Ob in Unternehmen oder Verwaltungen: Agiles Arbeiten erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Doch die Umstellung von klassischen Arbeitsweisen auf Agilität kommt nicht ohne Herausforderungen und Bedarf an Qualifizierung aus. Typische agile Elemente wie tägliche Feedbacks und das Kommunizieren von Arbeitsständen in Form von „Daily Stand-ups“, die Umsetzung von Teilzielen in „Sprints“ oder das Arbeiten in funktionsübergreifenden Kreisen und Rollen anstatt Abteilungen wollen geübt und gelernt sein. Oft geht es auch darum, Unsicherheiten und Ängste auf Seiten der Beschäftigten aufzufangen, wenn bewährte Strukturen wegbrechen, Arbeitsabläufe komplexer werden und mehr Eigenverantwortung von den Mitarbeiter*innen verlangt wird. Hier hilft der Blick in die Praxis. Dataport, ein IT-Dienstleister für öffentliche Verwaltungen, zeigt, mit welchen Instrumenten die Qualifizierung und Motivierung der Beschäftigen gelingen kann.
Agiles Arbeiten in der Verwaltung: das Beispiel Dataport
Dataport bewegt sich mit ihren 2.800 Beschäftigten in einem hochbeweglichen Arbeitsumfeld: der IT. Die Anstalt öffentlichen Rechts versorgt Ämter und Ministerien mit Software und Hardware. Dass die Bürger*innen zunehmend erwarten, Verwaltungsgänge online erledigen zu können, wirkt sich auch auf die Arbeitsweise bei Dataport aus. Gefragt sind agile Methoden wie Design-Thinking. Denn sie helfen, die Produkte nah an der „Kundschaft“ der Behörde zu entwickeln und sie auf ihren konkreten Nutzen hin zu hinterfragen, d. h. vorauszudenken, statt nur abzuarbeiten. Die These: Selbstverantwortliche Beschäftigte entwickeln innovativere Produkte. Deshalb entschied sich der Vorstand, agiles Arbeiten zu etablieren.
Qualifizierung zum agilen Arbeiten: die 4 Instrumente bei Dataport
Zum Auftakt wurde eine interne Arbeitsgruppe gegründet mit Beschäftigten, die sich für das Thema Agilität interessierten oder schon Erfahrung damit hatten. Nach dem Schneeballsystem sprach der Personalbereich Menschen an, die wiederum selbst interessierte Kolleg*innen einluden. Ein Team aus 25 Personen definierte schließlich ein Jahr lang in zweimonatigen Abständen selbstverantwortlich die Ziele und entwickelte die Schritte zum agilen Arbeiten. Ein Kernelement: eine Qualifizierungsinitiative für die gesamte Organisation. Diese enthielt:
In einer Veranstaltung lernten rund 300 Führungskräfte agile Grundsätze kennen und konnten diese sofort in Aufgaben anwenden und verinnerlichen. Wenige Monate später folgten Anschlusstermine zur Klärung von Problemen und zur Sicherstellung des Erfolgs.
Weiterführende Informationen zu agilen Arbeitsweisen in Verwaltungen finden Sie in der Handlungshilfe des INQA-Experimentierraumprojekts AgilKom: Handlungshilfe des INQA-Experimentierraumprojekts AgilKom