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Vorreiter nicht nur für Hamburg: Die Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz

In der Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz der Freien und Hansestadt Hamburg (BGV) arbeiten ca. 1.000 Beschäftigte ganz unterschiedlicher Berufsgruppen. Neben Verwaltungsexpertinnen und -experten sind hier Fachleute aus Chemie, Meteorologie, Ingenieurwissenschaften, Psychologie und weiteren Fachrichtungen vertreten. Ihre Aufgaben reichen von veterinärrechtlichen Einfuhrkontrollen im Hamburger Hafen über Labortätigkeiten im Rahmen der Lebensmittelsicherheit bis hin zur Hilfe für Suchtkranke. Die Bandbreite der feststellbaren Belastungen an den Arbeitsplätzen ist entsprechend groß. Das Beispiel der BGV zeigt, welche Schritte in einer Organisation notwendig sind, um die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen nachhaltig in das Arbeitsschutzmanagementsystem zu integrieren. In Hamburg ist die BGV damit Vorreiter und Vorbild für andere Behörden und Ämter geworden.

Foto von Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz in Hamburg
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Die Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz in Hamburg – Vorbild beim Umgang mit psychischen Belastungen am Arbeitsplatz.

Hinweis

Dieses Praxisbeispiel wurde im Rahmen des Arbeitsprogramms „Schutz und Stärkung der Gesundheit bei arbeitsbedingten psychischen Belastungen“ der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie erstellt. Mehr zum Arbeitsprogramm unter www.gda-psyche.de.

Ausgangslage

Was war die Herausforderung?

In der BGV waren die Voraussetzungen für die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen günstig: Mit dem Amt für Arbeitsschutz und dem Amt für Gesundheit gehören zwei Ämter zum Geschäftsbereich, die nicht nur fachlich „im Stoff“ stehen, sondern bereits in den 1990er Jahren an der Erarbeitung des Arbeitsschutzgesetzes beteiligt waren. Deshalb waren die Beschäftigten sehr aufgeschlossen für das Thema und verfügten über fundiertes Fachwissen. Hinzu kam, dass die Leitung des Hauses und auch die zuständige Senatorin der Hansestadt Hamburg sowie ihre Staatsrätin Aktivitäten zur Mitarbeitergesundheit im Allgemeinen und zur Vermeidung psychischer Belastungen im Besonderen sehr unterstützen – auch weil eine Behörde, die unter anderem für den Arbeitsschutz zuständig ist, mit gutem Beispiel vorangehen sollte. Durch viele Organisationsveränderungen der vergangenen Jahre in Verbindung mit einer knappen Personaldecke, waren die Beschäftigten der BGV, wie in vielen anderen Behörden auch, besonders belastet. Es gab also nicht nur günstige Voraussetzungen, sondern auch gute Gründe für eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen.

Aktivitäten

Was wurde wie gemacht?

Belastungen reduzieren, Gesundheit verbessern“ – so formuliert der Slogan das Ziel des Projekts „proBGV“. In kleinen Arbeitsgruppen wurde schon 2010 über das Vorgehen nachgedacht, und ein Beratungsunternehmen beauftragt. Die interne Projektverantwortung und -koordination wurde Verena Blix, Personalrätin der BGV, übertragen. Sie übernahm die Aufgabe aus Überzeugung: „Alle Themen, die dem Personalrat wichtig sind, werden in der Gefährdungsbeurteilung behandelt.“ Als Grundlage für eine aktive Bearbeitung des Themas wurde zugleich eine Projekteinsetzungsverfügung erlassen. Eine Lenkungsgruppe aus einer Vertreterin des Personalrats, dem Gleichstellungsbeauftragten und den vier Amtsleitern wurde die Bearbeitung übertragen. Den Vorsitz hat die Staatsrätin.

Am Anfang stand eine Mitarbeiterbefragung

Zunächst entschied die Lenkungsgruppe, welches Instrument für die Gefährdungsanalyse verwendet werden soll. Ausgangspunkt war die Leitlinie zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie. Die Wahl fiel auf den Index „Gute Arbeit“ des DGB. Dieser wurde bis dahin noch wenig für die Gefährdungsbeurteilung genutzt. „Dabei eignet er sich für diesen Zweck ausgesprochen gut“, so Verena Blix rückblickend. Sowohl Informationen an den Gesundheitstagen und in separaten Veranstaltungen sowie ein persönliches Schreiben der Senatorin und Staatsrätin sowie dem Personalrat an die Mitarbeitenden unterstrichen den Stellenwert des Vorhabens.
Im nächsten Schritt wurden die Beschäftigten mit Hilfe eines Online-Befragungstools des DGB-Index Gute Arbeit befragt: 72 Prozent beteiligten sich an der Umfrage – eine Menge Arbeit für die Datenanalysten und eine solide Grundlage für die folgenden Schritte. Die Ergebnisse wurden zunächst in der Lenkungsgruppe und anschließend in zwei Mitarbeiterversammlungen vorgestellt. Außerdem wurde das weitere Vorgehen erläutert, denn der nächste Schritt, d.h. die Maßnahmenableitung sei viel entscheidender als die Wahl des richtigen Instruments, so die Personalrätin.

Vertiefung in Workshops und Maßnahmenentwicklung

Es folgten 17 Workshops mit insgesamt 150 Beschäftigten, bei denen die Ergebnisse vertiefend diskutiert wurden. Dabei standen drei Fragen im Vordergrund: Welche Belastungen wurden in der Befragung genannt? Welche Belastungen werden von den Anwesenden für ihre Organisationseinheit als besonders gravierend empfunden? Wie können die Belastungen verringert werden?
Die Antworten und Ideen zu diesen Fragen wurden dokumentiert und anschließend in den einzelnen Organisationseinheiten besprochen, sodass auch diejenigen informiert waren, die nicht teilgenommen hatten. Hier ein kleiner Einblick in ausgewählte Maßnahmen, die die BGV im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen umgesetzt hat.

  • Ein wichtiges Thema waren Störungen bzw. ständige Unterbrechungen während der Arbeit durch Anrufe und E-Mails. Eine Abteilung führte deshalb „Störungsuhren“ ähnlich wie im Hotel ein, auf denen Ruhezeiten angezeigt werden. Alternativ werden störungsfreie Zeiten im für alle zugänglichen Kalender vermerkt.
  • Zum besseren Umgang mit dem Thema ständige Erreichbarkeit wurden für die Reaktionszeiten auf E-Mails Regeln eingeführt, die auch für Amts- und Behördenleitungen gelten. Mails müssen nun vor und nach der Kernarbeitszeit nicht bearbeitet werden. Termine außerhalb der üblichen Arbeitszeiten müssen nicht ohne Rücksprache akzeptiert werden. Ausnahmen sind sowohl für Mailverkehr als auch für Termine möglich, müssen aber angekündigt werden.
  • Vielen Beschäftigten erschien die Zahl der Besprechungen zu hoch, das Vorgehen zu wenig effektiv. Die Anzahl der Regelbesprechungen wurde daraufhin überprüft und reduziert. Außerdem wurden zeitliche Obergrenzen für Besprechungen eingeführt.
  • Neu eingeführt wurde ein jährlich stattfindender Mitarbeitertag, der auch dem Austausch und Kennenlernen dient und von 200 bis 250 Mitarbeitenden besucht wird.

Die Maßnahmenumsetzung wird in einer umfangreichen Tabelle verfolgt und in vierteljährlichen Besprechungen der Lenkungsgruppe beraten – so kann nichts verloren gehen.

Ergebnisse

Was konnte erreicht werden?

  • Ein großer Fortschritt für die Beschäftigten – und zugleich ein Signal, dass auch der Arbeitgeber ihre gesundheitlichen Belange ernst nimmt: Gesundheitstage, Gleichstellungsarbeit, Workshops und Informationsangebote, gemeinsam verbrachte Zeit, die der Pflege der Kollegialität oder dem Abbau von Belastungen dienen, werden als Arbeitszeit akzeptiert und somit vergütet. Für Personalrätin Verena Blix steht fest: „Das ist unser Erfolg, dass wir darüber nicht mehr diskutieren müssen.“
  • Jede der im Abschlussbericht festgehaltenen Belastungen wurde auch bearbeitet. Es wurde nichts ausgelassen und Probleme wirklich angegangen. Das heißt nicht, dass nun kein Handlungsbedarf besteht, oftmals ist aber ein Anfang getan und die BVG sieht das Ganze als fortlaufenden (Verbesserungs-)Prozess, der die Behörde noch einige Zeit begleiten wird.
  • Zwischen Behördenleitung und dem Personalrat wurde eine Dienstvereinbarung geschlossen, in der Ressourcen und Inhalte für eine dauerhafte Gefährdungsbeurteilung festgelegt sind. Es wurden zudem übergreifende Vereinbarungen zwischen Gewerkschaft und Senat geschlossen, um Regelungen auch auf andere Behörden und Ämter der Freien und Hansestadt übertragen zu können.
  • Die Überlastungsanzeige wurde als Instrument in das Arbeitsschutzmanagementsystem integriert. Personalrat und Dienststelle müssen darauf reagieren und erhalten durch die Überlastungsanzeigen zugleich einen Überblick zu Belastungsschwerpunkten.
  • Die Abstimmung der einzelnen Abteilungen hat sich über Hierarchien hinweg verbessert. Ein direkter Kontakt kürzt zeitraubende Dienstwege ab und macht die Zusammenarbeit effizienter.
  • Die Beratungen über die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen und die Ergebnisse wurden verstetigt. Das Steuerungsgremium lässt sich 3 bis 4 mal pro Jahr berichten, wie welche Maßnahmen aus den Befragungsergebnissen folgen und wie sie in die Praxis umgesetzt werden, z.B. durch Maßnahmen in der Personalentwicklung. Die gefundenen Belastungsbereiche des Gute-Arbeit-Index sollen künftig noch stärker mit der Arbeit der Personalentwicklung verknüpft werden.

Zukünftig, in der Verantwortung der Personalentwicklerin Frau Braatz, wird die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen auch weiterhin über alle Hierarchien hinweg ein wichtiges Thema in der BGV Hamburg sein. Jour fixe, Mitarbeitergespräche und ähnliche Gelegenheiten sollen für Folgeaktivitäten genutzt werden. Es gibt auch die Idee, in jedem Amt bzw. jeder Abteilung jährlich ein Schwerpunktthema vertieft zu bearbeiten. Aktuell befassen sich die Verantwortlichen in der BGV mit der Evaluation der eingeleiteten Maßnahmen. Es wird beraten, welche Indikatoren den Erfolg einer Maßnahme messbar machen. Alle Aktivitäten werden so im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung auf den Prüfstand gestellt.

Erfolgsfaktoren

Was können andere davon lernen?

  • Die Beteiligung von Expertinnen und Experten aus dem eigenen Haus hat die Akzeptanz des Projekts insgesamt erhöht und war eine interne Qualitätssicherung.
  • Die Unterstützung des Vorhabens durch die Senatorin und die Staatsrätin war ein wichtiger Erfolgsfaktor. Dabei wurden auch mal Arbeitsaufträge direkt an die Führungskräfte erteilt, um so das Projekt nachhaltig zum Erfolg zu führen.
  • Maßnahmenlisten übersichtlich und praktikabel gestalten.
  • Unterstützung für die Umsetzung der Maßnahmen anbieten.
  • Die Informationen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch über einen längeren Prozessverlauf aktiv zu gestalten, d.h. fortlaufend auf den Stand halten.

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Zusatzinformationen

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Ansprechpartner/in

Kristin Braatz

Gesundheitsförderung

Behörde für Gesundheit und Verbraucherschutz
Billstraße 80
20539 Hamburg

Telefon: 040/ 42837-2397

Beratungsunternehmen

Dr. Rolf Schmucker

Berater

Institut DGB-Index Gute Arbeit
Henriette-Herz-Platz 2
10178 Berlin

Telefon: (030/24060-602

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Themen

  • Gesundheit
  • Demografie
  • Pflege
  • Physische & psychische Gesundheit

Branche

  • Gesundheits-, Veterinär- und Sozialwesen

Bundesland

  • Hamburg

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