliche Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherung

Bundesland

  • Hessen

Unternehmensgröße

  • mehr als 250 Mitarbeiter