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Neue Impulse dank Beteiligung

Veränderungen von Arbeitsprozessen in Organisationen umzusetzen, ist eine bekannte Übung und dennoch jedes Mal wieder eine betriebsinterne Herausforderung. In Verwaltungen wird überwiegend eine partizipative Kommunikationsstrategie in den Mittelpunkt gestellt, um Kreativität und Engagement zu fördern.

Diese Aufgabe wird oftmals externen Berater*innen anvertraut. Das kann zwar eine neue Sicht auf die Organisation ermöglichen, stößt jedoch zuweilen auf Ablehnung in der Belegschaft. Ein alternativer Weg ist, neue Ansätze mit den eigenen Mitarbeiter*innen zu gestalten. Das INQA-Projekt „Experimentierräume der öffentlichen Verwaltung (AgilKom)“ untersucht Verfahren, die dabei zielführend sind. Die Projektverantwortlichen des Instituts für Public Management (ifpm) der FOM Hochschule setzen auf die sogenannte „Innovationsellipse“: ein Format, bei dem möglichst viele Perspektiven unterschiedlicher Akteur*innen einbezogen werden.

Das Bürger*inneninteresse in den Mittelpunkt rücken

Um neue Wege zu beschreiten und alternative Arbeitsweisen zu entwickeln, braucht es die Überzeugung und den Willen der Beschäftigten. Aber welche Wege sind erfolgversprechend? In der Privatwirtschaft – insbesondere in der Start-up-Szene – sind in den vergangenen Jahren viele agile Methoden entwickelt worden, die dabei helfen, innovativer zu werden. Bestehende Strukturen und Prozesse werden dabei hinterfragt und in Bezug auf die Bedürfnisse der Zielgruppen optimiert. In der Regel steht das Kund*inneninteresse im Fokus. Auch bei Unternehmen und Verwaltungen ist es diese Herausforderung: Kund*innen- oder Bürger*inneninteresse in den Mittelpunkt stellen. „Ein Ziel des INQA-Projekts AgilKom ist es daher, herauszufinden, welche agilen Methoden aus der Privatwirtschaft in die öffentliche Verwaltung übertragen werden können“, sagt Prof. Dr. Gottfried Richenhagen, wissenschaftlicher Direktor des ifpm und Leiter des Projekts „AgilKom“.

Die „Innovationsellipse“ hilft dabei, andere Perspektiven einzunehmen

Gute Erfahrungen haben die AgilKom-Beteiligten mit der „Innovationsellipse“ gemacht. Dieses Workshop-Format bringt Teilnehmer*innen aus der Verwaltungspraxis und der Wissenschaft zusammen, um neue Ideen für die öffentliche Verwaltung – perspektivübergreifend – zu diskutieren: Denn Wissenschaftler*innen kennen die neuesten Innovationsmanagement-Ansätze - und Mitarbeiter*innen der Verwaltung die berufliche Praxis. Zudem werden Teilnehmer*innen anderer, nicht unmittelbar beteiligter Organisationen einbezogen, um weitere Perspektiven zu eröffnen und neue Lösungsansätze zu fördern: „Für die Netzwerktreffen im Rahmen von AgilKom laden wir Beschäftigte aus verschiedenen Ebenen der Verwaltung ein: Kreis, Stadt, Bundesebene und in einem Fall auch eine kirchliche Verwaltung“, berichtet Prof. Dr. Anja Seng, stellvertretende Leiterin des Projektes. „Erst einmal geht es darum, dass die Beteiligten aus ihrem Silo herauskommen und sich mit Menschen aus anderen Verwaltungen austauschen.“

Neue Raumkonzepte sollen Innovationen fördern

Die „Innovationsellipse“ des AgilKom-Projektes trifft sich halbjährlich. Ende 2020 kamen über 30 Vertreter*innen verschiedener öffentlicher Verwaltungen zusammen – angesichts der Coronavirus-Pandemie virtuell. Alle Beteiligten tauschten sich über unterschiedliche Erfahrungen mit Innovationslaboren sowie die innovativen Raumkonzepte in ihrer jeweiligen Verwaltung aus. In der Kölner Verwaltung gibt es jetzt zum Beispiel ein Zukunftslabor, das von den jeweiligen Nutzer*innen mit selbst gebauten Möbeln, Kartons und leeren Kisten gestaltet wurde. „Die Räume laden so von Anfang an zu agilem Arbeiten ein“, so eine Teilnehmerin. Oder: In der Wirtschaftsförderung Dortmund wurde ein Social Innovation Center im Rahmen des „GovLab“ des Regierungsbezirks Arnsberg eingeführt. Dabei führt ein Mitarbeiter des Bundesverwaltungsamts (BVA) die AgilKom-Beteiligten per Handykamera durch das „Innovationlab“ des Amtes, das optisch eher an ein Kreuzberger Start-up erinnert als an eine klassische Behörde - mit Erfolg: „Wir nutzen die andere Umgebung, um auch mal anders denken zu können“, begründete der Teilnehmer die Entwicklung des Labors.

Positive Fehlerkultur für Verwaltungen

Nicht nur neue Räumlichkeiten, auch weitere Formate der „Innovationsellipse“ können dabei helfen, andere Pfade einzuschlagen. „Grundsätzlich duzen wir uns bei unseren Treffen, damit wir alle auf Augenhöhe und hierarchiefrei miteinander sprechen“, sagt Anja Seng. „Das gelingt nicht immer, aber die Atmosphäre ist doch schon viel lockerer als bei klassischen Konferenzen.“ Zudem wird zu einer offenen Fehlerkultur angeregt: Aus der Start-up-Szene bekannt sind sogenannte Fuck-up-Nights, bei der Gründer*innen vor Publikum über ihre Misserfolge berichten. „Ein ähnliches Format wollen wir im Rahmen von AgilKom ausprobieren - aber unter einem anderen Namen. Denn Organisationen, in denen offen über Fehler gesprochen wird, haben bessere Chancen, aus ihnen zu lernen und die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen“, sagt Seng. Diese Offenheit ist für eine Verwaltung, die grundsätzlich an Gesetze und Verordnungen gebundenen ist, oft schwieriger als für die Privatwirtschaft. Das gilt auch für einen positiven Umgang mit Fehlern. Denn wer Neues ausprobiert, macht Fehler. Führungskräfte und Mitarbeiter*innen in Verwaltungen sollten deshalb stärker an ihrem Fehler-Mindset arbeiten, waren sich die rund 20 Teilnehmer*innen der jüngsten Innovationsellipse im Mai einig.

Grundsätzlich geht es bei der „Innovationsellipse“ darum, Lernprozesse zu initiieren und den Teilnehmenden neu gewonnene Erkenntnisse und Handlungsimpulse mit in ihre Organisation zu geben. Beim Beispiel der innovativen Raumkonzepte wurde dieses Ziel offenbar erreicht.

INQA-Kurzinterview mit Prof. Anja Seng:

INQA: Für wen eignet sich die Methode "Innovationsellipse"?

Seng: Für alle, die bereit sind, über den eigenen Tellerrand hinauszublicken und offen für andere Perspektiven sind. Es gilt, sich auf Augenhöhe über individuelle Erfahrungen auszutauschen. Auch darüber, was nicht so gut funktioniert. So wird Lernen voneinander befördert und eine konstruktive Auseinandersetzung mit Fehlern gestärkt.

INQA: Wer kann und sollte beteiligt werden?

Seng: Wer selbst einen innovativen Kreis einrichten möchte: Einfach machen und Initiative ergreifen. Man sollte sich eine „Allianz der Interessierten“ suchen – sowohl intern als auch extern. Insbesondere aus anderen Organisationen: Unternehmen und öffentliche Verwaltung gemeinsam, denn man kann voneinander lernen. Vielleicht gibt es in der Nähe eine Hochschule mit engagierten Wissenschaftler*innen, die Interesse haben, sich zu beteiligen. Ein guter Ansatz ist es außerdem, bei jeder neuen Runde den Kreis um neue Interessierte zu erweitern.

INQA: Wie geht eine Verwaltung das an?

Seng: Auch das kann unkompliziert laufen: Einen Termin suchen und ein (offenes) Thema wählen. Die Menschen einladen, einen Raum schaffen und einen interaktiven Austausch moderieren. Es braucht nicht viel, außer Engagement und Initiative!

Mehr Informationen zum Projekt gibt es unter inqa.de: AgilKom.

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