In sozialen Berufen sind viele Angebote der modernen Arbeitswelt wie Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten nur eingeschränkt möglich. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, Fachkräfte zu finden und dauerhaft an den Betrieb zu binden. Der Caritasverband Baden-Baden mit seinen fünf verschiedenen Arbeitsbereichen, mehreren Standorten, 230 Angestellten und 210 Ehrenamtlichen stand vor ähnlichen Herausforderungen: Wie können Teams an verschiedenen Orten besser zusammenarbeiten? Wie lassen sich unterschiedliche Arbeitsanforderungen – vom Büro bis zur Pflege – flexibler gestalten? Mit INQA-Coaching fand die Organisation passende Antworten auf diese drängenden Fragen.

Unterschiedlichste Herausforderungen an mehreren Standorten

„Jeder unserer fünf Arbeitsbereiche hat seinen eigenen Standort“, erklärt Thorsten Schmieder, Geschäftsführer des Caritasverbandes Baden-Baden e.V. Die Mitarbeitenden kümmern sich um viele verschiedene soziale Dienste – von der Hilfe für Obdachlose über Altenpflege bis hin zu Unterstützung für Geflüchtete.

INQA-Coaching kam genau zur richtigen Zeit: „In den letzten fünf Jahren sind wir stark gewachsen – von 160 auf seit Anfang des Jahres 350 Mitarbeitende“, berichtet Schmieder. Dieses Wachstum brachte große Herausforderungen mit sich, vor allem bei der internen Kommunikation. Als neuer Geschäftsführer, der 2020 seinen Vorgänger nach 35 Jahren ablöste, wollte Schmieder modernere Strukturen schaffen.

Vom Schwarzen Brett zum sozialen Intranet

„Ohne die INQA-Förderung hätten wir so einen Veränderungsprozess nicht begonnen“, gibt er ehrlich zu. Beim Coaching stellte sich schnell vor allem ein Hauptthema heraus: Es braucht eine digitale Lösung für lebendigere und bessere Kommunikation und somit eine Antwort auf asynchrone Austauschformate auch durch flexible Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und den steigenden Kommunikations- und Informationsbedarf.

Bis dahin wurde an vielen Stellen noch wenig digital gearbeitet – etwa mit schwarzen Brettern, Aushängen und gedruckten Informationen. Auch viele Mitarbeitende dachten noch nicht durchgängig digital.

Ein Team, zusammengesetzt aus allen im Verband vorhandenen Bereichen, untersuchte, welche Art der Kommunikation gebraucht wird, welche Bedarfe hiermit gedeckt werden können und wie auch eine Einführung aussehen könnte. Im Anschluss an das INQA-Coaching wurde auf diese Erkenntnisse aufgebaut, sich mehrere Tools angeschaut und sich schließlich für einen Anbieter entschieden. Aktuell wird das neue Social Intranet zunächst mit 45 Personen getestet, ehe es ab Herbst 2025 auf die gesamte Organisation ausgerollt werden soll.

Flexibles Tool mit Interaktion und mehr

Neben der tatsächlichen Kommunikation und dem Erhalt von internen News, soll das digitale Instrument Wissen zugänglicher machen. Hierbei wird eine Wiki-Funktion ausgebaut. Auch ließen sich die bereits vorhandenen digitalen Anwendungen problemlos in das Tool integrieren. Dies waren ebenso Bedarfe, die im Rahmen des Coachings gesammelt und schließlich in die Praxis überführt wurden.

Der Erfolg des INQA-Coachings beruhte auf einer strukturierten Arbeitsweise: Es wurde in kurzen, intensiven Phasen gearbeitet mit regelmäßigen Besprechungen und Bewertungen. Besonders wichtig war es, herauszufinden, was die Organisation wirklich braucht, statt fertige Lösungen zu übernehmen.

Die Mitarbeitenden wurden von Anfang an aktiv einbezogen. „Es gab enormes Interesse aus allen Bereichen“, berichtet Schmieder. „Wir haben nicht nur über Veränderung geredet, sondern diese aktiv und empathisch mitgestaltet. Das kam sehr gut an.“

Neue Unternehmenskultur als größter Erfolg

INQA-Coaching hat viel mehr bewirkt als nur neue Programme und Arbeitsmodelle. „Es hat dazu beigetragen, dass Mitarbeitende einen einfacheren Zugang zu Informationen haben und jederzeit, endgerätübergreifend, miteinander kommunizieren können“, betont Schmieder. „Wir erhoffen uns dadurch mehr Identifikation und Bindung an den Verband, aber auch Produktivität und Zufriedenheit. Die Offenheit und die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden haben unsere Arbeitskultur schon jetzt nachhaltig verändert.“

Der im Coaching entwickelte Plan wird konsequent umgesetzt – auch mit eigenen Mitteln. „Wir investieren auch über die Fördermittel hinaus viel Geld, um den Prozess nach dem Coaching weiterzuführen.“, unterstreicht Schmieder das Engagement der Organisation. Die am Prozess beteiligten Mitarbeitenden treten als Botschafter*innen auf und bringen den digitalen Wandel in alle Standorte.

INQA-Coaching war der ideale Startpunkt für den Veränderungsprozess. Es bot den Rahmen, um Bedürfnisse zu erkennen und erste Schritte zu gehen. Für Schmieder steht fest: „Die Offenheit für passende Veränderungen und die Mitbestimmung sind die wichtigsten Elemente, damit alles ineinandergreift. Ich kann allen Unternehmen nur raten, diesen Weg zu gehen – es lohnt sich!“