AgilKom

Der digitale Wandel der Arbeitswelt beeinflusst auch die Arbeitsprozesse in öffentlichen Verwaltungen, z. B. in Kommunen, Landes- und Bundesbehörden. Im INQA-Lern- und Experimentierraum AgilKom wird mit agilen Methoden erprobt, wie der öffentliche Sektor neue Arbeitsweisen anwenden kann, um den gestiegenen Anforderungen an Flexibilität, Effizienz und Service gerecht zu werden.

Projektziel

In betrieblichen Lern- und Experimentierräumen will AgilKom Lösungen entwickeln, mit denen die öffentliche Verwaltung die technologischen und organisationalen Veränderungsprozesse bewältigen und für sich nutzen kann. Ziel ist es, flexibler, effizienter und bürgernäher zu arbeiten – durch agile Strukturen. Außerdem soll das Förderprojekt Erkenntnisse liefern, welche zentralen Prinzipien der agilen Organisation auf den öffentlichen Sektor übertragen werden können.

Arbeitsweise

Bei zwei kommunalen Partner*innen – der Stadt Essen und dem Kreis Soest – werden Experimentierräume („Innovationslabs“) eingerichtet. Dort wird in interdisziplinären, hierarchie- und organisationsübergreifenden Teams gearbeitet, die ein Ausprobieren und neue Arbeitskonstellationen ermöglichen. Dabei werden agile Methoden eingesetzt und angepasst, die in anderen Kontexten bereits empirisch erforscht und erfolgreich angewendet werden, z. B. Design Thinking, konstruktive Kontroverse, Szenariomethoden oder Zukunftswerkstätten.

Steckbrief

Projektträger*in:

  • FOM Hochschule für Ökonomie & Management gemeinnützige Gesellschaft mbH, Essen

Wissenschaftliche Projektpartner*innen:

  • Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg, Institut I – Bildung, Beruf und Medien, Magdeburg

Projektpartner*innen aus der Praxis

  • Kreis Soest und Personalrat des Kreises Soest, Soest
  • Stadt Essen und Personalrat der Stadt Essen, Essen
  • Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft, Berlin
  • Deutscher Landkreistag, Dezernat II, Berlin

Projektlaufzeit:

01.11.2018 – 31.10.2021

Projektwebsite:

https://www.fom.de/forschung/institute/ifpm-institut-fuer-public-management/projekte.html#!acc=experimentierraeume-in-der-agilen-verwaltung-agilkom

Aktuelles aus dem Projekt

Erste Projektphase: Herausforderungen im öffentlichen Sektor

Zum Projektauftakt wurde analysiert, mit welchen Herausforderungen öffentliche Verwaltungen durch den digitalen Wandel konfrontiert sind. Am Beispiel der Digitalisierungspläne der beteiligten Kommunen, Stadt Essen und Kreis Soest, zeigten sich dabei mehrere Themen wie die Digitalisierung von Serviceleistungen für Bürger*innen, die Pilotierung neuer Zugangssysteme zum öffentlichen Personennahverkehr, die Bereitstellung von Open-Data-Plattformen oder die Implementierung der E-Akte. Da in einzelnen (Teil-)Projekten agile Methoden eingesetzt werden, wurden zuerst Methoden-Workshops zu agilen Arbeitsformen (z. B. Design Thinking) durchgeführt. Darüber hinaus wurde die partizipative Erarbeitung eines neuen Führungskonzepts mit Elementen der agilen Führung als ein künftiger Schwerpunkt festgelegt.

Zweite Projektphase: Projektauswahl für die Experimentierräume

In verschiedenen Workshops wurden geeignete Projekte beim Kreis Soest und in der Stadt Essen identifiziert, die in den Experimentierräumen als Prototypen bearbeitet werden sollen. Die Stadt Essen wählte einen Teilprozess im Rahmen der Entwicklung eines digitalen Serviceportals aus. Der Kreis Soest identifizierte mehrere Teilprojekte, u. a. im Bereich der Arbeitsorganisation und des Personalmanagements. Außerdem wurde in der zweiten Projektphase eine „Innovationsellipse“ eingeführt: In Workshops kommen die Beteiligten aus Verwaltungspraxis und Wissenschaft zusammen, um gemeinsam innovative Ideen zu diskutieren. Die erste Innovationsellipse fand Ende November 2019 am FOM-Hochschulzentrum in Essen statt. Neben Projektträger*in und den Projektpartner*innen waren auch Vertreter*innen der Städte Bremen, Freiburg und Magdeburg, des Bundesverwaltungsamtes, des Erzbistums Köln sowie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) vor Ort. Im Fokus stand die Frage, welche Erfahrungen öffentliche Organisationen beim Einsatz agiler Arbeitsformen und Methoden gesammelt haben und welche Erkenntnisse für andere Verwaltungen abgeleitet werden können.

Dritte Projektphase: erste Praxiserfahrungen mit agilen Methoden

In Methoden-Workshops für verschiedene Abteilungen des Kreises Soest und der Stadt Essen begann das praktische agile Arbeiten: Mit der Kanban-Methode wurden die Arbeitsschritte an einem physischen Board oder mit einem digitalen Tool geclustert („to do“, „doing“, „done“) dargestellt. Das schafft Transparenz und hilft, Arbeitsaufgaben in einem planbaren Tempo abzuarbeiten sowie Arbeitsprozesse kritisch zu hinterfragen. Beim Einsatz der Design-Thinking-Methode hat sich gezeigt, dass sich damit Verwaltungsprozesse interdisziplinärer gestalten und die Perspektive der Bürger*innen stärker berücksichtigen lässt. Die Praxispartner*innen analysierten daher einzelne Kundenkontaktpunkte, z. B. auf der Homepage der Verwaltung, über das Serviceportal oder als direkter Kontakt mit den Sachbearbeiter*innen im Bürgeramt. So wurde untersucht, welche Bedürfnisse die Kund*innen haben, aber auch welche Ansprüche die Mitarbeiter*innen an die Verwaltungsprozesse stellen.

Vierte Projektphase: Pandemie-Erfahrungen und Zwischenbilanz im Kreis Soest

Aufgrund der Coronavirus-Pandemie mussten die Praxispartner*innen innerhalb kurzer Zeit organisatorische und technische Herausforderungen bewältigen, z. B. IT-Infrastruktur für mobiles Arbeiten bereitstellen. Ein erstes Fazit: Viele der durch die Pandemie erzwungenen neuen Arbeitsweisen haben sich bewährt und sollen beibehalten werden. Um die Erfahrungen während der Krise systematisch zu reflektieren, hat das Projekt AgilKom zudem eine Handlungsempfehlung für das agile Instrument der Retrospektive erarbeitet. Sie ermöglicht, dass Arbeitsgruppen die Zusammenarbeit, Entscheidungen und Ergebnisse kritisch hinterfragen und bewerten können. Außerdem wurde im Kreis Soest Zwischenbilanz gezogen: Mithilfe von qualitativen Interviews wurde erfragt, wie sich die bisher im Projekt durchgeführten Workshops und Schulungen zu agilen Arbeitsweisen auswirken. Die Ergebnisse: Das Interesse an den Themen Agilität und Digitalisierung ist gestiegen. Von einem Teil der Beschäftigten werden agile Methoden im Tagesgeschäft bereits angewendet oder erprobt. Bei einem virtuellen Projekttreffen wurden die Bilanz diskutiert und nächste Schritte abgeleitet. Geplant sind ein Train-the-Trainer-Konzept, niederschwellige On-the-Job-Maßnahmen, um bestehende Routinen zu begleiten, sowie die Ergänzung von agilen Elementen bei etablierten Formaten wie der Personalversammlung.

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