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Mach es einfach, aber mach‘s einfach: Umgang mit psychischen Belastungen in 6 Schritten bei der IT.Niedersachsen

Komplexe Systeme und Fragestellungen und das Entwickeln passgenauer Lösungen gehören für IT.Niedersachsen zum Tagesgeschäft – im IT-Bereich, aber auch wenn es um Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit geht. Mit System und Schritt für Schritt kümmert sich der Landesbetrieb um die Arbeitsbedingungen und Gesundheit seiner Beschäftigten.

Eine Frau steht vor einem Flipchart und notiert Ideen und Anregungen der Beschäftigten zum Thema verbesserung der Arbeitsbedingungen.
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Verbesserung der Arbeitsbedingungen: Bei IT. Niedersachsen sind die Mitarbeitenden gefragt.

Hinweis

Dieses Praxisbeispiel wurde im Rahmen des Arbeitsprogramms „Schutz und Stärkung der Gesundheit bei arbeitsbedingten psychischen Belastungen“ der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie erstellt. Mehr zum Arbeitsprogramm unter www.gda-psyche.de.

Ausgangslage

Was war die Herausforderung?

IT.Niedersachsen ist der zentrale IT-Dienstleister der Niedersächsischen Landesverwaltung. Eine älter werdende Belegschaft, vermehrte Anstrengungen in der Nachwuchsgewinnung, ein überdurchschnittlich hoher Krankenstand der 650 Beschäftigten sowie das nachweisliche Risiko psychischer Belastungen bei Wissensarbeit waren vier von vielen Argumenten, sich dem Thema des betrieblichen Gesundheitsmanagements anzunehmen. „Meine Philosophie ist es, IT.Niedersachsen sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgreich zu machen. Dazu zählt gerade auch die Gesundheit.“, so Axel Beims, Geschäftsführer des Landesbetriebes. Rückenwind kam auch von der niedersächsischen Landesregierung, welche mit den Spitzenverbänden der Gewerkschaften eine Vereinbarung zu Arbeit und Gesundheit im Sommer 2015 abgeschlossen hatte. Die Geschäftsführung von IT.Niedersachsen nahm diesen Faden auf und betraute zwei qualifizierte Mitarbeiterinnen aus der Personalentwicklung mit einem systematischen betrieblichen Gesundheitsmanagement. „Wichtig war uns, dass alle Beschäftigten von Anfang an eng mit einbezogen werden.“, sagen Claudia Frevel und Astrid Kriegeskorte.

Aktivitäten

Was wurde wie gemacht?

In einer anfänglichen Findungs- und Orientierungsphase fand sich im Jahr 2013 eine Arbeitsgruppe „Psychische Belastungen“ zusammen. Hier ging es darum, sich zu informieren, nachzufragen und auch mal etwas auszuprobieren. Inhaltliche Impulse gaben Vorträge aus der Wissenschaft und eine Präventionsberaterin des Gemeinde-Unfallversicherungsverbands Hannover –Landesunfallkasse Niedersachsen-.

Im Januar 2015 war es dann so weit: IT.Niedersachsen hatte ein auf sich zugeschnittenes Prozessmodell „Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung" erarbeitet. Die Führungskräfte wurden darüber informiert und alle 29 Fachgebiete sollen innerhalb der nächsten Jahre den Prozess durchlaufen – die flächendeckende Umsetzung konnte beginnen. In der Steuerungsgruppe Gesundheitsmanagement kommen mindestens viermal jährlich die Geschäftsführung, Vertreterinnen und Vertreter des Fachbereichs „Personal, Finanzen und zentrale Dienste“, Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und die Gleichstellungsbeauftragte zusammen und haben dabei die Umsetzung des 6-Schritte Modells fest im Blick. Charakteristisch für dieses Modell: die Befragung wird eher klein gehalten. Sie ist Mittel zum Zweck. Der Schwerpunkt aber liegt auf dem Austausch mit den Mitarbeitenden in den einzelnen Fachgebieten und auf der Maßnahmenumsetzung.

Wie genau läuft ein solcher Prozess ab?

  1. In einem Gespräch werden die Mitarbeitenden des jeweiligen Fachgebietes zu Inhalt und Vorgehensweise der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen informiert.
  2. Die Mitarbeitenden beantworten einen Kurzfragebogen zu ihren Arbeitsbedingungen. Dieser ist eine Eigenentwicklung von IT.Niedersachsen, mit der Möglichkeit auch freien Text zu ergänzen. Der Fragebogen wurde intensiv zwischen den Interessenvertretungen von IT.Niedersachsen, den Fachexperten und der Geschäftsführung sowie mit einer Beraterin der Landesvereinigung für Gesundheit Niedersachsen abgestimmt.
  3. Die Befragungsergebnisse werden durch eine landesinterne Prozessbegleiterin, aus dem Beratungsteam Niedersachsen, ausgewertet und dem jeweiligen Fachgebiet zurückgemeldet. Unmittelbar danach bereiten die Mitarbeiterinnen des Gesundheitsmanagements einen ersten Aktionsplan für das Fachgebiet vor - mit konkreten Maßnahmen und Verantwortlichkeiten.
  4. In einem Umsetzungsworkshop setzen sich dann Beschäftigte des jeweiligen Fachgebietes mit der Steuerungsgruppe zusammen. Der Aktionsplan wird noch einmal auf den Prüfstand gestellt und weiterentwickelt. Da die Geschäftsführung teilnimmt kann direkt besprochen werden, warum die eine Idee realisiert und eine andere vielleicht noch warten oder aber verworfen werden muss. Unnötig lange Wege oder Warteschleifen werden vermieden.
  5. In regelmäßigen Statusgesprächen wird die Umsetzung des Aktionsplans durch Mitarbeiterinnen des Gesundheitsmanagements begleitet.
  6. Schließlich werden nach 1,5 bis 2 Jahren Wirksamkeitsmessungen durchgeführt. Hier dreht sich alles um die Fragen: „Wie weit sind die Maßnahmen des Aktionsplans umgesetzt? Wie wirken diese? Wo muss nochmal nachjustiert werden?“.

Ergebnisse

Was konnte erreicht werden?

  • Schritt für Schritt und mit System: Mit dem 6-Schritte Modell hat IT.Niedersachsen ein „lernenden Systems“ installiert. Handlungs- und Verbesserungsbedarf wird systematisch erfasst, Maßnahmen werden gemeinsam abgeleitet und ausprobiert, deren Wirksamkeit wird überprüft und ein neuer Zyklus kann beginnen. – Derzeit sind bereits 12 der insgesamt 29 Fachgebiete beteiligt.
  • Aktionsplan konkret: Zu den geplanten und teilweise bereits umgesetzten Maßnahmen des unmittelbaren Miteinanders in den Organisationsbereichen gehören zum Beispiel: ein Coaching für Führungskräfte, die Schaffung eines neuen und zeitgemäßen Kommunikationstreffpunkts (ein offener Pausen- und Aufenthaltsraum in Haus 1 des Landesbetriebes), ein Fotowettbewerb zur Wandgestaltung, Workshops zur Teamentwicklung oder die Installation einer Tageslichtdecke im Leitstand. Weiterhin wird für den Wechselschichtdienst in Kooperation mit einer Krankenkasse ein „gesunder“ Schichtplan entwickelt.
  • Mitmachen statt abwarten: Die Beschäftigten beteiligen sich aktiv an der Gestaltung ihrer Arbeitsplätze. Sie erkennen zunehmend ihre eigenen Handlungsmöglichkeiten. Es spricht sich rum, dass das eine gute Sache ist und die noch nicht beteiligten Fachgebiete zeigen Interesse an einer Teilnahme.
  • Im November 2016 erhielt IT.Niedersachsen durch das Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport (Arbeitsgruppe „Arbeitsschutz und Gesundheitsmanagement") eine Auszeichnung als „Best Practice“ im Gesundheitsmanagement. Andere Behörden und Ministerien übernehmen den bewährten Ansatz für eigene Vorhaben.

Erfolgsfaktoren

Was können Andere davon lernen?

  • Wichtiger Erfolgsfaktor ist der Aufbau auf vorhandenen Strukturen und die Einbindung vielfältiger Akteure. So ist das Gesundheitsmanagement bei IT.Niedersachsen eng mit dem Arbeitsschutz, der Führungskräfteentwicklung und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie verknüpft.
  • Die fachliche Beratung und Unterstützung durch das Gewerbeaufsichtsamt, die Landesvereinigung für Gesundheit und das Beratungsteam Niedersachsen gaben inhaltliche Sicherheit.
  • Aufgeschlossene, flexible, mutige und kompetente Menschen, die davon überzeugt sind, dass Organisationen aktiv verändert und verbessert werden können, sind ein weiterer, zentraler Erfolgsfaktor.
  • Die Mitarbeitenden empfinden die aktive Mitwirkung der Geschäftsführung während der Umsetzungsworkshops als besondere Wertschätzung, vor allem aber werden damit aufreibende, weil langwierige Abstimmungsprozesse vermieden, zugunsten einer schnellen und transparenten Entscheidungsfindung.
  • Die Umsetzung eines solchen Vorhabens braucht Zeit. Pro Fachgebiet sind 2 bis 2,5 Jahre bis zur erfolgreichen Implementierung vorgesehen.

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Zusatzinformationen

Logo

Logo der IT.Niedersachsen

Ansprechpartner/in

Unternehmen

Astrid Kriegeskorte

Verantwortliche für das Gesundheitsmanagement

IT.Niedersachsen
Göttinger Chaussee 259
30459 Hannover

Telefon: 0511 - 989 871 51

Beratungsunternehmen

Christine Barfs

Landesinterne Prozessbegleiterin

Beratungsteam Niedersachsen
Edzardstraße 12/16
26789 Leer

Telefon: 04945 - 915 177

Steckbrief

Themen

  • Gesundheit

Branche

  • Öffentliche Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherung

Bundesland

  • Niedersachsen

Unternehmensgröße

  • mehr als 250 Mitarbeiter

Standort des Unternehmens

Abbildung des Unternehmensstandortes auf der interaktiven Karte