Spätestens seit Corona stellen sich Unternehmen verstärkt die Frage: Wie können Büros und Arbeitsplätze sinnvoll ausgestaltet werden? Galt in vielen Betrieben vor der Pandemie häufig noch Präsenzpflicht, merken sie nun: Mitarbeiter*innen müssen nicht unbedingt anwesend sein, um ihre Arbeit gut zu erledigen. Eine Erkenntnis, die bei vielen Beschäftigten auf Zustimmung stößt. Denn in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt wünschen sie sich mehr räumliche Flexibilität, um Beruf und Privatleben besser vereinen zu können. Allerdings haben Homeoffice und mobile Arbeit auch ihre Tücken. So fehlt vielen der persönliche Austausch im Büro. Einigen droht zu Hause zudem mehr Ablenkung, während es anderen schwerfällt, Pausenzeiten und den Feierabend einzuhalten. Wie könnten Arbeit und Büro in Zukunft also aussehen? Eine Lösung könnte sein: ein neues Bürokonzept, das den Wunsch nach Flexibilität und gegenseitigem Austausch miteinander verbindet. Der Softwarekonzern Microsoft Deutschland hat diesen Trend schon vor Corona erkannt und zeigt mit seinen „Smart Workspaces“ einen Weg, an dem sich viele Unternehmen orientieren können.
„Smart Workspace“: So sieht das Büro der Zukunft bei Microsoft aus
Den ersten Schritt in Richtung flexible Arbeitsgestaltung unternahm Microsoft Deutschland bereits im Jahr 1998. Damals führte das Unternehmen die Vertrauensarbeitszeit ein, 2014 folgte eine Betriebsvereinbarung zum Vertrauensarbeitsort. Im Zuge des Umzugs nach München-Schwabing 2016 löste Microsoft dann auch alte und vor allem starre Bürostrukturen auf. Wer nicht zu Hause oder von unterwegs arbeitet, kann sich in dem neuen Bürokomplex zwischen unterschiedlichen Arbeitsbereichen entscheiden. Persönliche Arbeitsplätze gibt es nicht mehr, stattdessen können die Mitarbeiter*innen ihren Arbeitsplatz frei wählen.
Die erste Zone ist die „Think-Zone“, eine leise Zone mit großen Ohrensesseln zum Kreativsein und Nachdenken.
Die „Accomplish-Zone“ ist ebenfalls eine leise Zone mit Schreibtischen, kleinen Trennwänden und technischer Ausstattung, beispielsweise zum Abarbeiten von E-Mails.
In der „Converse-Zone“ darf im Team zusammengearbeitet und diskutiert werden – gerne auch laut.
Auch ohne festen Arbeitsplatz schafft Microsoft Raum für Persönliches
Es ist aber nicht nur die Bürofläche, die nun anders genutzt wird, auch die dazugehörige Infrastruktur wurde auf den Prüfstand gestellt. So gehören Festnetztelefone inzwischen der Vergangenheit an. Kommuniziert wird stattdessen über Smartphone und Notebook, via Messagingdienste und Interaktionsplattformen. Dennoch bietet das Unternehmen auch Raum für Persönliches: Beschreibbare Schließfächer lassen sich individuell gestalten, Teamregale dekorieren und das klassische Familienfoto haben die Beschäftigten auf ihrem Laptop statt auf dem Tisch.
Erfolg durch externe Begleitung und interne Kommunikation
Das Bürokonzept für das Arbeiten 4.0 hat Microsoft Deutschland in enger Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in Stuttgart entwickelt. Die Einbindung des externen Partners hat Microsoft geholfen, spannende Impulse zu erhalten. Zentral für den Erfolg des neuen Ansatzes war aber die konsequente Einbindung der Belegschaft. So wurden die Prozessschritte in enger Abstimmung mit dem Betriebsrat und den Beschäftigten entwickelt. Um so viele Mitarbeiter*innen wie möglich zu erreichen, setzte Microsoft Deutschland außerdem sogenannte „Change-Agents“ ein – Beschäftigte, die Themen der Umstrukturierung in die jeweiligen Teams trugen und dort Feedback aufnahmen.