Das Holzzentrum Birlenbach in Limburg ist ein klassischer Holzfachhandel mit rund 40 Mitarbeitenden. Das familiengeführte Unternehmen beliefert vor allem den Großhandel sowie Tischlereien. Wie viele mittelständische Betriebe steht auch die Karl Birlenbach GmbH vor zwei zentralen Herausforderungen: Wie gelingt es Fachkräfte an den Betrieb zu binden? Wie geht man damit um, dass Fachwissen zunehmend komplexer wird?

Um passgenaue Lösungen zu entwickeln, ließ sich der Betrieb durch INQA-Coaching unterstützen. „Die Anzahl der Bewerbungen ist in den letzten Jahren signifikant zurückgegangen, sodass wir uns zukünftig auch nach Quereinsteiger*innen in der Branche umschauen müssen“, erklärt Nicolas Begeré, Geschäftsführer des Unternehmens. Gleichzeitig wächst die Komplexität des Sortiments. „Das macht es für bestehende Mitarbeiter*innen sehr schwierig, sich immer auf dem Laufenden zu halten", so Begeré. „Oft werden die Einkäufer*innen auch wegen Kleinigkeiten gefragt – so sind sie sehr eingebunden.“

Zentrale Wissensplattform für alle Mitarbeitenden

Um allen Mitarbeitenden das nötige Fachwissen besser zugänglich zu machen, entschied sich das Unternehmen für ein INQA-Coaching. Ziel war es, eine zentrale Wissensplattform aufzubauen. „Wir wollten eine Plattform schaffen, auf die jeder Mitarbeitende zugreifen und sich entsprechende Informationen raussuchen kann", beschreibt Begeré das Hauptziel. „Wir haben Kolleg*innen, die schon sehr lange im Geschäft sind, und andere, die noch nicht so lange dabei sind – da ging es darum, eine Lösung herzustellen, die allen Zugang zu diesem Wissen bietet.“

Das Ergebnis ist ein Firmen-Wiki, auf dessen Startseite bereits Links zu wichtigen Dokumenten, aktuellen Neuigkeiten aus der Branche, Termine und Weiterbildungsvideos zu finden sind. Dahinter verbirgt sich eine umfangreiche Datenbank mit Leitfäden und Arbeitsanweisungen. „Das Problem war, dass wenn eine Arbeitsanweisung rausgeht, die Mitarbeiter*innen das lesen und sich vielleicht daran erinnern, vielleicht auch nicht", erklärt Begeré. „Und wenn eine neue Person ins Unternehmen kommt, hat sie nie davon gehört.“

Nun können sich neue Mitarbeitende alle Vorgaben durchlesen und sind auf dem gleichen Stand wie langjährige Kolleg*innen. Auch Prozesse sind klar beschrieben, sodass es nicht mehr zu unterschiedlichen Vorgehensweisen kommt. Bei der Erstellung der Leitfäden nutzte das Team auch KI-Unterstützung: „Das war eine Riesenerleichterung“, berichtet Begeré.

Neue Kommunikationsstrukturen für besseren Austausch

Parallel zur Wissensplattform entstanden im Rahmen des INQA-Coachings drei neue Kommunikationsstrukturen: In sechs verschiedenen Kommunikationskreisen mit jeweils vier bis sechs Personen treffen sich Teams aus Verkauf, Lager, Logistik und Außendienst einmal wöchentlich für 10-15 Minuten.

Zusätzlich führte Birlenbach kurze tägliche Meetings ein – der Verkauf trifft sich zweimal täglich für drei Minuten, das Lager einmal täglich. „Das dient dazu, am Tag zwischendurch ein bisschen feinzusteuern“, erklärt Begeré. Um die Nachhaltigkeit zu sichern, wurden außerdem Lenkungskreise eingerichtet: Alle sechs bis acht Wochen treffen sich die Teamverantwortlichen, um sich auszutauschen und die Entwicklung voranzutreiben.

Diese neuen Strukturen haben den Umgang miteinander spürbar verbessert: „Es wird sich viel mehr direkt ausgetauscht, auch wenn Vorbehalte da sind, werden diese vorweg aufgeräumt, bevor etwas aufflammen kann“, berichtet Christopher Becker, Leiter Außendienst bei Birlenbach. „Es wird jetzt mehr miteinander als übereinander gesprochen, seitdem wir die Kommunikationskreise eingeführt haben.“ Auch der Geschäftsführer selbst nimmt regelmäßig an den Kommunikationskreisen und Kurzmeetings teil, was für direkten Austausch zwischen Geschäftsleitung und Belegschaft sorgt.

Mehr Wertschätzung durch Mitbestimmung

Ein besonderer Gewinn des INQA-Coachings war die stärkere Einbindung der Mitarbeitenden. „Was ich ganz toll fand: Wir haben eine klare Aufgabenstellung von der Geschäftsleitung bekommen, aber den Weg dahin konnten wir als Team selbst bestimmen“, berichtet Becker. „Das ist ja schon mal eine Wertschätzung mit Beginn des Projekts, dass den Mitarbeitenden die Chance gegeben wird, Ideen zu sammeln und weiterzugeben – nicht dieses klassische Top-Down, wo man etwas vorgegeben bekommt und es umsetzen muss.“

Trotz anfänglicher Skepsis hat sich das INQA-Coaching für das Holzzentrum Birlenbach als wertvoll erwiesen. „Man ist am Anfang erstmal ein bisschen skeptisch“, gibt Becker zu. „Aber es war spannend, einen externen Input zu bekommen. Im Tagesgeschäft hat man vielleicht auch immer eine gewisse Betriebsblindheit, deswegen ist es interessant, wenn jemand von außen unbefangen reinkommt.“

Besonders wichtig war dabei die spezielle Expertise des Coaches: „Wegen seiner Fachkenntnis und Branchenkenntnis hat das Team den Input des Coaches gut angenommen“, betont Begeré. „Das INQA-Coaching war auf jeden Fall ein großer Mehrwert und ein Ansporn, so ein Projekt zu machen. Ich weiß nicht, ob unser Firmen-Wiki und die festen Kommunikationskreise ohne INQA-Coaching zustande gekommen wäre.“