Die Zeitung aufschlagen, Anzeigen durchsuchen, eine Bewerbungsmappe per Post verschicken: Noch vor kurzer Zeit war das der übliche Rekrutierungsweg in vielen Unternehmen. Doch spätestens seit der Covid-19-Pandemie stellen zahlreiche Betriebe auf digitale Rekrutierungsprozesse um.

Meyer Technik: Fachkräfte im handwerklichen Bereich sichern

Der Begriff “Digitales Recruiting” bezieht sich auf digitale Maßnahmen, die - im Rahmen des sogenannten Employer Branding - eine bessere Positionierung des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt ermöglichen und die gleichzeitig dazu dienen, potenzielle Mitarbeiter*innen zu suchen und zu gewinnen. Wie sieht Digitales Recruiting in der Praxis aus? Davon kann Carmen Müller berichten, die bei der Meyer Technik Unternehmensgruppe sowohl als Qualitätsmanagementbeauftragte tätig ist und außerdem das Bewerbermanagement verantwortet.

Das Unternehmen ist mit über 220 Mitarbeitern an fünf Standorten in vier Geschäftsfeldern vertreten: Dazu gehören baulicher Brandschutz / Objektsanierung, Gebäudetechnik und Photovoltaik, Automation sowie Anlagentechnik. Um die Herausforderungen rund um Personalmarketing, Fachkräftesicherung und Arbeitsorganisation besser bewältigen zu können, hat sich die Geschäftsführung dazu entschlossen, an der Beratung unternehmensWert:Mensch plus (uWM plus) teilzunehmen.

„Im Rahmen der Beratung haben wir das Bewerbermanagement neu aufgestellt und den Karrierebereich unserer Homepage professionalisiert“, erklärt Carmen Müller. Der Fokus liegt nun auf den Werten des Unternehmens und den Vorteilen für die Beschäftigten „Der wichtigste Erfolgsfaktor sind unsere Mitarbeiter. Darum ist es uns wichtig, dass sich unsere Kolleg*innen bei uns wohlfühlen. Wir bieten viele Benefits an, die sich flexibel auswählen und kombinieren lassen“, beschreibt Carmen Müller den Grundgedanken des Vorteilsprogramms. Dazu gehören ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement, Firmenfitness, Prämien, individuelle Förder- und Weiterbildungsmöglichkeiten, flache Hierarchien und flexible Arbeitszeitmodelle. Unter dem Motto „Werd doch einfach Meyer!“ will der Betrieb mehr qualifizierte Fachkräfte und Auszubildende anziehen.

Eine Entscheidung auf Knopfdruck

Doch mit einer schicken Homepage allein ist es nicht getan. Um als Unternehmen wahrgenommen zu werden und den Bekanntheitsgrad zu steigern, müssen die Vakanzen auf verschiedenen Kanälen ausgespielt werden. Erleichterung bietet eine neue Bewerbermanagementsoftware: Jede Ausschreibung wird nur einmal geschaltet und mit einem Klick direkt auf vielen bekannten Jobportalen inklusive dem Social Media-Bereich veröffentlicht (Multiposting-Tool). Zudem sind alle am Rekrutierungsprozess beteiligten Personen über die zugehörige App eingebunden, bekommen sowohl bei neuen Bewerbungen als auch bei Statusänderungen eine Benachrichtigung, und können sich über eine Chat-Funktion in Echtzeit aktiv in den Auswahlprozess einschalten.

„Mit diesen Funktionen ist unser Auswahlprozess transparenter und viel schneller geworden. Um gute Bewerber*innen kennenzulernen, ist die Reaktionszeit oft entscheidend“, freut sich Carmen Müller über den beschleunigten Prozess. Was sie an der neuen Software besonders toll findet: „Jobs, Bewerbungen, Feedback, eingebundene Portale - alles ist übersichtlich an einem Ort. Das macht die Arbeit viel leichter! Außerdem werden nicht mehr benötigte Unterlagen automatisch gelöscht. Das heißt, dass wir die Datenschutzvorschriften besser einhalten können.“

„Manchmal muss man unkonventionell denken.“

Doch nicht alles lässt sich digital abwickeln. Unterbrochen durch eine Pause im Frühjahr 2020 finden weiterhin alle Bewerbungsgespräche bei Meyer Technik vor Ort statt – natürlich unter Einhaltung eines etablierten Hygienekonzepts. „Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt und die gegenseitige Wertschätzung ist von essentieller Bedeutung. Hierbei ist der persönliche Kontakt nicht zu ersetzen“, argumentiert Müller.

Die Mitarbeitenden im Blick zu behalten, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, auch im Rekrutierungsprozess. Denn nicht alle Menschen ticken gleich. „Es ist wichtig, zielgruppenspezifisch zu handeln“, betont sie. So kann es sich lohnen, die gewerblichen Jobs über Kleinanzeige-Plattformen auszuschreiben, statt auf professionellen Rekrutierungsplattformen zu lancieren. „Manchmal muss man unkonventionell denken“, räumt Carmen Müller ein. Bislang hat der mittelständische Betrieb sehr gute Erfahrungen mit Digitalem Recruiting gemacht. Die Anzahl der Bewerbungen ist gestiegen, es fehlt auch nicht an Initiativbewerbungen. „Es ist spannend zu sehen, welche Menschen sich bei uns bewerben und wie sie auf uns aufmerksam geworden sind“, erzählt Müller. Die professionalisierte Kommunikation nach außen hat sich ausgezahlt.

Deutsche Bahn: „Willkommen, Du passt zu uns“ – trotz Pandemie

Gezieltes Personalmarketing sowie gute Selbstdarstellung im Internet sind heutzutage unabdingbare Elemente des digitalen Recruitings. Nicht nur kleine und mittelständische Unternehmen, auch Konzerne müssen hier umdenken. Das zeigt das Beispiel von DB Systel, eine Tochtergesellschaft der Deutschen Bahn (DB). Die Einheit unterstützt alle Gesellschaften im DB Konzern bei der Digitalisierung und bietet Lösungen in den Bereichen Cloud, KI, Big Data sowie Internet of Things an.

„In den letzten zehn Jahren hat der Konzern seinen Auftritt nach außen professionalisiert“, erklärt Dr. Klaus Rüffler, Geschäftsführer Personal bei DB Systel. „Wenn es um Employer Branding geht, sind wir in das ganzheitliche Konzept der DB integriert.“ Dazu gehört das Motto „Willkommen, Du passt zu uns“. Aufgrund des hohen Bedarfs an IT-Spezialist*innen ergänzt die DB Systel die Maßnahmen des Konzerns mit eigenen Personalmarketing-Aktionen, wie zum Beispiel virtuelle Formate an Hochschulen oder virtuelle Praktikumsmöglichkeiten für Schüler*innen.

Im Pandemie-Jahr 2020 hat DB Systel 700 Spezialist*innen eingestellt. Seit April 2020 hat die Einheit alle bewährten Rekrutierungsformate virtualisiert. Dazu zählen Bewerbungsgespräche sowie ein einwöchiges Onboarding-Programm. Anders als bei Meyer Technik, wo sich die handwerkliche Arbeit von zu Hause aus nicht erledigen lässt, können die IT-Spezialist*innen bei DB Systel ohne Probleme remote arbeiten. „Die Kolleg*innen holen sich ihren Laptop im Unternehmen ab und arbeiten weitgehend im Homeoffice“, erklärt Rüffler. Da die Teams in den Rekrutierungsprozess eingebunden werden, fühlen sie sich persönlich für die neuen Kolleg*innen verantwortlich. Virtuelle Kaffeerunden und Spieleabende helfen dabei, das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen zu fördern.

Soziale Medien: Es geht nicht ohne

Der Konzern wird auch in Krisenzeiten als sicherer Arbeitgeber wahrgenommen. Für Technikinteressierte beispielsweise sind die Projekte rund um Digitalisierung sowie die agile Arbeitsweise der DB Systel attraktiv.

Die Sozialen Medien sind ein geeignetes Tool, den potenziellen Bewerber*innen einen ersten Eindruck vom Unternehmen zu vermitteln. „Wer online nicht präsent ist, verpasst eine große Chance“, stellt Rüffler fest. „Unsere Zielgruppe erwartet, dass wir sie über Soziale Medien ansprechen.“ Die Kommunikation ist in beide Richtungen möglich: Die Kanäle bieten den Interessierten eine niederschwellige Gelegenheit, mit dem Konzern in direkten Kontakt zu treten. Danach können die Kandidat*innen eine Kurzbewerbung über die Rekrutierungsplattform der Bahn einreichen. Wenn alles passt, erfolgt die Zusage sehr schnell.

Eine Strategie für die Zukunft

Ein zeitgemäßer Webauftritt ist zudem eine gute Möglichkeit, diverse Menschen zu erreichen. Denn disziplinäre und soziale Vielfalt ist ein wichtiger Teil der Zukunftsstrategie der Bahn. „Offene, diverse Belegschaften sind notwendig, um Flexibilität und Lösungskompetenzen zu stärken. Deshalb ist der Auftritt nach außen so wichtig. Wir wollen für mehr Menschen attraktiv werden“, erklärt Rüffler.