„Am Anfang hatten wir von Künstlicher Intelligenz nicht viel Ahnung. Wir wussten nicht, was KI alles kann und wie sie uns als Möbelhersteller nutzen soll. Heute nutzen wir sie in mehreren Bereichen unseres Unternehmens und finden das großartig.“ Stephan Wöhlke, Geschäftsführer der Wöhlke Möbelmanufaktur, zieht eine durchweg positive Bilanz von INQA-Coaching. Der mittelständische Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitenden aus Stuhr bei Bremen hat sich auf die Produktion von Unikatmöbeln spezialisiert – und war eines der ersten Unternehmen, das das Förderprogramm in Anspruch genommen hat.
Bei INQA-Coaching finden Betriebe in einem mehrmonatigen agilen Beratungsprozess individuelle Lösungen, um sich im Zeitalter der Digitalisierung zukunftsfest aufzustellen. Der Einsatz von KI ist nur eine von vielen möglichen Antworten.
Die Chancen von KI im Handwerk: Arbeitsabläufe verbessern und Mitarbeitende entlasten
„Unsere größte Baustelle war die individuelle Erstellung von Angeboten. Je nach Kunde konnte das ein bis zwei Tage, manchmal sogar eine Woche in Anspruch nehmen“, erklärt Wöhlke. Viel Aufwand, bedenkt man, dass nicht jedes Angebot auch zu einem Auftrag führt. Im INQA-Coaching-Prozess suchte das Unternehmen gemeinsam mit den Beschäftigten gezielt nach Lösungen, die bei dieser aufwändigen Aufgabe unterstützen, Beschäftigte entlasten und so letztlich die Produktivität erhöhen können. Die Antwort fand die Firma in der KI. „Wir hatten bereits eine große Datenbank mit Angeboten und ausführlichen Produktbeschreibungen. Nachdem wir nach einiger Suche das passende KI-Tool gefunden hatten, mussten wir diese Informationen nur noch einspeisen. Wenn wir heute ein Angebot erstellen, macht die KI einen fertigen Vorschlag, den wir final anpassen. Das spart enorm viel Zeit und bringt auch noch bessere Ergebnisse.“
Darüber hinaus wurden durch den INQA-Coaching-Prozess zwei weitere KI-Lösungen für den betrieblichen Alltag identifiziert. Die Firma nutzt heute diese Technologie, um Schwachstellen im Produktionsprozess auszumachen und typische Produktionsfehler zu finden. Außerdem steht den Mitarbeitenden ein KI-Werkzeugkasten zur Verfügung: Über eine Online-Oberfläche können sie verschiedenste Fragen stellen und Informationen abrufen – von der Krankmeldung bis zum Onboarding neuer Kolleg*innen.
INQA-Coaching: in einem intensiven Arbeitsprozess gemeinsame Lösungen finden
Am Anfang stand ein Kick-off-Workshop mit allen Mitarbeitenden. Geschäftsführer Wöhlke: „Uns war klar, wir müssen jede und jeden Einzelnen an Bord haben, damit das Projekt gelingt. Wir waren schon vor dem Coaching sehr digital aufgestellt. Aber wir mussten sicherstellen, dass alle verstehen, warum wir unsere Arbeit weiter digitalisieren müssen. Einige Mitarbeitende hat das zu Beginn verunsichert. Man darf nicht vergessen: Wir sind im Handwerk. Bei uns arbeiten manche schon hochdigitalisiert, während andere händisch Möbel zusammenbauen und kaum bis gar nicht digital unterwegs sind. Das galt es zusammenzubringen.“
Lernen, agil zu arbeiten und sich Veränderungen zu stellen
Nach dem Kick-off suchten Arbeitsgruppen bestehend aus Beschäftigten und Geschäftsführung mehrere Monate lang nach passenden Lösungen – anhand der agilen Methode Scrum und unter Anleitung des INQA-Coaches. „Das gemeinsame agile Arbeiten war eine wichtige Erfahrung für uns. Am Anfang haben wir gedacht, wir haben die Lösung. Und dann mussten wir doch immer wieder nachjustieren. Wir sind auch heute noch nicht am Ziel. Aber wir haben ein Fundament geschaffen, auf das wir aufbauen können. Wir haben gelernt, mehr nach links und rechts zu schauen“, so der Firmeninhaber. „Heute kann ich sagen: Alle sind mit dabei und nutzen unsere KI-Lösungen, auch wenn sie vorher der Meinung waren, das brauchen wir nicht.“
Der Prozess des INQA-Coachings war dabei durchaus anspruchsvoll. Ihn parallel zum Tagesgeschäft zu stemmen, sei nicht ohne, betont Wöhlke. „Das kostet erstmal Zeit und Geld. Denn man macht ja keinen Umsatz während eines Workshops. Darüber hinaus muss es sehr gut organisiert sein.“ Die Beschäftigten regelmäßig zusammenzuholen, sei nicht immer leicht. Denn manche seien auf Montage, andere vielleicht im Urlaub. Auch der vorgegebene Zeitrahmen für das Coaching sei sportlich gewesen.
In der Rückschau hat sich für Wöhlke und sein Team der Aufwand mehr als gelohnt: „Wir haben mit INQA-Coaching eine wichtige Reise begonnen und bereits mehrere Kontinente besucht, während andere noch das Ticket buchen. Dieses agile Mindset nehmen wir mit in die Zukunft“, so der Geschäftsführer.
Fazit: ein agiles Mindset, mehr Teamwork und eine bessere Fehlerkultur
Sich stets weiterzuentwickeln und offen für Neues zu sein, sei der entscheidende Motor: „Unseren Betrieb gibt es mittlerweile in der vierten Generation, weil wir uns regelmäßig fragen: Ist das, was wir gestern gemacht haben, auch morgen noch richtig? Dieser Wandel ist heute schneller denn je. Und das verlangt Agilität.“
Mit INQA-Coaching konnte das Unternehmen diese notwendige Agilität mit Leben füllen – und letztlich die Fehlerkultur und Zusammenarbeit im Betrieb stärken. „Scheitern muss erlaubt sein. Fehler passieren, um daraus zu lernen. Unsere Beschäftigten ermutigen wir heute mehr denn je, gemeinsam über Verbesserungen nachzudenken. Nur so können wir als Unternehmen langfristig erfolgreich bleiben.“ Eine gute Basis auch für die kommenden Generationen der Wöhlke Möbelmanufaktur.