Neue Technologien und agile Organisationsformen eröffnen Chancen, Arbeitsprozesse effizienter, bürgernäher und zukunftsfähiger zu machen. Doch wie kann die öffentliche Verwaltung diese Veränderungsprozesse konkret angehen, um die Herausforderungen unserer Zeit nicht nur zu bewältigen, sondern davon zu profitieren? Das INQA-Experimentierraum-Projekt „AgilKom“ suchte Antworten auf diese Fragen. Dabei zeigte sich, dass erfolgreicher Wandel vor allem dann gelingt, wenn die Menschen, die daran beteiligt sind, im Mittelpunkt stehen und die Prozesse aktiv mitgestalten.

Projektziel

Ziel des Projekts war es, durch agile Strukturen Lösungen zu entwickeln, mit denen die öffentliche Verwaltung flexibler, effizienter und bürgernäher arbeiten kann. Außerdem sollte das Förderprojekt Erkenntnisse darüber liefern, welche zentralen Prinzipien der agilen Organisation auf den öffentlichen Sektor übertragen werden können.

Arbeitsweise

Bei zwei kommunalen Partner*innen – der Stadt Essen und dem Kreis Soest – wurden Experimentierräume, sogenannte „Innovationslabs“, eingerichtet. Dort wurde in interdisziplinären, hierarchie- und organisationsübergreifenden Teams gearbeitet, die ein Ausprobieren und neue Arbeitskonstellationen ermöglichten. Dabei wurden agile Methoden eingesetzt und angepasst, die in anderen Kontexten bereits empirisch erforscht und erfolgreich angewendet wurden – etwa Design Thinking, konstruktive Kontroverse, Szenariomethoden oder Zukunftswerkstätten.

Zu Beginn analysierten die Projektpartner*innen gemeinsam, welche Herausforderungen der digitale Wandel für die öffentliche Verwaltung mit sich bringt. Auf dieser Grundlage wurden konkrete Digitalisierungsvorhaben identifiziert, die in den Experimentierräumen prototypisch bearbeitet wurden – etwa Teilprozesse zur Entwicklung eines digitalen Serviceportals in der Stadt Essen oder Projekte zur Arbeitsorganisation und zum Personalmanagement im Kreis Soest. In Methoden-Workshops wurde das agile Arbeiten praktisch erprobt, unter anderem mit Kanban zur transparenten Aufgabensteuerung und mit Design Thinking zur stärkeren Ausrichtung von Verwaltungsprozessen an den Bedürfnissen der Bürger*innen. Ergänzend brachte eine sogenannte Innovationsellipse Beteiligte aus Verwaltung und Wissenschaft zusammen, um Erfahrungen mit agilen Arbeitsformen zu reflektieren und Erkenntnisse für andere Kommunen abzuleiten.

Projektergebnisse und Unterstützungsangebote für die Praxis

Die Projektteilnehmer*innen lernten, unter hohem Veränderungsdruck neue Arbeitsweisen schnell umzusetzen. Die COVID-19-Pandemie wirkte dabei als Katalysator: In kurzer Zeit mussten Lösungen für mobiles Arbeiten und digitale Zusammenarbeit entwickelt werden, was das Interesse an Agilität und Digitalisierung nachhaltig stärkte. In den Methodenworkshops setzten sich die Teilnehmenden zudem intensiv mit Führung, Zusammenarbeit sowie Fehler- und Lernkultur auseinander. Das gemeinsame Verständnis: Agilität gelingt nur mit einem passenden Mindset und einem Führungsverständnis, das Lernen und Reflexion systematisch ermöglicht.

Als zentrales Projektergebnis entstand die praxisnahe Handlungshilfe "Agilität in der öffentlichen Verwaltung" (PDF) Sie richtet sich an Führungskräfte und Mitarbeitende in Verwaltungen, die agile Arbeitsformen einführen möchten. Die Handlungshilfe ist bewusst nicht als weiterer Methodenbaukasten angelegt, da hierzu bereits zahlreiche Publikationen vorliegen. Stattdessen bietet sie eine verständliche Einführung in Agilität, agiles Mindset und Fehlerkultur und ergänzt diese um konkrete Praxiseinblicke aus der Arbeit im Experimentierraum. Darüber hinaus benennt sie fördernde und hemmende Faktoren bei der Einführung agiler Arbeitsweisen. Auf diese Weise macht die Handlungshilfe die im Projekt gewonnenen Erkenntnisse gezielt und praxisnah für die öffentliche Verwaltung nutzbar.

Darüber hinaus wurden die Projektergebnisse über wissenschaftliche Fachartikel und Beiträge auf Kongressen in den fachlichen Diskurs eingebracht. Gleichzeitig entstand innerhalb der beteiligten Organisationen ein agiles Netzwerk, das den Austausch zu agilen Arbeitsweisen fördert. Zudem konnten konkrete Instrumente bei Projektpartner*innen etabliert werden, etwa eine Rahmendienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten beim Kreis Soest.

Steckbrief

Projektleiter*in:

• FOM Hochschule für Ökonomie & Management, Institut für Public Management (ifpm), Essen

Wissenschaftliche Projektpartner*in:

• Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg, Magdeburg

Projektpartner*innen aus der Praxis:

• Kreis Soest und Personalrat des Kreises Soest
• Stadt Essen und Personalrat der Stadt Essen
• Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft, Berlin
• Deutscher Landkreistag, Berlin

Projektlaufzeit:

01.11.2018 – 31.01.2022

Projektwebsite:

https://www.fom.de/forschung/institute/ifpm-institut-fuer-public-management/projekte.html#!acc=experimentierraeume-in-der-agilen-verwaltung-agilkom

*Prof. Dr. Gottfried Richenhagen ist im Januar 2024 verstorben