Eine Praxisverwaltung ohne Karteikarten, ein neues Abrechnungssystem und ein Team, in dem die neuen und langjährigen Mitarbeitenden eng zusammenwachsen – so lautet die erfolgreiche Zwischenbilanz von Dr. Sabine Langhans nach ihrem INQA-Coaching. „Ich möchte Papier komplett aus meiner Praxis verbannen“, betont sie. Die Kölner Zahnärztin führt ihre Praxis in Longerich seit über 35 Jahren und beschäftigt zehn Mitarbeiter*innen – langjährige Fachkräfte, neue Teammitglieder und geringfügig Beschäftigte.

Digitalisierung und Teambuilding

Die Praxis stand vor zwei zentralen Herausforderungen: Zum einen wollte Langhans die Praxisprozesse – von der Buchhaltung über die Dokumentation bis zur Materialwirtschaft – umfassend digitalisieren. Zum anderen kamen zwei neue Mitarbeiterinnen hinzu, deren Wissensstand nicht mit dem der langjährigen Angestellten übereinstimmte. „Am Anfang war es wirklich nicht leicht, das Team für die neuen Prozesse zu begeistern und ihnen gleichzeitig zu vermitteln, dass ihre bisherige Arbeit trotzdem wertgeschätzt wird“, erinnert sich Langhans. Ebenfalls herausfordernd war es, eine Zahnärztin aus Aserbaidschan in das Team einzubinden, die als sogenannte Stuhlassistentin arbeitet, weil sie noch nicht über die deutsche Zulassung verfügt. Um all diese Veränderungsprozesse anzustoßen, fehlte Langhans, die vorwiegend mit der Behandlung der Patient*innen beschäftigt ist, schlicht die Zeit. Externe Unterstützung war daher unerlässlich.

Vertraute Hilfe für neue Wege

Ein wichtiger Aspekt war eine neutrale Beratung von Außen: „Einfach beim Chef anzuklopfen und zu sagen: Ich hätte da mal eine Idee – das ist schon eine Schwelle“, erklärt Langhans, „wenn das jemand Externes anspricht, ist das einfacher.“ In Einzelgesprächen wurden Mitarbeiter*innen individuell begleitet und konnte in einem geschützten Rahmen Bedenken und Ideen äußern. Ergänzend fanden Gruppensitzungen mit Brainstorming statt, in denen über Herausforderungen wie z. B. fehlende EDV-Kenntnisse gesprochen und Lösungen dafür gefunden wurden. Eine Praxisfortbildung zur Abrechnung brachte das gesamte Team schließlich auf den gleichen Wissensstand.

Effizienz schafft mehr Zeit für die Behandlung

Die Vorteile der Digitalisierung waren bald spürbar: kürzere Wege, schnellere Zahlungseingänge und mehr Zeit für die Patient*innen. „Die Mitarbeiterinnen müssen nicht mehr zwischen Behandlungsraum und Rezeption hin- und herlaufen. Man kann das jetzt alles direkt im Zimmer am Laptop regeln“, erklärt Langhans.

Ein wichtiger Schritt war die Zusammenarbeit mit einer neuen Abrechnungsfirma, die digitale Prozesse ermöglichte. „Dadurch machen wir jetzt auch die Patient*innenaufnahme und die Anamnesebögen am Computer“, erläutert Langhans. „Die Patient*innen können die Dokumente bereits zu Hause herunterladen und uns die Informationen online zukommen lassen.“ Das Feedback ist überwiegend positiv: „Die meisten sagen: Das ist ja super, dann können Sie mir Aufklärungsbogen, Einverständniserklärung, Rechnung direkt mailen und ich muss keinen dicken Briefumschlag mit Dokumenten mit nach Hause nehmen. Mit dem übersandten QR-Code kann ich direkt überweisen“, berichtet die Zahnärztin.

Von der Skepsis zum Wir-Gefühl

Anfängliche Vorbehalte im Team gegenüber den neuen Prozessen wurden gezielt abgebaut. Langhans setzt dabei auf Wertschätzung gegenüber den Mitarbeiterinnen: „Ich bin so dankbar, dass ich sie im Team habe und dafür, was sie alles können.“ Dieser Ansatz zahlte sich aus: „Die Mitarbeiter*innen unterstützen und vertreten sich gegenseitig und koordinieren ihre Aufgaben inzwischen weitestgehend selbstständig“, berichtet die Praxisleitung.

Auch die Angestellte mit aserbaidschanischer zahnärztlicher Ausbildung ist jetzt Teil des Teams: „Inzwischen sind alle – ich würde fast sagen – ein Herz und eine Seele. Das funktioniert jetzt wirklich gut, hat aber einige Zeit gedauert", sagt Langhans.

Die Wahrnehmung des Coachings im Team hat sich gewandelt: War früher die Sorge groß, dass wir beim Coaching „wieder was finden“, haben heute alle das Verständnis, dass die gefundenen Punkte stets positiv für die Praxis sind. „Die gestiegenen Umsätze kommen uns auch allen zugute“, erklärt die Zahnärztin.

Kompetente Begleitung, klares Ziel

Langhans empfiehlt das INQA-Coaching im Kolleg*innenkreis aktiv weiter. „Ich höre immer von Kolleg*innen: INQA-Coaching, hab‘ ich noch nie gehört. Wo gibt es das?“ Die Zahnärztin wird die im INQA-Coaching gestarteten Prozesse auf jeden Fall fortsetzen, um möglichst bald eine vollständig papierlose Praxis zu führen. Ein Versuch, alte Blanko-Karteikarten an Kolleg*innen abzugeben, scheiterte. „Ein positives Signal“, findet Langhans. „Dass ich keine Abnehmer gefunden habe, zeigt ja, dass auch viele andere bereits an papierlosen Prozessen arbeiten.“