Das Homeoffice als Zukunft der Büroarbeit

Herr Kleibrink beschäftigt sich schon seit geraumer Zeit mit nachhaltigen und produktiven Raumkonzepten bzw. Smart Spaces und der Frage nach dem „perfekten Büro“. Das letzte Mal hat er für INQA auf der Messe Zukunft Personal in Köln im September 2019 auf dem Podium gesprochen. 

In diesem Jahr sorgt die Corona-Pandemie dafür, dass Messen nicht stattfinden – aber auch dafür, dass es für viele möglich oder notwendig ist, von zuhause aus zu arbeiten. Gibt es das „perfekte Büro“ auch noch in Zukunft? Welche Konzeption braucht es für den eigenen Arbeitsplatz im Homeoffice. Dazu haben wir ihm 6 Fragen gestellt:

Durch die Corona-Krise ist in vielen Branchen und Unternehmen das Büro ganz oder teilweise in die eigenen vier Wände verlagert worden. Wie denken Sie grundsätzlich darüber?

Das ist für mich mit Blick auf die Gestaltung des Arbeitsalltags ein wirklich sehr positiver Nebeneffekt dieser Krise. Schon immer wollten viele Menschen einen Teil ihrer Arbeit von zuhause aus erledigen, sei es um einem zu lauten Büroumfeld zu entfliehen und konzentriert arbeiten zu können, sei es um private Verpflichtungen und ihren Job besser in Einklang zu bringen oder auch um die tägliche Last langer Pendelstrecken zu vermeiden. Und meist wurde ihnen das verwehrt. In der Vergangenheit konnten sich Vorgesetzte wegen des von ihnen befürchteten Kontrollverlustes hinter Argumenten wie: „Stellenbeschreibung und Aufgaben lassen das nicht zu“, „erforderliche kurzfristige Abstimmungsprozesse“, „Vertraulichkeit“, „nicht gegebenen technischen Rahmenbedingungen“ oder fehlenden unternehmensweiten Regelungen entspannt zurückziehen. Doch wird all diesen Argumenten heute, nach Monaten erfolgreichen Arbeitens von zuhause aus, komplett der Wind aus den Segeln genommen! Wie soll eine Führungskraft in Zukunft noch den Mitarbeitenden erklären, dass die Arbeit von zuhause aus leider nicht möglich ist? Diese Entwicklung hat zahlreiche Mehrwerte: Mehr entspannte, motivierte und damit sicher auch produktivere Mitarbeitende, Reduzierung von Pendlerströmen, Entlastung von Nahverkehrsmitteln, Straßen – und natürlich der Umwelt! Bürogebäude können bei flexibler Nutzung deutlich effektiver genutzt werden, dies spart Flächen, Kosten und kann vielleicht eine fortschreitende unsinnige Versiegelung von Flächen mit allzu oft wenig attraktiven Bürogebäuden verhindern! So lässt sich auch der Carbon Footprint der Unternehmen reduzieren und das wiederum tut unserem Klima und der Umwelt gut!

Sie haben Regeln für sogenannte „Smart Spaces“ entwickelt. Was genau steckt dahinter und lassen sich diese Regeln auch auf das Home-Office übertragen?

Smart Spaces sind Büros in offenen Flächen und einer flexiblen Nutzung, bei der sich die Mitarbeitenden Arbeitsplätze je nach aktueller Tätigkeit in verschiedenen Szenarien teilen. Solche Arbeitsplätze erfordern Spielregeln in der täglichen Nutzung, die sich die Mitarbeitenden idealerweise selbst geben sollten. Nur mit Respekt und Rücksicht kann das Miteinander wie in einer Wohngemeinschaft oder auch in Familien stressfrei funktionieren. Diese Regeln lassen sich aufgrund des gänzlich anderen Umfeldes nur bedingt auf das Arbeiten am heimischen Schreibtisch übertragen. Für das Homeoffice gilt jedoch: Sitzen die Eltern oder die Partnerin am Schreibtisch ist Bürozeit, Störungen sind unerwünscht – das muss man Kindern und Partnern deutlich vermitteln! Gerade zuhause müssen Arbeitsabläufe wie ein Ritual strukturiert werden, feste Zeiten aber auch eine angemessene Kleidung fördern ein effektives Arbeiten und helfen Produktivitätsverluste zu verhindern. Und wenn wir von erfolgreicher Arbeit im Homeoffice reden – im Sinne des für Innovationen und rund laufende Arbeitsprozesse erforderlichen Austausches mit Kollegen und Vorgesetzten, sollte die Arbeit im Homeoffice unter Normalbetrieb auf ca. 20 bis 50 Prozent der Wochenarbeitszeit beschränkt bleiben.

Arbeiten Sie selbst im Home-Office? 

Dies tue ich mit Erfolg seit mehr als 25 Jahren! Aber das kann und will nicht jeder. Es werden sich drei Typen von Mitarbeitenden herauskristallisieren:

Jene, die ohne Probleme von zuhause aus arbeiten können und die das Angebot in vollem Umfang nutzen werden.Mitarbeitende, die zuhause keine optimalen Möglichkeiten haben und die nur fallweise im Homeoffice arbeiten werden.Mitarbeitende, die aufgrund ihrer Tätigkeitsprofile oder Anforderungen an die Arbeitsmittel nicht von zuhause aus arbeiten können oder wollen und deshalb regelmäßig im Büro bzw. an ihrem Arbeitsplatz präsent sein. werden

Wenn ja: Was ist in Ihren eigenen vier Wänden zurzeit das „Smarteste“?

Der kurze Weg zum Schreibtisch, der in einem eigenen Raum als Steh-/Sitzarbeitsplatz die für mich optimalen Arbeitsbedingungen bietet - und sicher die Nähe zu meiner Küche, in der sich mittags auch mal schnell der Rest Pasta vom Vorabend warm machen lässt.

Glauben Sie, dass die Zeit der Großraumbüros durch Corona vorbei ist? 

Auf keinen Fall – ganz im Gegenteil! Das Homeoffice wird dauerhaft als selbstverständliche Arbeitsform verankert werden. Dies wird dazu führen, dass die ohnehin schon notorisch schlechte Auslastung von Büroarbeitsplätzen deutlich unter die heute weltweit zu beobachtenden 40 Prozent fallen dürfte. Eine wirtschaftlich vertretbare Nutzung von Bürogebäuden wird dann nur noch mit flexiblen Nutzungsstrategien möglich sein. Und das wird – auch vor dem Hintergrund der Tatsache, dass konzentrierte Arbeitsphasen i.d.R. gut zu Hause erledigt werden können – dazu führen, dass Büros zu dem werden, was ihre Rolle in der Zukunft sein wird –  Kristallisationspunkte für Teamarbeit und Kommunikation sowie Ausdruck einer wertschätzenden Unternehmenskultur!

Was sind Ihre Tipps für diejenigen, die zurzeit und künftig zuhause im Homeoffice arbeiten?

Entwickeln Sie klare Abläufe mit festen Zeiten für Arbeit und Pausen.Trennen Sie Arbeit und Privates und vergessen Sie den Feierabend nicht.Achten Sie auf eine ergonomische Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Kleibrink!

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