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23.06.2017

„Muss ich da rangehen?" - INQA-Forschungsprojekt MASTER gibt Tipps zum Umgang mit der Erreichbarkeit im Job

Am 20. Juni fand im Kardinal Wendel Haus in München die Abschlussveranstaltung „Irgendwie, irgendwo, irgendwann - Ständige Erreichbarkeit im Kontext von Arbeit und Gesundheit gestalten“ des INQA-Projektes „MASTER – Management ständiger Erreichbarkeit" statt. Die Ergebnisse sowie praktische Handlungshilfen wurden hierbei vorgestellt.

Junger Mann mit Laptop und Kinderwagen © Fotoagentur FOX/Uwe Völkner

Abends und am Wochenende E-Mails checken und im Urlaub dienstliche Telefonate: Wann ist Erreichbarkeit ein Risiko für die Mitarbeitenden? Wann begrüßen Beschäftigte die Flexibilität? Forscherinnen und Forscher der Universität Freiburg und des Instituts für Sozialwissenschaftliche Forschung München haben im INQA-Projekt „MASTER – Management ständiger Erreichbarkeit" Antworten auf diese Frage gefunden.

Das Forscherteam des ISF München und der Universität Freiburg hat insgesamt mehr als 300 Beschäftigte aus fünf IT-Unternehmen zu ihrem Umgang mit der beruflichen Erreichbarkeit in der Freizeit befragt. Ihr Ergebnis: Erreichbarkeit kann dann ein Problem für die psychische Gesundheit von Beschäftigten werden, wenn die Arbeitsmenge so hoch ist, dass sie in der eigentlichen Arbeitszeit nicht zu schaffen ist oder wenn Beschäftigte auch außerhalb der Arbeitszeit Verantwortung für Zwischenfälle im Unternehmen beziehungsweise beim Kunden übernehmen.

Mit Hilfe von Tiefeninterviews und Workshops haben die Forscher in den Unternehmen individuelle Lösungsstrategien erarbeitet. Dr. Nina Pauls, Wirtschaftspsychologin an der Universität Freiburg: „Wenn man die Rahmenbedingungen, Auswirkungen und Auslöser von Erreichbarkeit in der Freizeit kennt, kann man diesen gezielt entgegenwirken und Gestaltungsmaßnahmen entwickeln. In unseren Testunternehmen haben sich dabei fünf Handlungsfelder etabliert, die sich mit den betrieblichen Rahmenbedingungen ebenso beschäftigen, wie mit individuellen Verhaltenstipps für jeden einzelnen.“

Dr. Christian Schlett von der Universität Freiburg zieht nach einer abschließenden Mitarbeiterbefragung nach dem Prozess ein positives Fazit: „Gerade die Beschäftigten, die sich an den Projektaktivitäten beteiligten, haben von den Vereinbarungen profitiert. Sie gehen bewusster mit Erreichbarkeit um, sind emotional weniger belastet und nutzen vermehrt die Potenziale der Erreichbarkeit für die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf", so der Wirtschaftspsychologe. „Es wird aber auch deutlich, dass ein Umdenken Zeit benötigt und für eine unternehmensweite Durchdringung alle Beschäftigten und Führungskräfte zu beteiligen sind."

Erreichbarkeit gestalten – 5 Tipps für Unternehmen

1. Überlastung reduzieren

Ein zentraler Auslöser für die Erreichbarkeit in der Freizeit ist die Überlastung einzelner Mitarbeitender. Auch, wenn es keine Patentlösung geben kann: Realistische Zielvereinbarungen, Checklisten für neue, unbekannte Aufgaben, E-Mail-Regeln und klare Aufgabenteilungen haben sich in den MASTER-Testunternehmen bewährt. Regelmäßige Gespräche im Team können zudem als Frühwarnsystem dienen und langfristig Belastungsspitzen in der Zukunft aufzeigen. Sie bieten einen Überblick über das Ausmaß an Belastungen und machen diese planbar.

2. Erreichbarkeitserwartungen klären

Von insgesamt 153 Befragten, die ein vom Arbeitgeber gestelltes Mobiltelefon besitzen, wussten 62 Prozent, ob ihr Vorgesetzter erwartet, dass Sie in der Freizeit auf Anrufe, Mails oder Kurznachrichten reagieren. Die bestehende Unsicherheit bei den restlichen Befragten ist ein unnötiger Stressfaktor, den man durch klare Absprachen reduzieren kann.

3. Puffer und Vertretungsregelungen schaffen

Ein häufiger Grund für die Kontaktaufnahme während der Freizeit liegt in der Arbeitsorganisation: Person A benötigt Informationen oder Kompetenzen, über die nur Person B verfügt. Damit Person B nicht im Urlaub oder am Wochenende kontaktiert werden muss, ist es nötig, dass mehrere Personen im Betrieb über dieselben Kompetenzen im Unternehmen verfügen. Auch, um sich gegenseitig im Urlaub oder auch in Krankheitsfällen vertreten zu können. Das verringert den Stress für die Beteiligten, schafft die Möglichkeit des gezielt „Abschaltens“ und beschleunigt Arbeitsprozesse im Unternehmen.

4. Flexibilisierung für Beschäftigte ermöglichen

Die MASTER-Studie zeigt, dass Beschäftigte, die stärker von flexiblen Arbeitszeiten profitieren, die Erreichbarkeit weniger als Stressfaktor ansehen. Die Möglichkeit, Arbeitszeit- und -ort den persönlichen Bedürfnissen anzupassen, kann die negativen Auswirkungen von Erreichbarkeit abmildern. Es gilt, Strukturen zu entwickeln, die eine Balance aus Stabilität und Flexibilität ermöglichen, zum Beispiel durch kurze Kernarbeitszeiten, den Ausbau von Telearbeitsplätzen oder durch einen gemeinsam geführten Kalender, der transparent zeigt, wer wann und über welche Kanäle erreichbar ist.

5. Individuelles Erreichbarkeitsmanagement stärken

Nicht nur die Häufigkeit, sondern vor allem die Dauer der Freizeitunterbrechung hat laut der MASTER-Studie einen großen Einfluss auf das Stressempfinden der Beschäftigten. Ein individuelles Ziel muss es also sein, den Zeitaufwand bei der Erreichbarkeit gering zu halten. Klare Regelungen und Begrenzungen, wann und für wen man erreichbar sein möchte, Priorisierung von Aufgaben und nicht zuletzt die Prävention durch Absprachen und Übergaben während der Arbeitszeit, können hier helfen, den zeitlichen Aufwand zu minimieren.

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