Eine wichtige Präsentation steht an und das Kind hat Fieber – was nun? Solche Situationen kennen berufstätige Eltern aus ihrem Arbeitsalltag nur zu gut. Die Notfallmamas GmbH bietet seit 2012 eine Lösung an: qualifizierte Betreuungspersonen, die kurzfristig einspringen können. "Die Idee entstand aus eigenem Bedarf heraus", erinnert sich Angela Schmidt, Gründerin und Geschäftsführerin des Unternehmens mit Hauptsitz in Hamburg. "Mein Mann war als Berater ständig unterwegs, und meine Mutter lebt am Bodensee – also weit weg."

Heute ist die Notfallmamas GmbH in mehreren deutschen Großstädten aktiv und bietet neben der Notfallbetreuung auch Ferienbetreuung für Kinder von Mitarbeitenden und Unterstützung für Kitas an.

Nach Corona: Neue Herausforderungen erfordern neue Strategien

Die Corona-Pandemie stellte das Unternehmen vor massive Herausforderungen. "Wir haben innerhalb von vier Wochen eine Online-Kinderbetreuung aus dem Boden gestampft", berichtet Schmidt. Obwohl dieser Service das Unternehmen durch die Krise trug, brachten wirtschaftliche Unsicherheiten neue Hürden mit sich. "Familienfreundliche Services sind leider oft die ersten, die dem Rotstift zum Opfer fallen – obwohl es vom Volumen her nicht viel ist", erklärt Schmidt. 2022 verzeichnete das Unternehmen erstmals einen deutlichen Umsatzrückgang.

Das INQA-Coaching kam für die Notfallmamas GmbH daher genau zur richtigen Zeit. "Wir wollten uns neu aufstellen, um zukunftsfähig zu bleiben", beschreibt Schmidt die Ausgangssituation. Im Fokus standen drei Bereiche: Marketing mit Konzentration auf KMU als Zielgruppe, effizienteres Personalmanagement und Verbesserung der internen Organisation.

Scrum-Methodik und agile Teams bringen frische Ideen

Gemeinsam mit dem INQA-Coach arbeitete ein Kernteam aus verschiedenen Unternehmensbereichen nach der Scrum-Methodik. "Was ich besonders geschätzt habe, waren die überschaubaren, kompakten Arbeitsschritte, die nicht den ganzen Arbeitsprozess aufhielten", erinnert sich Schmidt. "So konnten wir den Aufwand besser abschätzen und einplanen." Allerdings erwiesen sich die Urlaubszeiten als Herausforderung. Sie führten zu verzögerten Rückmeldungen – ein wichtiges Learning für künftige Projekte.

Digitale Lösungen optimieren Prozesse

Im Rahmen des Coachings wurden mehrere konkrete Maßnahmen umgesetzt. Ein zentraler Baustein war die Einführung eines neuen Recruiting-Tools, das den gesamten Bewerbungsprozess optimiert – von der Einreichung der Bewerbung bis zur Terminierung von Gesprächen. "Das war eine echte Arbeitserleichterung", freut sich Schmidt. "Wir bekommen jetzt nicht nur mehr, sondern auch deutlich bessere Bewerbungen und sparen dadurch Zeit."

Für die interne Kommunikation führte das Unternehmen ein Messengertool ein. "Das ist wirklich sehr angenehm, weil man sich dadurch viele E-Mails spart", berichtet die Geschäftsführerin. Zudem wurden die Mitarbeitendendaten strukturierter erfasst: "Jetzt wissen wir immer genau, wer wie kontaktiert werden möchte."

Im Marketingbereich setzte das Team verstärkt auf Social Media, insbesondere LinkedIn und Instagram. Dazu kamen Fachdossiers zum Thema betriebliche Kinderbetreuung und Praxisbeispiele von Unternehmen wie dem Bundesverband der deutschen Industrie, die als Referenzen dienen.

Überraschende Erkenntnis: Nicht alles wird gebraucht

Eine unerwartete Erkenntnis aus dem Coaching: "Unsere Mitarbeitenden legen weniger Wert auf Weiterbildungsangebote", berichtet Schmidt. "Das hat uns wirklich erstaunt." Viele der überwiegend erfahrenen Betreuungspersonen – oft pensionierte Fachkräfte oder Menschen, die den Beruf gewechselt haben – sehen den Fokus weniger bei Weiterbildung. Wichtiger seien regelmäßige Teammeetings und persönliche Treffen wie das jährliche Sommerfest." Daher setzen wir unsere Ressourcen künftig besonders beim Teambuilding ein", erklärt Schmidt.

Vernetzung als Schlüssel zum Erfolg

Eine besonders wirkungsvolle Maßnahme war die Gründung des Verbands der ergänzenden Kinderbetreuung e.V. "Ich habe festgestellt, dass viele kleine Anbieter*innen – meist von Frauen gegründet – große Angst vor Konkurrenz haben", berichtet Schmidt. "Meine Erfahrung ist aber eine ganz andere: Durch die Zusammenarbeit mit ähnlichen Unternehmen aus München, Frankfurt und Düsseldorf haben wir eine riesige Erleichterung erreicht und tatsächlich mehr Umsatz und Business generiert." Der Verband vernetzt Anbieter*innen mit Unternehmen, Kommunen und Einrichtungen, informiert über neue Trends und Studien und hat eine Community geschaffen, die sich mehrmals im Jahr trifft.

Positiver Trend für die Zukunft

Die Notfallmamas GmbH verzeichnet bereits positive Effekte des INQA-Coachings. Die Mitarbeitendenzahl steigt wieder, nachdem sie durch die Corona-Krise gesunken war. "Wir haben uns jetzt gut aufgestellt und sind für die Zukunft gerüstet", sagt Schmidt. Besonders die neuen Tools im Personalmanagement, die verbesserte interne Kommunikation und die Kooperationsstrategien tragen Früchte.

"Das INQA-Coaching hat uns geholfen, unsere Prozesse zu reflektieren und betriebsblinde Flecken zu erkennen", resümiert Angela Schmidt. "Wir haben jetzt die richtigen Werkzeuge, um auch in unsicheren Zeiten als familienfreundliche Dienstleistung erfolgreich zu sein."