„Das Wichtigste beim hybriden Arbeiten ist Klarheit in der Kommunikation und Vertrauen in die Beschäftigten“, sagt Alexander Gansel von DutyPay. Der Mitgründer des mittelständischen Unternehmens hat früh das Potenzial der neuen Arbeitsweise erkannt und nach der Corona-Pandemie beibehalten. Gemeinsam mit seinem 23-köpfigen Team berät er international tätige Onlinehändler zu ihren Steuerpflichten im europäischen Ausland. Regelmäßiges Feedback und ein vertrauensvolles wie leistungsorientiertes Arbeitsumfeld seien bei hybrider Arbeit unumgänglich, so der Unternehmer.
Vertrauen und klare Kommunikation als Schlüssel
DutyPay setzt auf die Methode Objectives and Key Results (OKR), um Unternehmens-, Team- sowie individuelle Ziele zu definieren und daraus Strategien und Aufgaben abzuleiten. Diese werden wöchentlich diskutiert. Hier ist gegenseitiges Vertrauen die Basis der Zusammenarbeit. Viele Geschäftsführende haben das Gefühl, ihre Mitarbeiter*innen im Homeoffice nicht richtig führen und kontrollieren zu können. Alexander Gansel versteht dieses Gefühl. Jedoch appelliert er an Führungskräfte, ihren Mitarbeiter*innen möglichst viel Vertrauen entgegenzubringen. Bei den Arbeitsabläufen setzt DutyPay auf einen schriftbasierten und automatisierten Ansatz. Konkret bedeutet das: Das Team hält alle Arbeitsschritte genau und für alle ersichtlich fest. Auf diese Weise können sich andere Mitarbeiter*innen schnell in neue Themen einarbeiten und Aufgaben reibungslos und ohne lange Übergaben annehmen. Darüber hinaus werden Fachbegriffe, die für die tägliche Arbeit zentral sind, in einem firmeneigenen Glossar mehrsprachig festgehalten. Für das hybride Arbeiten ist es unglaublich wichtig, dass alle Mitarbeiter*innen Zugriff auf die gleichen Informationen haben. An einer sinnvollen Digitalisierung der Arbeitsprozesse führt kein Weg vorbei“, so Gansel. Das bedeutet zum Beispiel: individuelles und für alle nachvollziehbares Arbeitszeitmanagement sowie reibungslose Videotelefonie.
Menschzentriertes Arbeiten bei Otto
„Nicht wo gearbeitet wird, sondern die Performance und das Endergebnis sind entscheidend“, sagt Irene Oksinoglu, Project-Lead Future Work bei Otto. Sie sorgt dafür, dass hybrides Arbeiten für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte gelingt. Der Onlinehändler hat sein Arbeitsmodell komplett umgestellt und die Interessen von Beschäftigten und Unternehmen in Einklang gebracht. Konkret heißt das: Jedes Team kann individuell entscheiden, wo und wie zusammengearbeitet wird. Nach einem zuvor festgelegten Zeitraum sprechen Teamleads und Mitarbeiter*innen über die Arbeitsweise der vergangenen Monate und reflektieren: „Was können wir besser machen oder passt alles so, wie es ist?“ Das Ziel ist es, einen Rahmen zu schaffen, in dem alle ihre Aufgaben bestmöglich erfüllen können.
Activity Based Working und New Work: Wie hybride Arbeit gelingt
„Als Unternehmen müssen wir uns mit unseren Mitarbeiter*innen beschäftigen. Wir können die Wände noch so bunt gestalten und die Arbeitsplätze mit der besten Technik ausstatten. Wenn der Mensch nicht mitkommt, hat das alles keinen Sinn.“ Um das zu erreichen, arbeiten alle Beschäftigten bei Otto nach dem Prinzip des Activity Based Working (aufgabenbasiertes Arbeiten). Je nach Aufgabenbereich und Vorlieben der einzelnen Mitarbeiter*innen gibt es entsprechend gestaltete Räume - von Lounges und Projekträumen über Bibliotheken bis hin zum Homeoffice, in denen sie ihrer Arbeit nachgehen können. „Manche Kolleg*innen arbeiten oft und gerne zu Hause, weil sie in ihrem Arbeitsalltag nicht auf den menschlichen Kontakt mit anderen angewiesen sind oder sich einfach besser konzentrieren können. Andere sind häufiger im Büro“, erklärt Oksinoglu. Dabei hat das Hamburger Büro, der sogenannte Campus, als sozialer Treffpunkt keineswegs ausgedient: Es ist nach wie vor ein Ort der Unternehmenskultur, der Interaktion und Kollaboration und wird lediglich durch das Digitale ergänzt. Damit das funktioniert, legt man bei Otto besonderes Augenmerk auf die drei Säulen Raum, Mensch und Technik. Die Arbeitsplätze, sowohl zu Hause als auch im Büro, sind technisch an die Aufgaben und Bedürfnissen der verschiedenen Teams angepasst. Meetingräume sind beispielsweise mit 270-Grad-Kameras und Raummikrofonen ausgestattet. Hybride Besprechungen, bei denen ein Teil des Teams vor Ort ist und der andere im Homeoffice arbeitet, werden so zum Kinderspiel. Regelmäßige Schulungen für Führungskräfte zu den Themen hybride Führung, Teamzusammenhalt und Arbeitsmoral runden das Konzept ab.
Was Irene Oksinoglu und Alexander Gansel anderen Unternehmen raten
- Machen Sie sich klar, was Sie mit hybrider Arbeit erreichen möchten, und sprechen Sie mit Ihren Mitarbeiter*innen. Was wünschen sie sich und wie können sie am besten arbeiten?
- Seien Sie mutig beim Ausprobieren: Scheuen Sie sich nicht, Dinge, die nicht auf Anhieb funktionieren, wieder zu streichen und neue hybride Arbeitsansätze zu testen.
- Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter*innen ist das A und O. Kommunizieren Sie wertschätzend und auf Augenhöhe.
- Um erfolgreich im Team zusammenzuarbeiten sind der Umgang mit der notwendigen Software, ein selbständiges Arbeitszeitmanagement und eine gute Arbeitsstruktur Voraussetzung. Achten Sie darauf, dass das gesamte Team einen guten Kenntnisstand hat. Nutzen Sie dafür bei Bedarf Weiterbildungsangebote.
Die Beispiele von Otto und DutyPay zeigen: Hybrides Arbeiten erfordert vor allem Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter*innen und die Bereitschaft, alte Arbeitsweisen zu überdenken und Neues auszuprobieren. Mit den richtigen Rahmenbedingungen kann hybrides Arbeiten nicht nur funktionieren, sondern Unternehmen und Mitarbeiter*innen viele Vorteile bieten.