Seit 2016 leiten Philipp Mikloweit und sein Kollege Oliver Bahtke das veloCenter Kiel. Zuvor arbeiteten beide bereits mehrere Jahre in dem Fahrradhandel, bevor sie den kleinen Laden mit fünf Mitarbeitenden übernahmen. Schnell wurde klar: Der Standort genügte den wachsenden Ansprüchen an Service und Beratung nicht mehr. „Wir haben irgendwann gemerkt, dass wir in den Räumlichkeiten nicht das umsetzen können, was wir uns von einem Fahrradladen vorstellen“, sagt Mikloweit.

Wachstum bringt neue Herausforderungen

Mikloweit und Bahtke zogen 2020 mit ihrem Fahrradladen an einen neuen, größeren Standort. Dort beschäftigen Sie auf 700 Quadratmeter ein Team von 19 Mitarbeitenden. Doch der Start in die neue Ära fiel mitten in die Corona-Pandemie, die die Fahrradbranche veränderte. Eine stark gestiegene Nachfrage und Lieferengpässe stellten das Team vor Schwierigkeiten. Gleichzeitig zeigte sich, dass die bewährten Prozesse am großen Standort nicht mehr funktionierten. „Wir haben festgestellt: Wir brauchen professionelle Unterstützung“, so Mikloweit.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, startete das veloCenter zunächst mit dem ESF Plus-Förderprogramm unternehmensWert:Mensch, dem Vorgängerangebot von INQA-Coaching. Im Mittelpunkt standen die Themen Führung, Personalmanagement und Wissensvermittlung. Mit INQA-Coaching ging das Unternehmen 2023 noch einen Schritt weiter: Aufgabenverteilung, Abläufe und Strukturen im veloCenter wurden auf den Prüfstand gestellt.

Rollenverteilung schafft Entlastung

Eine zentrale Erkenntnis: Geschäftsführer Philipp Mikloweit war zu stark ins operative Geschäft eingebunden, eine klare Rollen- und Aufgabenverteilung fehlte. „Ich habe immer gedacht, ich muss überall mitmachen und dabei sein“, erzählt er. Dies führte zu Mehrarbeit und schließlich zu persönlicher Überlastung: Mikloweit fiel ein halbes Jahr aus.

Das Coaching half dabei, klare Strukturen zu schaffen und Verantwortlichkeiten neu zu definieren. Mikloweit und Bahtke führten eine Werkstatt- und Teamleitung ein. Dadurch wurden die Führungsaufgaben im Team verteilt und die Geschäftsführer entlastet. Auch die Mitarbeitenden profitierten: „Ich konnte viele Aufgaben abgeben. Dadurch ist es auch für die Beschäftigten leichter geworden, weil ich nicht mehr dazwischenfunke“, so Mikloweit.

Digitale Tools optimieren Abläufe

Das Coaching zeigte zudem: Eine bessere Übersicht über Tätigkeiten und Auftragsstatus war nötig. Die Lösung: Ein Intranet dient nun als zentraler Punkt für Aufgabenplanung und Wissensmanagement (Wikis). Wenn Mitarbeitende eine Frage haben, ist dieses nun die erste Anlaufstelle.

Es wird ergänzt durch ein neues Beratungs- und Servicekonzept, das auf Online-Terminbuchungen und eine detaillierte Vorbereitung der Beratungsgespräche setzt. Kund*innen erhalten vorab einen Fragebogen. So können die Verkäufer*innen das passende Rad für die Beratung vorbereiten. Ziel sind maximal zwei Kundenkontakte (Beratung und Abholung), was den Prozess für Kund*innen und Mitarbeiter*innen stressfreier macht. Auch in der Werkstatt gibt es feste Abgabetermine, um Wartezeiten zu vermeiden und die Annahme zu strukturieren.

Von Skepsis zu Akzeptanz: Mitarbeitende einbinden

Ein wichtiger Bestandteil des Coaching-Prozesses war es, die Belegschaft aktiv einzubinden. In Arbeitsgruppen, beispielsweise für den Werkstattbereich, analysierten die Mitarbeitenden Stärken und Schwächen und erarbeiteten Verbesserungskonzepte. Dies geschah unabhängig von der Führungsebene und erleichterte es den Beschäftigten, sich einzubringen.

Die anfängliche Skepsis wich schnell der Akzeptanz, als die ersten Erfolge sichtbar wurden. „Je stärker die Mitarbeitenden eingebunden waren und Erfolge erlebten, desto größer war die Motivation, den Wandel mitzutragen.“, so Mikloweit.

Der Umsatz stieg und die Beschäftigten berichten von weniger Stress. „Viele sagen, sie können nach Feierabend besser abschalten – das war früher nicht so.“, freut sich Mikloweit. „Gleichzeitig befinden wir uns da immer noch im Prozess. Veränderung braucht Zeit.“ Regelmäßige Feedbackrunden sorgen dafür, dass aktuelle Themen direkt angesprochen und Probleme schnell gelöst werden können.

Investition in die Zukunft

Um Veränderung herbeizuführen, ist ein Blick von außen unerlässlich, findet der Geschäftsführer. „Es ist sehr praktisch, wenn jemand Externes kommt. Er kennt den Laden nicht und kann besser fragen: Wieso macht ihr die Sachen eigentlich so?“ Indem man über die Oberfläche hinausblickt und das Gesamtbild betrachtet, könne man die wahren Probleme finden.

Philipp Mikloweit sieht das Coaching als eine wertvolle und langfristige Investition: „Die gewonnenen Erkenntnisse und Optimierungen können wir auch in den nächsten 20 Jahre weiter nutzen.“ INQA-Coaching habe wichtige Impulse und dem veloCenter die notwendigen Werkzeuge an die Hand gegeben. „Dies gilt es weiterzuführen.“