Auf dem Schreibtisch von Kerstin Bode liegen heute keine Briefmarken mehr. Früher brauchte ihr Entsorgungsunternehmen davon jede Menge – für 6.000 Rechnungen im Jahr. Heute läuft fast alles digital. „Ich hätte nie gedacht, dass wir das hinbekommen", sagt die Unternehmerin aus Salzhausen bei Lüneburg. „Vor allem nicht so."

Das „so" ist entscheidend. Denn Bode hat die digitale Transformation nicht allein gestemmt – ihre Mitarbeiterinnen und INQA-Coaching waren entscheidend für diesen Erfolg.

Fünf Frauen kümmern sich in ihrem Betrieb um Büro und Verwaltung, während 15 Fahrer draußen unterwegs sind. Die Frauen haben unterschiedliche Vorkenntnisse, manche sind kurz vor der Rente, andere junge Mütter in Teilzeit. „Ich hatte Angst, sie zu überfordern", gibt Bode zu. Die Realität sah allerdings anders aus.

Es ist der 14. Januar 2026 in Hannover, als Frau Bode genau diese Geschichte beim dritten Netzwerktreffen der INQA-Beratungsstellen erzählt. Knapp 40 Erstberater*innen sind gekommen, das gesamte INQA-Coaching-Team und Fabian Langenbruch vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) sind vor Ort.

Als Highlight sind in diesem Jahr zum ersten Mal auch drei Unternehmer*innen dabei, deren Branchen auf den ersten Blick wenig gemeinsam haben: Container, Dächer, Cocktails.

Alle drei haben INQA-Coaching genutzt, das Förderprogramm für kleine und mittlere Unternehmen. Bis zu zwölf Beratungstage über maximal sieben Monate, 80 Prozent der Kosten werden gefördert – möglich gemacht durch ESF Plus und das BMAS.

Das besondere an diesem Coaching-Modell: Anders als bei klassischer Unternehmensberatung stehen nicht nur Geschäftsführung und Strategie im Fokus, sondern die Mitarbeitenden werden aktiv in den Prozess eingebunden.

E-Rechnung als Weckruf

Als die Bereitstellung von E-Rechnungen gesetzlich verpflichtend wurde, wusste Bode: Jetzt brauchen wir den Blick von außen: „Ich hatte das selbst noch nicht verstanden", erinnert sie sich. Über eine frühere Förderung kannte sie bereits unternehmensWert:Mensch, das Vorgängerprogramm von INQA-Coaching. „Ich wusste: allein schaffe ich das nicht. Und ich wollte auch nicht, dass am Ende meine Mitarbeiter*innen sagen: Frau Bode hat das alles im Alleingang entschieden."

Eine Coachin kam ins Unternehmen, sprach mit dem Team. Beim Kick-off die Ansage: „Hier ist Raum. Jeder darf sagen, was fehlt, was nervt, was besser werden muss." Dieser Ansatz brachte schnelle Ergebnisse: Die Mitarbeiterinnen deckten Probleme auf, die Kerstin Bode gar nicht auf dem Schirm hatte. Die digitale Schnittstelle zur Waage funktionierte beispielweise nicht richtig. Die Warenwirtschaft war eine eigene Baustelle.

„Sie haben das alles schon lange im Kopf gehabt", sagt Bode heute. „Sie hat nur nie jemand gefragt."

Die Mitarbeiter*innen arbeiteten in Tandems – eine mit Fachwissen, eine ohne. Sie kontaktierten selbst den Steuerberater, sprachen mit dem Warenwirtschaftsprogramm-Anbieter, testeten, verwarfen, fingen neu an. Bode hielt sich raus. „Sie mussten das Gefühl haben: Das ist unser Projekt."

Heute läuft es nicht nur bei den E-Rechnungen rund. Die erste digitale Inventur ist abgeschlossen. Die Mitarbeiterinnen treiben neue Themen selbst voran. „Die sind richtig stolz", sagt Bode. „Das hat sie zusammengeschweißt. Wir haben keine Briefmarken mehr“, erklärt Kerstin Bode bei der Veranstaltung in Hannover.

Im Handwerk geht's voran

In Neustadt entdeckte Petra Dammann ähnliche Potenziale, zum Beispiel bei den 40 Mitarbeitenden in Dachdeckerei und Zimmererei – aber auch bei digitalen Tools, die niemand richtig nutzte. „In stressigen Situationen fielen alle in gewohnte Prozesse zurück", erzählt die Mitarbeiterin der Geschäftsführung. „Zettelwirtschaft, Nachfragen, Doppelarbeit."

Dammann, diplomierte Pädagogin, wusste: „Es bringt nichts, wenn die Chefetage plant und die Mitarbeitenden nicht mitnimmt. Das Warum muss klar sein."

Also organisierte sie ein Coaching rund um das Thema Digitalisierung. Alle Mitarbeitenden waren dabei. Von der Kundenanfrage über die Baustelle bis zur Schlussrechnung, jeder Schritt wurde durchleuchtet.

„Anfangs waren ich und die Führungskräfte skeptischer als die Mitarbeitenden", berichtet sie. Doch dann entwickelte das Team eigene Lösungen. Heute buchen die Mitarbeitenden ihre Stunden per App auf der Baustelle, digitale Rechnungen generieren sich automatisch. Die Führungsebene ist entlastet, das Team arbeitet eigenständiger.

Dammanns wichtigste Erkenntnis: „Jede*r Mitarbeiter*in sollte sich fühlen wie ein eigenes kleines Unternehmen. Wenn wir mitgestalten lassen, arbeiten die Angestellten anders." Nach 20 Jahren konsequenter Personalarbeit kann sie sagen: „Bei uns spüren wir den Fachkräftemangel nicht.“

Wenn viele Nationen zusammenarbeiten

Vor einer komplexen Herausforderung stand auch Chi Trung Khuu. Seine LieblingsBar in Hannover ist Teil der LieblingsFamilie – fünf gastronomische Betriebe, 65 Mitarbeitende. Nach der Covid-19-Pandemie das große Problem: Akuter Fachkräftemangel, ehemalige Mitarbeitende kamen nicht mehr zurück. Seine Lösung: Azubis aus Vietnam, Indonesien und Thailand.

Doch das Onboarding war chaotisch. Unterschiedliche Sprachniveaus, kulturelle Missverständnisse, bürokratische Hürden bei der Visabeschaffung und in der Kommunikation mit der Ausländerbehörde „Ich wusste, das muss strukturierter werden", sagt Khuu. Im INQA-Coaching bildete er ein „Lab-Team" – Mitarbeitende und Azubis verschiedener Ausbildungsjahre entwickelten mehrsprachige Schulungsunterlagen und digitale Prozesse.

Ein Moment ist der Coachin besonders in Erinnerung geblieben: Eine vietnamesische Mitarbeiterin war im Team-Prozess überfordert, sagte zu allem immer „Ja". „Dabei war klar, dass sie viele Dinge doch nicht so richtig verstanden hatte. Wir haben sie rausgenommen aus der Runde und anders als Expertin eingebunden. Dort ist sie aufgeblüht", erklärt die Coachin. „Das war individuelle Sensibilität, die das Projekt brauchte."

Heute ist das Onboarding strukturiert, die Azubis starten besser in ihre Arbeit. Ihnen wird eine Wohnung zugewiesen und sie haben mehrere Wochen vor dem Arbeitsbeginn Zeit sich in Hannover einzuleben und zurechtzufinden. Mehr noch: Khuu plant die „LieblingsAkademie" – eine Plattform für Weiterbildung mit Fokus auf Persönlichkeitsentwicklung. „Berufsvorbereitung ist wichtig, aber ich muss den Menschen auch zeigen, wie sie langfristig in Deutschland ankommen", sagt er.

Investition, die sich auszahlt

„Zwölf Coachingtage klingt nach viel", sagt Elisabeth Hessedenz von der INQA-Beratungsstelle Saarland. Sie ist eine der Lotsinnen, die Unternehmen den Weg zum Coaching ebnen. „Aber die Geschäftsführung muss oft nur bei Kick-off, Auswertung und Abschluss dabei sein. Das Projektteam arbeitet während des Coachings etwa zwei Stunden pro Woche." Gerade für KMU macht das den Unterschied: Der Betrieb läuft weiter, während das Team an der Zukunft arbeitet.

„Wir investieren Zeit für die Mitarbeiter*innen – die Berater*innen werden vom Bund bezahlt", fasst Khuu zusammen. Hessedenz erinnert sich an einen Geschäftsführer, der vor INQA-Coaching sagte: „Ich habe einen fünfstelligen Betrag in Beratungen gesteckt, nichts hat wirklich etwas gebracht." Am Ende des INQA-Coachings war sein Fazit allerdings: „Ich hätte niemals geglaubt, dass meine Mitarbeiter sich so motiviert einbringen."

Arbeitskultur als Erfolgsfaktor

Fabian Langenbruch betont beim Netzwerktreffen in Hannover: „Das Programm heißt bewusst nicht Digitalisierungs-Coaching. Es geht um Arbeitskultur, Wissensmanagement und die Qualität der Arbeit." Gerade angesichts des demografischen Wandels – die Babyboomer gehen in Rente – und der rasanten Entwicklung durch KI bleibe Fachkräftesicherung zentral. „Arbeitskultur hilft ungemein, Mitarbeitende zu finden und vor allem auch zu binden."

Alle drei Unternehmen berichten von einem echten Kulturwandel. Bei Bode treiben die Mitarbeiterinnen neue Themen selbst voran. Bei Dammann übernehmen Mitarbeitende Führungsverantwortung in ihren Bereichen. Bei Khuu entsteht eine Willkommenskultur, die internationale Fachkräfte langfristig bindet.

„Die neue Generation will mitgestalten", sagt die Coachin des Containerbetriebs. Dammann ergänzt: „Es ist schlimmer, mit Angst abends nach Hause zu gehen, als sich zu öffnen und zu sagen: Ich brauche Unterstützung." Und Bode fasst zusammen: „Ich wünschte, mehr Unternehmen würden das Coaching absolvieren. Ich habe nur Vorteile davon."

In Hannover, am Ende des Netzwerktreffens, tauschen die Erstberater*innen Erfahrungen aus, Coaches diskutieren, Unternehmer erzählen weiter. Das Fazit des Tages passt auf einen Satz, den die Coachin der LieblingsBar mitgibt: „Es lohnt sich."

Container, Dächer, Cocktails – drei Branchen, eine Erkenntnis: Mitarbeitende können mehr, als man denkt. Man muss sie nur lassen.