Wer eine Messe besucht und Innovationen an den Ständen bewundert, denkt selten darüber nach, wie Exponate, Maschinen und Standbaumaterial überhaupt dorthin gelangt sind – hier kommen Eventlogistikfirmen wie Europfast ins Spiel. Das 2007 gegründete Unternehmen mit Sitz in Neuhausen bei Stuttgart – und einem weiteren Standort in Valencia, Spanien – ist auf Transport und Zusatzleistungen für Messen und Events in ganz Europa spezialisiert. 15 Mitarbeitende koordinieren jährlich rund 5.200 Transporte mit einem Fuhrpark von 100 LKW und einem weitreichenden Partnernetzwerk für nationale und internationale Veranstaltungen, von Industriemessen über Festivals bis hin zu Roadshows. Doch Gründer und Geschäftsführer Güray Saritas denkt längst über das klassische Speditionsgeschäft hinaus und nutzte das ESF Plus-Programm INQA-Coaching, um eine Idee zu strukturieren, die Messelogistik grundlegend verändern soll.
Neue Idee trifft auf turbulente Zeiten
Die Idee, aus einer Spedition einen digitalen Marktplatz für Messelogistik zu machen, entstand vor etwa fünf Jahren. Die Vision: Ausstellende sollen künftig über eine digitale Plattform die passenden Logistikdienstleistungen für ihre Messebeteiligung in Europa buchen und gezielt Dienstleistungen auswählen können. „Wir werden sozusagen eine IT-Spedition", beschreibt Saritas den Kern der Transformation. Europfast gibt damit das klassische Speditionsgeschäft nicht auf, sondern erweitert es konsequent: Wer künftig eine Messebeteiligung plant, soll auf der Plattform nicht nur den Transport buchen, sondern auch direkt passende Dienstleister*innen wie Messebauer*innen und Aufstellende vor Ort auswählen können und dabei etwa gezielt einen besonders CO₂-sparenden Transport wählen. Für Kund*innen bedeutet das weniger Koordinationsaufwand und mehr Transparenz; für Europfast ein deutlich breiteres und attraktiveres Angebotsportfolio.
Doch 2020 kam Corona. Für ein Unternehmen, dessen gesamtes Geschäftsmodell auf Präsenzveranstaltungen beruht, stellte die Schließung aller Messen und Events einen harten Einschnitt dar. Saritas konzentrierte sich darauf, das Unternehmen am Laufen zu halten, Arbeitsplätze zu sichern und das Team zusammenzuhalten. Die Plattformidee rückte in den Hintergrund.
„Ich konnte nicht mit einer abgehobenen Vision daherkommen, sondern musste schauen, dass die Mitarbeitenden bei der Stange bleiben", erinnert sich Saritas an diese Phase.
Als sich die Lage normalisierte, kam ein Fachkräfteengpass hinzu. Kein einfacher Moment für einen Neuanfang – und genau dann entschied Saritas, die Plattformidee mit INQA-Coaching ernsthaft anzugehen.
Wie INQA-Coaching Europfast half, das digitale Geschäftsmodell zu entwickeln und das Team mitzunehmen
Der sechsmonatige Coaching-Prozess stellte Saritas vor eine besondere Herausforderung: Wie lässt sich die Plattformidee parallel zum laufenden Tagesgeschäft strukturieren – und wie nimmt man dabei das ganze Team mit? „Eine Blaupause gab es ja nicht", sagt er rückblickend. Die Lösung war radikal pragmatisch: „Ich musste teilweise auf Geschäfte verzichten und das Coaching priorisieren." Es habe funktioniert, weil er als Geschäftsführer voll dahintergestanden und den Prozess aktiv gesteuert habe. „Vom Risiko und von der Chance her kann das wohl nur ein inhabergeführtes Unternehmen so entscheiden."
Die Reaktionen im Team waren vielfältig. „Es gab alle Facetten, die man haben kann", sagt Saritas. Engagierte Mitstreiter*innen ebenso wie Skeptiker*innen. Doch gerade der Widerstand war produktiv: Das Ringen um die Vision führte dazu, dass alle Beteiligten besser verstanden haben, wohin die Reise gehen soll. „Es hat bei den Mitarbeitenden für Aufklärung gesorgt: Was sind die Herausforderungen aus Kund*innensicht? Wohin geht die Technologie? Welche Chancen und Risiken entstehen dadurch?"
Strukturierte Planungswerkzeuge halfen dabei, die neue Geschäftsidee systematisch zu durchdenken: Wer sind die relevanten Partner*innen und Dienstleister*innen im neuen Modell? Was brauchen die Kund*innen wirklich? Welche Rolle spielt Europfast in diesem neuen Ökosystem? „Es hat alles sehr gut sortiert und verständlicher gemacht – auch für die Mitarbeitenden", so Saritas. So entstand Schritt für Schritt eine gemeinsame Sprache im Team. Eine wichtige Grundlage, um alle auf dem Weg der Transformation mitzunehmen.
Im INQA-Coaching ist die Zusammenarbeit mit einem Coach der Regelfall, Europfast entschied sich jedoch für eine Tandemkonstellation und arbeitete mit zwei Coaches zusammen „Sie haben sich die Bälle zugespielt, konnten sich gegenseitig vertreten. Es gab keinen Abbruch durch Zwischentermine oder Krankheiten – es war ein kontinuierlicher Prozess." Der Mehrwert liegt auf der Hand: Zwei Coaches bringen unterschiedliche Perspektiven ein, ergänzen sich in ihrer Expertise und sorgen dafür, dass der Begleitprozess auch dann nicht ins Stocken gerät, wenn das Tagesgeschäft dazwischenkommt. Das Beispiel Europfast zeigt, dass diese Option einen echten Unterschied machen kann.
Digitale Plattform für Messelogistik: Welche konkreten Ergebnisse das INQA-Coaching bei Europfast gebracht hat
Ein wichtiges Ergebnis des Coachings ist ein erster funktionsfähiger Prototyp der geplanten digitalen Plattform, auf der Messe- und Eventlogistik gebündelt angeboten werden soll. Bereits heute setzt Europfast ein eigenes Portal bei Bestandskund*innen als Testumgebung ein und entwickelt daran weiter.
Parallel dazu hat das Unternehmen eine eigene Softwarelösung aufgebaut, die CO₂-Werte ermittelt, Nachhaltigkeitsreports (ESG-Reports) erstellt und Kund*innen bei der Wahl der nachhaltigsten Logistiklösung berät. Die Software analysiert dazu alle relevanten Transportparameter: von der Routenplanung über das eingesetzte Fahrzeug bis hin zur Auslastung, und macht den ökologischen Fußabdruck jedes Transports messbar und vergleichbar. Gerade für Unternehmen, die ihre Messebeteiligungen künftig nachhaltig dokumentieren müssen, ist das ein echter Mehrwert: Sie erhalten auf Knopfdruck einen lückenlosen Bericht über die Klimabilanz ihrer Veranstaltungslogistik.
„Die Aufgabe des Logistikers ist es in Zukunft, Technologie zu nutzen und einzusetzen", so Saritas. Mitarbeitende mussten dafür lernen, in Daten und Prozessen zu denken, eine kulturelle Veränderung, die durch das Coaching angestoßen wurde.
INQA-Coaching für KMU: Warum Europfast den Schritt empfiehlt
„Ich empfehle jedem Unternehmen, sich in den Coaching-Prozess reinzubegeben, weil das bedeutet, außerhalb der Komfortzone neues Terrain zu entdecken. In der heutigen Zeit ist es erforderlich, weil sich da natürlich vieles verändert. Insofern ist das der einfachste und günstigste Einstieg“, empfiehlt Saritas kleinen und mittleren Unternehmen, die noch zögern.
FAQ: Das lernen wir daraus
Bei dem Speditionsunternehmen entstand ein erster funktionsfähiger Prototyp einer digitalen Plattform für Messe- und Eventlogistik sowie eine eigene Softwarelösung zur CO₂-Ermittlung und ESG-Reporting.
Europfast nutzte strukturierte Planungswerkzeuge aus dem INQA-Coaching, um eine gemeinsame Sprache im Team zu entwickeln. Auch Skepsis wurde produktiv genutzt: Das Ringen um die Vision schärfte das Verständnis für Chancen und Risiken im Wandel.
Geschäftsführer Güray Saritas empfiehlt klare Priorisierung: „Ich musste teilweise auf Geschäfte verzichten und das Coaching priorisieren." Die Tandemkonstellation mit zwei Coaches sicherte einen kontinuierlichen Prozess ohne Unterbrechungen.
Saritas empfiehlt das Programm ausdrücklich kleinen und mittleren Unternehmen: „Das ist der einfachste und günstigste Einstieg" in die digitale Transformation – gerade für inhabergeführte Betriebe, die mutig neue Wege gehen wollen.