Eine überschaubare Anzahl an Beschäftigten, hohe Arbeitsauslastungen, häufig enge finanzielle Spielräume und fehlendes digitales Know-how: Die Digitalisierung stellt Kleinunternehmen, vor allem aber Kleinstunternehmen mit nur sehr wenigen Beschäftigten, häufig vor besondere Herausforderungen. Dabei können insbesondere Kleinunternehmen die Digitalisierung für sich nutzen. Das zeigt das Praxisbeispiel der Steuerberatungskanzlei Heddens. Das Kanzleiteam hat sich gemeinsam mit INQA daran gemacht, ihre eigene Arbeitswelt zu digitalisieren.
Buchhaltung 4.0: Digitalisierung in der Steuerberatungskanzlei Heddens
Die Kernarbeit von Kanzleien? Das Buchhalten unzähliger Belege und Rechnungen für Steuererklärungen und Jahresabschlüsse. Dabei hat sich jahrelang Papier gestapelt. Das ändert sich nun, schließlich digitalisieren viele Kanzleien ihre Prozesse. Papierloses Arbeiten ist die Antwort – so auch in der Steuerberatungskanzlei Heddens. Dank digitaler Tools können Beschäftigte der Kanzlei nun Rechnungen auslesen und diese anschließend selbstständig im System verbuchen. Auch viele Mandant*innen der Kanzlei verzichten zunehmend auf Papierbelege und nutzen immer mehr digitale Lösungen. Die händische Arbeit von Buchhalter*innen wird so immer weniger benötigt. Das hat die Kanzlei erkannt und ihr Geschäftsmodell mithilfe der INQA-Beratung unternehmensWert:Mensch plus grundlegend geändert. Der Fokus liegt anstatt auf buchhalterischen Tätigkeiten jetzt viel mehr auf Beratungsleistungen.
Auf einen Blick: Die fünf Vorzüge der Digitalisierung in Kleinst- und Kleinunternehmen
Egal ob Kanzlei oder Handwerksbetrieb: Kleinst- und Kleinunternehmen verschiedener Branchen können von der Digitalisierung profitieren. Das sind die häufigsten Vorteile: In diesen fünf Feldern können sie profitieren:
Kundenwünsche und Technologien ändern sich stetig. Digitalisierte Prozesse können Arbeitsabläufe und den Kontakt zu Kund*innen spürbar vereinfachen.
Wo digitale Prozesse Routinetätigkeiten wie das Erfassen von Belegen übernehmen, gewinnen Beschäftigte in Unternehmen mehr Zeit für die Beratung und Betreuung ihrer Kund*innen. Das stärkt die Kund*innenbindung.
Die Digitalisierung sorgt dafür, das Unternehmensprofil zu erweitern. Der Grund: das Entstehen neuer Aufgaben. So bietet die Kanzlei Heddens zum Beispiel neuerdings Digitalisierungsberatung an.
Veränderungen in Unternehmen lassen sich am besten gemeinsam mit Beschäftigten gestalten. Wer als Führungskraft seine Beschäftigten eng mit einbezieht, fördert ein gutes Betriebsklima – und bindet ans Unternehmen. Das stärkt Betriebe für den Wandel.
Die Digitalisierung ist eine Herausforderung, denn sie stellt bisherige Geschäftsmodelle und Arbeitsweisen zum Teil grundlegend infrage. Geschäftsführer*innen sollten die Veränderungen auch als Chance sehen, sich von Dingen zu trennen, die nicht mehr funktionieren. So entsteht Platz für Neues!
Toolbox: INQA-Beratung uWM plus
Kleinst, kleine und mittlere Unternehmen müssen die Digitalisierung nicht allein bewältigen. Mit der INQA-Beratung unternehmensWert:Mensch plus unterstützen externe Prozessberater*innen bei der Entwicklung digitaler Lösungen im Betrieb – in enger Zusammenarbeit mit den Beschäftigten. Die INQA-Beratung richtet sich an Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten und wird gefördert vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales und dem Europäischen Sozialfonds. Hier mehr erfahren zu INQA-Coaching.