Die Rekrutierung war erfolgreich und Sie haben sich dafür entschieden, eine offene Stelle mit einer Fachkraft aus dem Ausland zu besetzen? Zunächst einmal herzlichen Glückwunsch! Ausländische Mitarbeiter*innen sind eine Bereicherung für jedes Unternehmen. Doch zum Unternehmenserfolg können diese nur dann beitragen, wenn sie sich gut in die neue Tätigkeit und das Team einfinden. Denn vergessen Sie nicht: Ausländische Fachkräfte haben ihre Heimat verlassen und unter Umständen nur wenige soziale Kontakte in ihrer neuen Umgebung, manchmal nur die Kolleg*innen. Hinzu kommen oft andere kulturelle Hintergründe oder Sprachbarrieren. All das verlangt eine besondere Integration im Betrieb. Entscheidend sind die ersten Tage, Wochen und Monate im neuen Job. Hier sollten Sie auf ein gut organisiertes Onboarding setzen. Davon profitiert auch Ihr Betrieb: Arbeitsabläufe werden klar vermittelt und die Arbeitsqualität somit gesichert.
Was ist „Onboarding“ genau?
Doch was ist Onboarding eigentlich? Der Name verrät es: Neue Mitarbeitende sollen „an Bord geholt“ werden. Das umfasst alle Maßnahmen von Arbeitgebern, die dabei helfen, Neuankömmlinge in das Unternehmen zu integrieren. Hierzu gehört insbesondere die Vermittlung der Unternehmenskultur und Arbeitsweise, aber auch der Abgleich gegenseitiger Erwartungen. Wichtig ist: Das gesamte Team muss sich für ein erfolgreiches Onboarding verantwortlich fühlen. Ist das Onboarding nicht konsequent aufgesetzt oder fehlt es ganz, besteht die Gefahr, dass die teuer gewonnene Fachkraft Ihnen schon bald wieder den Rücken kehrt. Unternehmen sollten das Thema daher ernstnehmen und den Wert darin sehen. Ein gut gemachtes Onboarding zeigt der Fachkraft zudem, dass eine Willkommenskultur im Betrieb gelebt wird – und stellt die Weichen für eine lange Zusammenarbeit.
Mit diesen Maßnahmen gelingt das Onboarding ausländischer Mitarbeiter*innen
Um Ihren Onboarding-Prozess aufzustellen, müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Es gibt viele Erfahrungen anderer Unternehmen, von denen Sie profitieren können. Wichtig ist: Ein guter Onboarding-Prozess beginnt bereits mit dem Moment der Vertragsunterzeichnung und begleitet neue Mitarbeitende in den ersten Monaten im Unternehmen. Die folgenden Maßnahmen können Sie zum Erfolg führen:
Am ersten Arbeitstag heißt es: die neue Fachkraft vor Ort begrüßen. Dazu gehört neben einem funktionierenden Arbeitsplatz mit Computer, E-Mail-Adresse und Zugängen insbesondere eine Vorstellungsrunde im Team sowie ein Rundgang durch den Betrieb. Möglichst zeitnah (in den ersten ein bis zwei Wochen) sollten Sie zudem ein Onboarding-Gespräch durchführen. Darin klären Sie Ihre gegenseitigen Erwartungen und Ziele. Ein weiteres Feedback-Gespräch können Sie für das Ende des geplanten Onboarding-Prozesses ansetzen.
Stellen Sie der neuen Fachkraft eine feste Ansprechperson zur Seite. Diese fungiert als Anlaufstelle bei Fachfragen, aber auch bei außerbetrieblichen Themen wie Wohnungssuche oder Kitaplatz. Eine feste Anlaufstelle vermittelt Sicherheit, gerade bei Menschen, die auf sich allein gestellt im Land sind. Am ehesten eignet sich eine Person mit Erfahrung und interkulturellen Kompetenzen. Tipp: Stellen Sie der Person ein wöchentliches Zeitkontingent im Rahmen der Arbeitszeit zur Verfügung.
Eine Wohnung zu finden, ist für ausländische Fachkräfte oft schwer, vor allem in großen Städten mit umkämpftem Mietmarkt. Unterstützen Sie, indem Sie beispielsweise für den Anfang eine Ferienwohnung oder ein Hotelzimmer bereitstellen oder als Bürge für den Mietvertrag einspringen. Helfen Sie, wenn möglich, auch bei der Suche nach einem Kita- oder Schulplatz. Denn das Einleben der Familie ist ebenfalls wichtig, damit die Fachkraft in Deutschland gut ankommt.
Onboarding ist keine Einbahnstraße. Das gesamte Team muss seinen Beitrag leisten. Informieren Sie es deshalb rechtzeitig über die neu besetzte Stelle. Bringen Sie das Team und die neue Fachkraft zusammen, indem sie Möglichkeiten zum gegenseitigen Kennenlernen schaffen. Verteilen Sie Onboarding-Aufgaben im Team und räumen Sie Arbeitszeit dafür ein. Bieten Sie Diversity-Trainings an, um die interkulturellen Kompetenzen zu schärfen (z.B. hinsichtlich Religion, Kultur, gegebenenfalls auch zum Umgang mit Kriegstraumata).
Nicht jede*r muss sofort alles perfekt beherrschen. Wichtig ist, bestehende Kompetenzlücken zu schließen, seien sie fachlich oder sprachlich. Unterstützen Sie die neue Fachkraft deshalb bei der Teilnahme an Weiterbildungen oder Deutschkursen. Hierfür können Sie sie zum Beispiel freistellen oder sich an den Kosten beteiligen.
Gehen Sie das Onboarding ganzheitlich an, dann ist der Erfolg sicher
Diese Maßnahmen zeigen bereits: Onboarding ist keine Sache weniger Tage. Stattdessen kann es bis zu mehrere Monaten dauern. Die Investition lohnt sich in jedem Fall – für Ihre Fachkräftesicherung, für das Betriebsklima und die neue Fachkraft, die sich wertgeschätzt und begleitet fühlt. Wichtig ist dabei, dass Sie das Onboarding internationaler Mitarbeiter*innen ganzheitlich sehen. Diese Menschen kommen nicht nur zum Arbeiten nach Deutschland, sondern in ein neues Land und Leben – mit den entsprechenden Herausforderungen und Erwartungen. Dabei kann es sicherlich an manchen Stellen zu Irritationen kommen, etwa aufgrund unterschiedlicher Führungs- oder Arbeitskulturen. Das verlangt viel Kommunikation. Deshalb: Suchen Sie das Gespräch, bieten Sie Möglichkeiten zum Feedback und bleiben Sie offen. Auf unserer „Checkliste für das Onboarding ausländischer Fachkräfte“ können Sie die wichtigsten Maßnahmen noch einmal auf einen Blick sehen und als Inspiration nutzen.