Kompetenz 2 Minuten Lesezeit Vom Si­lo-Den­ken zur Zu­sam­men­ar­beit: IT-Un­ter­neh­men up to da­ta op­ti­miert Pro­zes­se mit IN­QA-Coa­ching Startseite Angebote INQA-Coaching
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  • Durch INQA-Coaching konnten sogenannte Silos identifiziert werden – also Abteilungen mit wenig Austausch untereinander, was wiederrum zu erschwerter Zusammenarbeit führte. Gemeinsam mit den Coaches entwickelte das Team Lösungen, um die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern.
  • Die Einführung einer Company Guideline (Unternehmensrichtline) erleichtert die Prozessnavigation für Mitarbeitende, spart Zeit und stellt sicher, dass Wissen für alle Mitarbeitenden besser zugänglich ist.
  • Im Coaching nahm sich das Team vor, künstliche Intelligenz (KI) stärker zu nutzen und digitale Abläufe voranzutreiben: das bringt mehr Effizienz und Innovation hervor.

Die up to data GmbH in Wörrstadt, Rheinland-Pfalz, entwickelt hochspezialisierte Laborsoftware für die chemische und pharmazeutische Industrie. Obwohl vieles bereits funktionierte, sah das Unternehmen an mehreren Stellen noch Verbesserungsmöglichkeiten.

„Wir haben festgestellt, dass wir zwar gut zusammenarbeiten, aber oft das tiefere Verständnis für die Prozesse anderer Abteilungen fehlte. Das wollten wir ändern“, erklärt Sabrina Maiherzyk, Administration Central Services Manager beim Unternehmen up to data.

Über die Jahre waren Silos zwischen den Abteilungen entstanden (Im Arbeitskontext bedeutet „Silodenken" die Tendenz von Abteilungen oder Teams, isoliert zu arbeiten und Informationen nicht mit anderen Bereichen zu teilen). Vor diesem Hintergrund stellte sich die Frage, wie das Unternehmen seine Potenziale voll ausschöpfen und gleichzeitig die Zusammenarbeit weiter verbessern kann. Um Antworten darauf zu finden, entschied sich up to data das Förderprogramm INQA-Coaching zu nutzen.

Integration von Künstlicher Intelligenz

Mit INQA-Coaching wollte die up to data GmbH auch Künstliche Intelligenz stärker in ihre Arbeitsabläufe integrieren: „Es war uns besonders wichtig, die Mitarbeitenden von Anfang an einzubinden, um mögliche Bedenken oder Vorurteile gegenüber KI abzubauen und Vertrauen in die neuen Technologien zu schaffen“, sagt Sabrina Maiherzyk.

Digitaler Kickstart: Drei Säulen für mehr Effizienz

Geplante Einführung der OKR-Methode:
Mit der agilen Führungsmethode „Objectives and Key Results“ (OKR) sollen Ziele und Fortschritte transparent gemacht werden. Über ein digitales OKR-Board werden alle Mitarbeitenden einen Überblick über Aufgaben und deren Status erhalten.
Interaktive Company Guideline:
Das bisherige Qualitätsmanagement-Handbuch (QM) wurde durch eine interaktive Plattform ersetzt. Diese neue Guideline stellt alle Prozesse übersichtlich dar und unterstützt Mitarbeitende im Alltag sowie beim Einstieg ins Unternehmen. „Das neue System spart Zeit und sorgt dafür, dass Wissen zentral zugänglich ist – besonders beim Onboarding neuer Kolleg*innen ein großer Gewinn“, sagt Maiherzyk.
Innovationsgremium:

Ein neues Gremium soll ins Leben gerufen werden, das den Markt kontinuierlich nach zukunftsweisenden Entwicklungen absucht. Im Rahmen dieser Maßnahme sollen der Geschäftsführung zukünftig passende KI- und Digitalisierungslösungen empfohlen werden.

Viele Mitarbeitende setzten sich bereits mit KI auseinander

Von Anfang an wurden die Mitarbeitenden aktiv in den Coaching-Prozess eingebunden. Besonders erfolgreich waren Workshops zu verschiedenen KI-Tools wie GitHub Copilot oder ChatGPT, die von Mitarbeitenden für Mitarbeitende organisiert wurden. „Wir waren überrascht, wie offen unsere Mitarbeitenden für die anstehenden Veränderungen waren und wie viel Wissen zu KI bereits intern vorhanden war“, berichtet Maiherzyk. „Die Begeisterung und das Interesse führten sogar zu einem Highlight: einem ‚Mitarbeiter-für-Mitarbeiter‘-Workshop.“

Erste Erfolge stellten sich schnell ein

Während des Coachings brachte die OKR-Methode gute Ergebnisse. Im Laufe des Jahres 2025 soll sie nun implementiert werden. In Zukunft wird die Methode dabei helfen, Ziele und Fortschritte zu visualisieren und den Wissensaustausch zwischen den Abteilungen weiter zu stärken. Agile Werkzeuge wie Daily Stand-ups und Retrospektiven helfen dabei, Prozesse laufend zu verbessern. Auch die interaktive und praxisnahe Company Guideline zeigt nach der Einführung großes Potenzial. Sie ersetzt das bisherige QM-Handbuch, das wesentlich umfangreicher und textlastiger war. So sparen Mitarbeitende Zeit, und wichtiges Wissen liegt nicht länger nur bei Einzelnen, sondern ist für alle zugänglich.

up to data setzt auch in Zukunft auf Innovation

Das Unternehmen up to data hat durch das INQA-Coaching einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Zukunft gemacht. Die Einführung der OKR-Methode und der interaktiven Company Guideline legte die Grundlage für eine effizientere Zusammenarbeit und eine vom Miteinander geprägte Unternehmenskultur. Gleichzeitig förderte KI die Innovationskraft des Unternehmens. „Die positiven Veränderungen wollen wir nachhaltig in unsere Unternehmenskultur verankern. INQA-Coaching hat uns die nötigen Impulse gegeben, um als Team und Unternehmen weiter zu wachsen“, resümiert Maiherzyk. „Ich würde anderen Unternehmen empfehlen, sich Zeit für kreativen Austausch zu nehmen und neue Ansätze mutig auszuprobieren.“

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