Ulrich Winter muss schmunzeln, wenn er daran denkt, wie diffus und analog die Kindertagesstätten des Deutschen Roten Kreuz (DRK) Steinfurt noch vor ein paar Jahren gearbeitet haben: „Als wir ab 2022 vier neue Kitas übernommen haben, standen wir vor großen Herausforderungen, zudem kamen in diesem Jahr noch weitere vier Kitas dazu", erinnert sich der Prokurist. "Wegen der veralteten IT-Infrastruktur fiel es beispielsweise schwer, einen Überblick über die Fehltage der Kinder zu behalten und der Kontakt zu den Eltern lief nur übers Telefon. An Videokonferenzen war gar nicht zu denken.“ Um die Kitas fit für die Zukunft zu machen, absolvierten alle Einrichtungen gemeinsam das INQA-Coaching.

Stärkere Teams: „Gemeinsame Lösungen durch die Einbindung aller“

In Workshops und Einzelgesprächen half der INQA-Coach den Kitas zunächst, ihre Herausforderungen zu analysieren und gemeinsam mit Mitarbeiter*innen und Eltern Lösungen zu finden. Nach der Bestandsaufnahme war klar, dass zwei Bereiche im Fokus des Coachings stehen sollten: die Digitalisierung und die Verbesserung der Unternehmenskultur, mit dem Ziel den Erzieher*innen mehr Gehör und Wertschätzung zu schenken.

Kitaleitungen und Erzieher*innen diskutierten die Vorteile einer neuen technischen Infrastruktur. Sie wollten die Kommunikation mit den Eltern über Essensauswahl und Krankmeldungen vereinfachen und sich stärker zu Verwaltungs- und pädagogischen Themen austauschen. Nachdem alle Kitas ihre wichtigsten Bedürfnisse notiert hatten, erkannten sie schnell: Ein gemeinsames Tool ist die beste Lösung.

Um die optimale Lösung für den digitalen Kita-Alltag zu finden, haben die Mitarbeiter*innen verschiedene Geräte und Lösungen über einen längeren Zeitraum hinweg getestet.

Das Ergebnis: Heute verfügt jede Kita über Laptops und Tablets für die Mitarbeitenden. Diese ermöglichen Videokonferenzen, die Nutzung einer App für Verwaltungsaufgaben und einer für die Elternkommunikation. "Das vereinfacht die Verwaltung, die Zusammenarbeit im Team und den Austausch mit den Eltern enorm", freut sich Winter. Die Eltern-App ist dabei ein zentrales Werkzeug für die Elternkommunikation. Sie ermöglicht beispielsweise die Essensauswahl oder die Krankmeldung der Kinder.

Mehr als nur Technik: Vernetzung und Wertschätzung

Doch der sechsmonatige Coachingprozess reichte weit über die reine Digitalisierung hinaus. Es ging darum, die Unternehmenskultur zu verbessern und die Kitas als Organisationen zu etablieren, die sich ständig weiterentwickeln. Gemeinsam suchten die Teams, bestehend aus dem Coach, den Erzieher*innen und Kita-Leitungen, nach Lösungen für alltägliche Herausforderungen. Diese reichten von Lärmschutzmaßnahmen über die Kommunikation mit Eltern bis hin zu pädagogischen Fragestellungen. Um den Austausch zu fördern, etablierten die Kitas regelmäßige runde Tische. Hier diskutieren Erzieher*innen, Kita-Leitungen und der Kreisverband seit dem Coaching über Erfolge und Probleme. Das sorgt für ein offenes Miteinander: „Die Mitarbeiter*innen fühlen sich wertgeschätzt, da ihre individuellen Probleme ernstgenommen werden. Sie können ihre Anliegen einbringen und bekommen bei diesen Treffen Unterstützung", so Winter.

Die Kitas wurden auch miteinander vernetzt. Das INQA-Coaching hat eine zentrale Koordination geschaffen, die die Kita-Leitungen entlastet und Prozesse optimiert. "Der Kreisverband hat die Kitas zusammengebracht, sodass sie heute keine Einzelkämpfer mehr sind, sondern Teil eines großen Ganzen“, erklärt Winter. Dabei sei es wichtig gewesen, die Kita-Leitungen von Anfang an in die Prozesse einzubinden. "So konnten wir Lösungen finden, die zwar Standards festlegen, aber trotzdem individuell an jeden Betrieb anpassbar sind“.

Zufriedene Mitarbeiter*innen als Erfolgsfaktor

Die positive Wirkung des INQA-Coachings zeigt sich auch in der Fachkräftesicherung. "Wir haben im Vergleich zu anderen Kitas in der Region kaum Fluktuation von Mitarbeiter*innen", berichtet Winter. "Und wenn wir Stellen ausschreiben, sind diese meist schnell besetzt. Man kann sagen, dass wir einen guten Ruf als Arbeitgeber genießen."

Die Zahlen sprechen für sich: Der DRK-Kreisverband Steinfurt wächst weiter: Bis 2025 werden insgesamt 10 Kitas nach dem Konzept, da durch INQA-Coachnig erstellt wurde, arbeiten.

"Mit dem INQA-Coaching haben wir einen großen Schritt nach vorne gemacht", freut sich Ulrich Winter. "Die Digitalisierung erleichtert unsere Arbeit, die Abläufe sind effizienter und unsere Mitarbeiter*innen fühlen sich wertgeschätzt. Das macht uns stark für die Zukunft."