Die 5 Schritte der strategischen Personalplanung in KMU
  • Die Belegschaft ist die DNA eines Unternehmens. Denken Sie deshalb voraus und nutzen Sie eine strategische Personalplanung.
  • Durch eine Soll-Ist-Analyse können Sie künftige Beschäftigungslücken schließen und Kompetenzbedarfe ermitteln.
  • Ein Fünf-Schritte-Verfahren hilft insbesondere KMU, die strategische Personalplanung richtig anzugehen und umzusetzen.

Wer sein Unternehmen zum Erfolg führen will, benötigt gut qualifizierte Mitarbeiter*innen – heute und in Zukunft. Wie das geht? Mit einer vorausschauenden und strategischen Personalplanung. Demografischer Wandel, Fachkräftesicherung und Digitalisierung verlangen gerade auch von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), ihre Personalführung immer wieder zu hinterfragen und anzupassen. Die strategische Personalbedarfsplanung sollte deshalb nicht erst dann ansetzen, wenn es im Betrieb schon „brennt“. Denn dann sind die Handlungsspielräume verengt, der Erfolgsdruck groß. Auch wenn der hektische Betriebsalltag manchmal kaum Raum für vorausschauendes Denken und Handeln lässt – die Investition lohnt sich. Ein erprobtes Fünf-Schritte-Verfahren, wie es im INQA-Handbuch „Strategische Personalplanung leicht gemacht“ dargestellt ist, hilft KMU, diese Aufgabe gut zu bewältigen.

Wozu eine strategische Personalbedarfsplanung?

Das Ziel strategischer Personalbedarfsplanung ist klar: Unternehmen benötigen zu jeder Zeit gut qualifizierte Mitarbeiter*innen, um so auf neue Entwicklungen vorbereitet zu sein. Dazu sind sowohl eine quantitative als auch eine qualitative Personalplanung erforderlich. Die quantitative Personalplanung legt die Anzahl der zukünftig benötigten Beschäftigten fest. Die qualitative Personalplanung beschreibt, über welche Kompetenzen, Erfahrungen und Qualifikationen die Mitarbeiter*innen verfügen sollten. Durch den Vergleich zwischen dem heutigen Stand und den voraussichtlich in Zukunft benötigten Ressourcen und Kompetenzen werden eventuelle Abweichungen sichtbar – auf die Sie gezielt reagieren können. Das heißt z. B., passende Nachwuchskräfte zu rekrutieren und Beschäftigte weiterzubilden. Doch nicht nur das: Eine langfristige Planung schafft mehr Sicherheit für die Mitarbeiter*innen. Das erhöht die Zufriedenheit und die Motivation und kann Fluktuation und Fehlzeiten verringern.

Gute Personalführung in KMU: Das sind die 5 Schritte für eine strategische Personalplanung

Die INQA-Handlungshilfe „Strategische Personalplanung leicht gemacht – Ein Handbuch für kleine und mittelgroße Unternehmen“ ist ein hilfreiches Instrument in der Personalführung. Sie enthält fünf zentrale Schritte, mit denen KMU sowohl ihre quantitative als auch ihre qualitative Personalplanung angehen können:

Strategie festlegen

Was wollen Sie mit Ihrem Unternehmen erreichen? Welche Entwicklungen sind zu berücksichtigen? Wie wollen Sie Ihre Ziele erreichen? Welche Anforderungen ergeben sich daraus für Ihre Belegschaft? Durch die Beantwortung der Fragen des „Magischen Vierecks“ strukturieren Sie Ihre Unternehmensstrategie.

Personalüberblick verschaffen

Analysieren Sie Ihre aktuelle Belegschaft. Ordnen Sie hierfür Ihre Mitarbeiter*innen je nach Tätigkeitsprofil verschiedenen Jobgruppen zu. Anschließend betrachten Sie die Anzahl und Kompetenzen Ihrer Beschäftigten in den Gruppen, z. B. mithilfe eines Kompetenztableaus.

Künftigen Personalbedarf bestimmen

Legen Sie fest, wie viele Mitarbeiter*innen mit welchen Kompetenzen Sie in Zukunft benötigen. Schätzen Sie anhand der Jobgruppen ein, welche Bedeutung diese z. B. in drei Jahren haben werden und wie die Beschäftigten innerhalb der Gruppen weiterqualifiziert werden müssen.

Handlungsbedarf ermitteln

Indem Sie Ist- und Soll-Zustand übereinanderlegen, sehen Sie, wo Ihre Belegschaft heute steht und welche Handlungsbedarfe sich so ergeben. Vergessen Sie dabei nicht, die Altersstruktur in den Blick zu nehmen, um auch auf die natürliche Fluktuation in der Belegschaft, z. B. Wechsel in den Ruhestand, zu reagieren.

Maßnahmen planen

Anhand Ihrer Erkenntnisse bestimmen Sie nun, welche kurz-, mittel- und langfristigen Personalmaßnahmen notwendig sind. Verwenden Sie ruhig etwas Zeit dafür und beziehen Sie ggf. die Belegschaft mit ein. Wichtig ist, dass Ihre Aktivitäten am Ende auch Ihre betrieblichen Herausforderungen lösen.

Nutzen Sie Unterstützung bei Ihrer strategischen Personalplanung

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden oder alles alleine bewältigen. Gerade für kleinere Unternehmen kann es ermutigend sein zu wissen, dass es jede Menge Erfahrung, Netzwerke und Unterstützung bei Fragen der Personalführung und strategischen Personalplanung gibt. Die INQA-Handlungshilfe "Strategische Personalplanung leicht gemacht - Ein Handbuch für kleine und mittelgroße Unternehmen" enthält neben einer ausführlichen Erläuterung der fünf Schritte deshalb auch Checklisten, zahlreiche Praxisbeispiele sowie Tipps und Anlaufstellen für die Vernetzung.

Die Publikation können Sie im INQA-Webshop bestellen.

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