Es sollte eigentlich ein Grund zum Feiern sein: Die Fusion zweier erfolgreicher Steuerkanzleien in Kiel war im Jahr 2023 vollzogen, das Büro im repräsentativen Stadthaus komplett renoviert, die neue gemeinsame Marke „Steuerhaus Kiel“ etabliert. Doch als Anika Päpcke für die Kanzlei die Bewertung als „exzellenter Arbeitgeber“ bei der Steuerberaterkammer beantragte – eine Auszeichnung, die sie als Einzelkanzlei problemlos erhalten hatte –, kam die Ernüchterung: Die Kammer lehnte den Antrag ab. Das Unternehmen war bei Themen wie Digitalisierung und Unternehmenskultur nicht gut genug aufgestellt.

„Das hat mich ziemlich frustriert“, erinnert sich die Steuerberaterin heute. Was als Rückschlag begann, wurde jedoch zum Startschuss für die Transformation mit INQA-Coaching.

Die Herausforderung der Fusion

Das 14-köpfige Team des Steuerhaus Kiel betreut heute erfolgreich den breiten Mittelstand – von Einzelpersonen mit ihrer Einkommensteuererklärung bis hin zu größeren Unternehmen und komplexen Erbschaftssteuerfällen. Doch der Weg dorthin war steinig. Anika Päpcke, seit neun Jahren selbständige Steuerberaterin, und Robert Hasewald, seit über 25 Jahren am Markt, hatten in ihren Einzelkanzleien bewährte, aber unterschiedliche Systeme entwickelt.

Der Arbeitsalltag in einer Steuerkanzlei zeigt, warum einheitliche Strukturen so wichtig sind: Täglich treffen elektronische Bescheide vom Finanzamt ein, Mandant*innen bringen ihre Buchhaltungsbelege – mal noch klassisch im Ordner, mal digital über das Portal. Parallel laufen Telefonate, Lohnabrechnungen müssen erstellt und Prüfungen bearbeitet werden. „Wenn man grundsätzlich Spaß beim Arbeiten am Schreibtisch hat, wird es eigentlich nicht langweilig“, beschreibt Päpcke die abwechslungsreiche Tätigkeit.

Besonders herausfordernd war die Mitarbeiter*innenstruktur: Eine erfahrene Belegschaft traf auf junge Kolleg*innen mit völlig anderen Erwartungen an digitale Arbeitsweisen. „Wenn eine Kollegin sagt: 'Das haben wir schon immer so gemacht', und eine neue Mitarbeiterin fragt: 'Was ist das denn hier für ein System?', sind Konflikte vorprogrammiert“, erklärt Päpcke die Ausgangslage in der Kanzlei.

Der Weg nach innen: Gemeinsame Werte als Fundament

Das INQA-Coaching begann mit einer grundlegenden Frage: „Wer ist das Steuerhaus Kiel eigentlich?“ Die beiden Partner*innen analysierten zunächst ihre unterschiedlichen Führungsstile und Arbeitsweisen. „Wir ticken sehr unterschiedlich, aber das ergänzt sich gut – wir bringen eben verschiedene Perspektiven in unsere gemeinsame Kanzlei ein“, so Päpcke über die Zusammenarbeit mit Robert Hasewald.

Der nächste Schritt führte das gesamte Team zusammen: Sowohl die Geschäftsführung als auch alle Mitarbeiter*innen entwickelten gemeinsam die Unternehmenskultur und das Leitbild der neuen Kanzlei. „Alle Mitarbeitenden schrieben auf: Wie wünschen wir uns die Zusammenarbeit? Was läuft gut, was muss sich ändern?“, beschreibt Päpcke den partizipativen Ansatz beim Coaching-Kick-off.

Das gemeinsam entwickelte Leitbild hängt heute auf einer Leinwand im Kopiererraum für die Mitarbeiter*innen, eine kompakte Version als Poster im Eingangsbereich für Mandant*innen und Besucher*innen. Zentrale Themen wie Wertschätzung und Ressourcenschonung wurden so zu gemeinsam getragenen Grundsätzen.

Digitalisierung als Generationenbrücke

Parallel zur Wertearbeit stand die Digitalisierung im Fokus des Coachings.

Die Transformation, die die Kanzlei gemeinsam mit der INQA-Coachin vorantrieb, war umfassend: Mandant*innenrechnungen gehen heute automatisch ins digitale Portal statt per Post abgeschickt zu werden, Bescheide werden elektronisch abgerufen und über ein Dokumentenmanagementsystem verarbeitet. Lohnabrechnungen können Mitarbeiter*innen der Kanzlei selbst digital abrufen – das aufwendige Eintüten und Verteilen gehört der Vergangenheit an.

Auch die Mandant*innenbetreuung wandelte sich grundlegend: Statt der traditionellen jährlichen Präsenztermine finden heute fast alle Gespräche online per Teams statt.

Nachhaltiger Erfolg durch kontinuierliche Entwicklung

Die umfassenden Veränderungen – von der gemeinsamen Werteentwicklung bis zur Digitalisierung der Arbeitsabläufe – zeigten schnell Wirkung. Das Team arbeitet heute einheitlicher, die Prozesse laufen reibungsloser, und das spricht sich herum: „Wir haben in den letzten anderthalb Jahren tolle Mitarbeiter*innen über Initiativbewerbungen gefunden. Unser Auftritt ist gut geworden“, freut sich Päpcke über die verbesserte Außenwirkung.

Die INQA-Coachin bestätigte dem Steuerhaus eine außergewöhnlich konsequente Umsetzung aller vereinbarten Maßnahmen. Um den eingeschlagenen Weg fortzusetzen, kommt sie auch jetzt, nach Ende der formellen Förderung, alle sechs Monate für einen Tag ins Steuerhaus. „Das ist für uns als Führungsebene wichtig – wir nehmen uns bewusst diese Zeit“, erklärt Päpcke das Engagement für kontinuierliche Weiterentwicklung.

Innovation als Dauerprojekt

„Wir haben noch sehr viele Ideen umzusetzen und sehr viel Spaß daran“, blickt Päpcke optimistisch in die Zukunft. Aktuell arbeitet das Team an elektronischen Kassenmeldungen für Mandanten und überlegt sogar, einen IT-Spezialisten einzustellen, der sich ausschließlich um die Optimierung von Schnittstellen kümmert.

INQA-Coaching hat dem Steuerhaus Kiel nicht nur geholfen, zwei Kanzleien erfolgreich zu fusionieren, sondern auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung etabliert – eine wichtige Grundlage in einem Beruf, der sich durch Digitalisierung und gesetzliche Neuerungen ständig wandelt.