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Gut vorbereitete, passgenaue Einsätze sind die beste Schutzmaßnahme: der Personaldienstleister I. K. Hofmann GmbH

Zeitarbeit ist ein fester Bestandteil der modernen Arbeitswelt. Personaldienstleister wie die I. K. Hofmann GmbH helfen Unternehmen, flexibel auf schwankende Auftragslagen reagieren zu können. In Zeiten des Fachkräftemangels wird auch ihr Know-how bei der Personalsuche und -qualifizierung geschätzt.
Mit einem hohen Engagement für die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bringt man die Branche dagegen weniger in Verbindung. Das Beispiel der I. K. Hofmann GmbH bricht mit diesem Klischee. Seit der Unternehmensgründung 1985 wird hier Wert auf den Arbeits- und Gesundheitsschutz der Beschäftigten – auch in den Kundenunternehmen – gelegt. In den letzten Jahren setzt sich das Unternehmen verstärkt in der Öffentlichkeit für gute Arbeitsbedingungen in der Zeitarbeitsbranche ein. Dabei ist der Blick zunehmend auch auf mögliche psychische Belastungen gerichtet.

Vier Mitarbeiter der Fa. I.K. Hofmann sitzen gemeinsam an einem Tisch und besprechen Lösungen für gesundheitsgefährdende Bereiche.
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Bringt die Gefährdungsbeurteilung Problembereiche zu Tage, werden mögliche Gegenmaßnahmen und nächste Schritte beraten.

Hinweis

Dieses Praxisbeispiel wurde im Rahmen des Arbeitsprogramms „Schutz und Stärkung der Gesundheit bei arbeitsbedingten psychischen Belastungen“ der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie erstellt. Mehr zum Arbeitsprogramm unter www.gda-psyche.de.

Ausgangslage

Was war die Herausforderung?

Die I. K. Hofmann GmbH ist mit 17.400 Beschäftigten im Kundeneinsatz einer der größten Personaldienstleister in Deutschland. Zeitarbeitende der I. K. Hofmann GmbH sind über alle Branchen verteilt zu finden, ob Automotive, Energiewirtschaft, Medizin oder beispielsweise im Handwerk. In der Nürnberger Unternehmenszentrale und in den mehr als 90 Niederlassungen sind ca. 570 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Disponenten oder in der Verwaltung tätig.
Arbeitsbedingte psychische Belastungen, wie eine hohe Arbeitsintensität oder die wachsenden Anforderungen an den Einzelnen sind – wie in anderen Branchen auch – bei Zeitarbeitnehmern und in der Stammbelegschaft zu finden. Für die Beschäftigten im Kundeneinsatz können zeitarbeitstypische Belastungen hinzukommen, wie beispielsweise die häufigere Anpassung an eine neue Arbeitsumgebung oder Arbeitsaufgabe.
I. K. Hofmann hat großes Interesse an zufriedenen Beschäftigten, denn sie sind der Garant für zufriedene Kunden. Ausgangspunkt hierfür sind sichere und gesundheitsförderliche Arbeitsbedingungen. Arbeitsschutz hat deshalb bei I. K. Hofmann eine lange und starke Tradition. Die Unternehmensgründerin Ingrid Hofmann bekennt sich ausdrücklich dazu: „Unsere Disponenten sind gemeinsam mit den Kunden für die Gesundheit der Mitarbeiter im Kundeneinsatz verantwortlich.“ Damit setzt das Unternehmen auch ein positives Zeichen. Die Herausforderung bestand und besteht darin, hohe Standards für die internen Beschäftigten wie für die Beschäftigten im Kundenunternehmen zu realisieren. Dies schließt ausdrücklich die psychischen Belastungen an den Arbeitsplätzen ein.

Aktivitäten

Was wurde wie gemacht?

2015 entschied sich die I. K Hofmann GmbH, durch eine verstärkte Öffentlichkeitsarbeit dem Thema Sicherheit und Gesundheit in der Zeitarbeit zu mehr Aufmerksamkeit zu verhelfen und das Problembewusstsein in der Öffentlichkeit zu erhöhen. Zahlreiche Veröffentlichungen, eine verstärkte Medienpräsenz der Alleingesellschafterin Ingrid Hofmann und ein Filmbeitrag sorgten für die notwendige Aufmerksamkeit.
Seit Firmengründung ist der Arbeits- und Gesundheitsschutz ein wichtiges Thema. Eine handlungsfähige Abteilung Arbeitssicherheit kümmert sich gemeinsam mit den Führungskräften um die Sicherheit und Gesundheit aller Beschäftigten.
Zentraler Ansatzpunkt der I. K. Hofmann GmbH ist dabei traditionell die Gefährdungsbeurteilung. Sie wird sowohl an den Arbeitsplätzen in Kundenunternehmen als auch in der eigenen Verwaltung und in den mehr als 90 Niederlassungen durchgeführt. Aufwand und Niveau änderten sich im Laufe der Jahre: Passte der Fragenkatalog nach dem Inkrafttreten des Arbeitsschutzgesetzes zunächst auf eine Karteikarte, wurde später ein umfangreiches Formular daraus. Bereits diese Liste, intern „Tapete“ genannt, enthielt psychische Belastungen als ein Thema.
Heute wird die Gefährdungsbeurteilung softwareunterstützt durchgeführt. Bei jedem neuen Kundeneinsatz findet eine Begehung vor Ort statt, während der die Checkliste ausgefüllt wird. Ein Ampelsystem visualisiert das Gefährdungspotenzial der Tätigkeiten und macht deutlich, ob Maßnahmen zu ergreifen sind. Die Farbe Rot signalisiert: Hier besteht deutlicher Handlungsbedarf und die Notwendigkeit, den Rat der Fachabteilung Arbeitssicherheit einzuholen. Grün hingegen zeigt an, dass die mit der jeweiligen Tätigkeit verbundenen Gefährdungen als unbedenklich bewertet werden. Auch in der Verwaltung von I. K. Hofmann wird das Tool eingesetzt, um evtl. arbeitsbedingte Gefährdungen im jährlichen Turnus zu prüfen.
Werden Problembereiche festgestellt, greift ein festgelegtes Verfahren: Der Arbeitsschutzausschuss berät über mögliche Maßnahmen und nächste Schritte. Wenn die Lösungsvorschläge übliche Kosten massiv überschreiten, werden sie im Executive Committee (höchstes Führungsgremium) für eine erforderliche Freigabe diskutiert.
Ein zweiter Ansatzpunkt für betriebliche Maßnahmen zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit ist ein digitales Vorschlagswesen, das über das betriebseigene Intranet für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit erreichbar ist. Hier kann jeder Mitarbeitende Ideen für die Verbesserung von Prozessen und Arbeitsbedingungen einreichen. Die zuständigen Prozessverantwortlichen bewerten Vorschläge zeitnah. Für größtmögliche Objektivität gilt das Vier-Augen-Prinzip: Eine zweite Führungskraft erhält den Vorschlag zur Beurteilung. Viele Verbesserungsvorschläge betreffen die verwendete Software und Arbeitsabläufe. So wurde zum Beispiel die Software optimiert, um Doppeleingaben zu vermeiden oder es wurden zentrale Lieferanten für die Beschaffung persönlicher Schutzausrüstung festgelegt, um einen einheitlichen Standard im Tragekomfort zu gewährleisten.

Ergebnisse

Was konnte erreicht werden?

Aus den umfangreichen Aktivitäten der Hofmann GmbH im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz, insbesondere aus der Gefährdungsbeurteilung und dem Vorschlagswesen, gingen bisher eine Reihe Maßnahmen und Ergebnisse hervor.

  • Gefährdungsbeurteilung ist Arbeitsalltag: Dabei gilt es, auch die Kunden auf diesem Weg mitzunehmen. Bei jedem Kundeneinsatz wird zunächst eine Begehung für die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung durchgeführt. Die Gefährdungsbeurteilung für Beschäftigte im Verwaltungsbereich wird analog durchgeführt. Die Ergebnisse werden in den Gremien betrachtet und erforderliche Maßnahmen abgeleitet, z. B. Fortschritte in der Weiterentwicklung der Unternehmenssoftware.
  • Sicherheit und Gesundheit schwarz auf weiß: Das Wissen über Sicherheit und Gesundheit ist über das im Unternehmen vorhandene Intranet jederzeit einsehbar. Über Verfahrens- und Durchführungsanweisungen erhalten die Verantwortlichen konkrete Handlungsanweisungen. Die Organisation des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist anhand des Handbuchs „Ganzheitliches Betriebliches Gesundheitsmanagement“ für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit nachvollziehbar. Dort erfahren die Beschäftigten beispielsweise, wie der Steuerkreis Gesundheit zusammengesetzt ist, wie das Betriebliche Eingliederungsmanagement organisiert ist, welche Angebote es zur Gesundheitsförderung gibt, etc..
  • Aus Arbeitsunfällen lernen: Jeder Arbeitsunfall, egal ob im Kundeneinsatz oder im Verwaltungsbereich, wird in Zusammenarbeit mit der Abteilung Arbeitssicherheit analysiert. Handlungsbedarf wird ausgelotet, um künftigen Risiken vorzubeugen.
  • Gelebte Unternehmenswerte: Eine „Wertekarte“ informiert neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Unternehmenskultur bei I. K. Hofmann. Eine der Kernbotschaften lautet, dass Zeitarbeit keine Beschäftigung zweiter Wahl ist. Wie in jedem anderen Unternehmen gibt es Pflichten, beispielsweise sich bei der Arbeit zu engagieren, Verantwortung zu übernehmen, aber auch Rechte, wie zum Beispiel die Unterstützungsangebote des Unternehmens zu nutzen. Die Wertekarte wurde im Rahmen eines Firmenjahresseminars mit allen Verwaltungsmitarbeitern entwickelt
  • Einladung an alle: Einmal im Jahr treffen sich alle 570 Beschäftigten der Niederlassungen und der Verwaltung. Die Veranstaltung dient dem gegenseitigen Kennenlernen, dreht sich aber auch immer um Schwerpunktthemen. So wurde beispielsweise in einem Jahr „REFA als Analysetool“ vorgestellt. I. K. Hofmann nutzt es als Tool, um benötigte Zeiten für Tätigkeiten transparent und damit besser planbar zu machen, aber auch , um gegebenenfalls Unterstützung anbieten und letztlich Arbeitsabläufe verbessern zu können.
  • Information ist Chefsache: Seit der Einführung eines Firmenblogs im Intranet, der hauptsächlich von der Alleingesellschafterin Ingrid Hofmann gestaltet wird, fühlen sich die internen Beschäftigten über die Entwicklung des eigenen Unternehmens besser informiert. Gern gelesen werden die Urlaubsbeiträge von Frau Hofmann, aber auch Informationen zum Unternehmen. So wird z.B. über Ereignisse in den ausländischen Tochterunternehmen berichtet, über Gesetzesänderungen die Branche betreffend und die jeweilige Einschätzung der Unternehmerin oder eine Bewertung des Firmenseminars aus Sicht der Geschäftsführerin vorgenommen.
  • Wertschätzung und Konfliktlösung hausgemacht: Jede und jeder Beschäftigte kann einmal pro Monat eine Bewertekarte (grün, gelb, rot) in eine verschlossene Box geben, zu der nur die Geschäftsleitung und gegebenenfalls der Vertrauensmann Zugang haben. Auf der Karte muss der Name vermerkt sein. Die grüne Karte wird genutzt, wenn ein Kollege oder eine Kollegin ein besonderes Lob verdient, weil beispielsweise kurzfristig extra Aufgaben übernommen wurden, sich jemand langfristig immer wieder als hilfsbereiter Kollege zeigt oder wenn gemeinsam versucht wurde, den Fehler eines Kollegen „auszubügeln“. Die Inhaber der grünen Karte werden während der Jahresversammlungen besonders geehrt. Hingegen werden gelbe oder rote Karten genutzt, wenn Konflikte nicht allein lösbar sind und Unterstützung gebraucht wird. Gelbe Karten sind dabei als erste Mahnung zu verstehen, bei Rot liegen massive Grenzüberschreitungen und Werteverstöße vor. Eine gemeinsame Klärung erfolgt zunächst durch ein Gespräch des Vertrauensmanns mit dem Verfasser der Karte. In der Regel können schon Lösungsansätze erarbeitet werden oder manches lässt sich bereits klären. Weiterhin wird der Kollege oder die Kollegin informiert, der oder die ebenfalls betroffen ist, sodass gemeinsam Lösungen gefunden werden. Erfahrungsgemäß lässt sich ein Großteil der Konflikte durch Gespräche lösen, da oftmals Missverständnisse und fehlende Kommunikation die Auslöser sind. In Ausnahmefällen werden Führungskraft, Personalabteilung oder sogar die Geschäftsführung mit einbezogen.
  • vertrauliche Gespräche: Ein Ombudsmann steht als Ansprechpartner bei internen Problemen zur Verfügung. Er behandelt alle Anliegen absolut vertraulich und berichtet nur der Alleingesellschafterin Ingrid Hofmann. Der Ombudsmann wird im Alltag zwar selten benötigt, bietet aber allen Beschäftigten die Möglichkeit, außerhalb von Teamstrukturen ihre Anliegen vorzutragen.
  • Starthilfe: Alle Mitarbeiter der I. K. Hofmann GmbH werden zu Beginn ihrer Tätigkeit mit den Grundlagen der Zeitarbeit vertraut gemacht. In diesen Kernkompetenzschulungen wird auch Basiswissen zur Arbeitssicherheit vermittelt. Für Disponentinnen und Disponenten werden in einer anschließenden Expertenschulung spezifische Fachthemen vermittelt. In dieser Schulung ist das Thema Arbeitssicherheit mit zwei vollen Tagen eingeplant. Zum Beispiel werden anhand von Filmmaterial eine Arbeitsplatzbegehung und Gefährdungsbeurteilung durchgespielt oder eine Unterweisung wird im Rollenspiel geprobt. Im Rahmen einer tatsächlichen Begehung im eigenen Hause werden diese Themen noch einmal „in echt“ bei Anwendung der Unternehmens-Tools geübt. Auch Notfallmaßnahmen und die Bearbeitung eines Arbeitsunfalls sind hier Thema.
  • Nicht jede Idee lässt sich umsetzen: Ein „Entbürokratisierungsworkshop“ sollte die Notwendigkeit einzelner Verfahren und Formulare hinterfragen und „durchleuchten“. Dieser wurde durch die Praktiker durchgeführt. Er brachte stellenweise das Ergebnis, dass einige der bei Hofmann vorgesehenen Formulare und Dokumentationspflichten gesetzlich vorgeschrieben sind und deshalb beibehalten werden müssen. – Es kann also auch einmal Vorschläge geben, die letztlich nicht zu einer direkten Umsetzung führen können.
  • Workshops gehören zur Kultur: Grundsätzlich wird in unterschiedlichsten Workshops, die sich aus Mitarbeitern aller „Ebenen“ zusammensetzen, an aktuellen Themen gearbeitet, um das Unternehmen auf aktuellem Stand und damit zukunftsfähig zu halten.

Diese Anstrengungen tragen Früchte: Seit zehn Jahren gehört die I. K. Hofmann GmbH laut Great-Place-to-Work-Audit zu den 100 besten Arbeitgebern Deutschlands. In den Befragungen hoben die Beschäftigten besonders hervor, dass man ihnen vertraue und zutraue, gute Arbeit zu leisten. Auch die gute Erreichbarkeit der Ansprechpartner im Unternehmen fiel positiv auf. Fragen würden direkt und offen beantwortet. 83 Prozent der Beschäftigten sagten, dass sie gern zur Arbeit kommen.

Erfolgsfaktoren

Was können andere davon lernen?

  • Der wichtigste Treiber für den Arbeitsschutz im Unternehmen im Allgemeinen und die Gefährdungsbeurteilung im Besonderen ist der Rückhalt bei diesem Thema durch die Geschäftsführung.
  • Regelmäßige Schulungen vor allem der Führungskräfte haben geholfen, das Bewusstsein für die Bedeutung der Gesundheitsthemen zu schärfen. Wichtig ist auch die Art der Vermittlung: Menschen, die das Thema in positiver Weise transportieren, nicht mit erhobenen Zeigefinger. Dabei sind fundiertes Wissen, Durchsetzungsvermögen und auch eine Portion Humor bei der Vermittlung hilfreich.
  • Praxisnahe Übung für die Gefährdungsbeurteilung im Kundeneinsatz finden schon während der Expertenschulungen für Disponenten statt und erleichtern damit die spätere praktische Umsetzung.

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Zusatzinformationen

Logo

Logo von Hofmann Personal

Ansprechpartner/in

Ute Günther

Leiterin Abteilung Arbeitssicherheit, Mitglied des Executive Committees, Fachkraft für Arbeitssicherheit

I. K. Hofmann GmbH
Lina-Ammon-Straße 19
90471 Nürnberg

Telefon: 0911 - 989 930

Steckbrief

Themen

  • Gesundheit
  • Psychische Gesundheit

Branche

  • Erbringung von wirtschaftlichen Dienstleistungen

Bundesland

  • Bayern

Unternehmensgröße

  • mehr als 250 Mitarbeiter

Standort des Unternehmens

Abbildung des Unternehmensstandortes auf der interaktiven Karte