Fester Schreibtisch ade: Sieht so das Büro der Zukunft aus?
  • Digitalisierung und Coronapandemie stellen Präsenzpflichten auf den Prüfstand. Homeoffice und mobiles Arbeiten sind gefragt.
  • Beschäftigte wünschen sich schon länger mehr Flexibilität beim Arbeitsort.
  • Braucht es da noch Büros? Das Beispiel Microsoft Deutschland zeigt, wie eine Bürokultur ohne feste Arbeitsplätze gut gestaltet werden kann.

Spätestens seit Corona stellen sich Unternehmen verstärkt die Frage: Wie können Büros und Arbeitsplätze sinnvoll ausgestaltet werden? Galt in vielen Betrieben vor der Pandemie häufig noch Präsenzpflicht, merken sie nunMitarbeiter*innen müssen nicht unbedingt anwesend sein, um ihre Arbeit gut zu erledigen. Eine Erkenntnis, die bei vielen Beschäftigten auf Zustimmung stößt. Denn in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt wünschen sie sich mehr räumliche Flexibilität, um Beruf und Privatleben besser vereinen zu könnenAllerdings haben Homeoffice und mobile Arbeit auch ihre Tücken. So fehlt vielen der persönliche Austausch im Büro. Einigen droht zu Hause zudem mehr Ablenkung, während es anderen schwerfällt, Pausenzeiten und den Feierabend einzuhalten. Wie könnten Arbeit und Büro in Zukunft also aussehen? Eine Lösung könnte sein: ein neues Bürokonzept, das den Wunsch nach Flexibilität und gegenseitigem Austausch miteinander verbindet. Der Softwarekonzern Microsoft Deutschland hat diesen Trend schon vor Corona erkannt und zeigt mit seinen „Smart Workspaces“ einen Weg, an dem sich viele Unternehmen orientieren können.

Smart Workspace“: So sieht das Büro der Zukunft bei Microsoft aus

Den ersten Schritt in Richtung flexible Arbeitsgestaltung unternahm Microsoft Deutschland bereits im Jahr 1998. Damals führte das Unternehmen die Vertrauensarbeitszeit ein, 2014 folgte eine Betriebsvereinbarung zum Vertrauensarbeitsort. Im Zuge des Umzugs nach München-Schwabing 2016 löste Microsoft dann auch alte und vor allem starre Bürostrukturen auf. Wer nicht zu Hause oder von unterwegs arbeitet, kann sich in dem neuen Bürokomplex zwischen unterschiedlichen Arbeitsbereichen entscheiden. Persönliche Arbeitsplätze gibt es nicht mehr, stattdessen können die Mitarbeiter*innen ihren Arbeitsplatz frei wählen. Konkret setzt sich der „Smart Workspace“ aus vier unterschiedlichen Zonen für unterschiedliche Arbeitsbedürfnisse zusammen:

Think-Zone

Die erste Zone ist die „Think-Zone“, eine leise Zone mit großen Ohrensesseln zum Kreativsein und Nachdenken.

Accomplish-Zone

Die „Accomplish-Zone“ ist ebenfalls eine leise Zone mit Schreibtischen, kleinen Trennwänden und technischer Ausstattung, beispielsweise zum Abarbeiten von E-Mails.

Converse-Zone

In der „Converse-Zone“ darf im Team zusammengearbeitet und diskutiert werden – gerne auch laut.

Jam-&-Discuss-Zone

Die vierte Zone ist die „Jam-&-Discuss-Zone“. Sie kann z. B. dazu genutzt werden, einen Workshop oder eine teambildende Maßnahme durchzuführen.

So geht neue Bürokultur: der „Smart Workspace“ bei Microsoft

Auch ohne festen Arbeitsplatz schafft Microsoft Raum für Persönliches

Es ist aber nicht nur die Bürofläche, die nun anders genutzt wird, auch die dazugehörige Infrastruktur wurde auf den Prüfstand gestellt. So gehören Festnetztelefone inzwischen der Vergangenheit an. Kommuniziert wird stattdessen über Smartphone und Notebook, via Messagingdienste und Interaktionsplattformen. Dennoch bietet das Unternehmen auch Raum für Persönliches: Beschreibbare Schließfächer lassen sich individuell gestalten, Teamregale dekorieren und das klassische Familienfoto haben die Beschäftigten auf ihrem Laptop statt auf dem Tisch.

Erfolg durch externe Begleitung und interne Kommunikation

Das Bürokonzept für das Arbeiten 4.0 hat Microsoft Deutschland in enger Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in Stuttgart entwickelt. Die Einbindung des externen Partners hat Microsoft geholfen, spannende Impulse zu erhalten. Zentral für den Erfolg des neuen Ansatzes war aber die konsequente Einbindung der Belegschaft. So wurden die Prozessschritte in enger Abstimmung mit dem Betriebsrat und den Beschäftigten entwickelt. Um so viele Mitarbeiter*innen wie möglich zu erreichen, setzte Microsoft Deutschland außerdem sogenannte „Change-Agents“ ein – Beschäftigte, die Themen der Umstrukturierung in die jeweiligen Teams trugen und dort Feedback aufnahmen.

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