Das sind die fünf Vorzüge der Digitalisierung in Kleinunternehmen
  • Die Digitalisierung in Kleinst- und Kleinunternehmen ist eine besondere Herausforderung, da oft finanzielle oder personelle Ressourcen fehlen.
  • Doch auch für sie lohnt sich der digitale Wandel. Es gibt eine Reihe positiver Effekte der Digitalisierung in Kleinunternehmen.
  • Damit KMU die Herausforderungen der Digitalisierung gut bewältigen, hilft die INQA-Beratung unternehmensWert:Mensch plus.
  • Zwei Praxisbeispiele zeigen, wie es geht: der Radreiseveranstalter Radissimo und die Steuerberatungskanzlei Heddens.

Eine überschaubare Anzahl der Mitarbeiter*innen, hohe Arbeitsauslastung, oft enge finanzielle Spielräume und fehlendes digitales Know-how: Die Digitalisierung stellt Kleinunternehmen, vor allem aber Kleinstunternehmen mit nur sehr wenigen Beschäftigten, häufig vor besondere Herausforderungen. Dabei kann die Digitalisierung in Kleinunternehmen eine Reihe von Vorteilen haben. Zwei ganz unterschiedliche Betriebe – ein Radreiseveranstalter und eine Steuerberatungskanzlei – haben die Digitalisierung der Arbeitswelt mit Unterstützung von INQA erfolgreich in Angriff genommen.

Radreisen 4.0: So stellte sich das Kleinstunternehmen Radissimo der Digitalisierung der Arbeitswelt

Europa per Rad entdecken: Das bietet die Radissimo GmbH aus Karlsruhe. Sie organisiert Fahrradreisen – und das sehr erfolgreich. Doch die Kund*innen stellen zunehmend neue Anforderungen an das nur siebenköpfige Team. So wünschen sie sich mehr individuelle Reisen statt fertiger Reisepakete, sie navigieren lieber per Smartphone anstatt mit gedruckten Karten und sie wollen bevorzugt online chatten statt zu telefonieren. Für Radissimo war klar: Um sich auf diese Entwicklungen einzustellen, bedurfte es Veränderungen im Betrieb, vor allem mehr digitaler Kompetenzen. Die Lösung: Radissimo nahm die INQA-Beratung unternehmensWert:Mensch plus in Anspruch. Dabei begleiten externe Prozessberater*innen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der digitalen Transformation.

Digitalisierung in KMU mit der INQA-Beratung uWM plus – das Beispiel Radissimo

In drei jeweils vierwöchigen Arbeitsphasen bearbeitete ein sogenanntes Lab-Team aus vier Beschäftigten verschiedene Digitalisierungsthemen und entwickelte konkrete Maßnahmen. In Phase 1 ging es um die Kommunikation. So wurde u. a. ein Online-Chat für Kundenfragen eingeführt und die interne Kommunikation um einen Messengerdienst erweitert. In Phase 2 stand die Weiterentwicklung der Produkte im Fokus. Das Buchungssystem wurde z. B. durch ein neues ersetzt, das individuellere Reiseplanungen und das digitale Versenden von Unterlagen ermöglicht. Zudem wurde eine App angestoßen, die künftig alle Reiseservices zentral auf dem Smartphone bereitstellt. Phase 3 richtete den Blick ins Unternehmensinnere und fragte nach dem Arbeitsplatz der Zukunft. Dabei kam u. a. heraus, dass die Beschäftigten papierlos arbeiten möchten, sowohl in Bezug auf Reiseunterlagen als auch auf die internen Vorgänge. Am Ende des Prozesses war klar: Die Digitalisierung bringt eine echte Arbeitserleichterung.

Buchhaltung 4.0: Digitalisierung der Arbeitswelt in der Steuerberatungskanzlei Heddens

Papierloses Arbeiten ist auch in der Steuerberatungskanzlei Heddens ein zentrales Thema. Die Buchhaltung für Steuererklärungen und Jahresabschlüsse gehört zur Kernarbeit von Kanzleien. Doch mit der Digitalisierung lesen digitale Programme Rechnungen aus und verbuchen sie selbstständig im System. Auch viele Mandant*innen der Kanzlei Heddens verzichten zunehmend auf Papierbelege und fordern digitale Lösungen ein. Die händische Arbeit von Buchhalter*innen wird so überflüssig. Das hat die Kanzlei erkannt und ihr Geschäftsmodell mithilfe der INQA-Beratung unternehmensWert:Mensch plus grundlegend geändert. Der Fokus liegt jetzt auf verstärkter Beratungsleistung und der Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen.

Eine Kanzlei macht es vor: Digitalisierung in Kleinunternehmen

Auf einen Blick: Das sind die fünf Vorzüge der Digitalisierung in Kleinunternehmen

Ob Radreiseveranstalter oder Steuerberatungskanzlei: Die Anforderungen, die die Digitalisierung an Kleinst- und Kleinunternehmen stellt, ähneln sich in vielen Fragen. In diesen fünf Feldern können sie profitieren:

Einfachere ProzesseKundenwünsche und Technologien ändern sich. Ob digitale Buchhaltung oder Online-Chats für Kund*innen: Digitalisierte Prozesse können Arbeitsabläufe und Kundenkontakte spürbar vereinfachen.Mehr Zeit für die Kund*innen

Wo digitale Prozesse Routinetätigkeiten wie Belegerfassung oder Buchungsbestätigungen übernehmen, gewinnen Unternehmen mehr Zeit für die Beratung und Betreuung ihrer Kund*innen. Das stärkt die Kundenbindung.

Neue GeschäftsfelderDie Digitalisierung sorgt auch für eine Erweiterung des Unternehmenprofils, weil neue Aufgaben entstehen. So bietet z. B. die Kanzlei Heddens nun auch Digitalisierungsberatung bei ihren Mandant*innen an.Chance zur Mitarbeiterbindung

Veränderungen in Unternehmen lassen sich am besten gemeinsam mit der Belegschaft gestalten. Wer seine Mitarbeiter*innen einbezieht, fördert ein gutes Betriebsklima und die Mitarbeiterbindung. Das stärkt Betriebe für den Wandel.

Altes auf dem Prüfstand

Die Digitalisierung ist eine Herausforderung, denn sie stellt bisherige Geschäftsmodelle und Arbeitsweisen zum Teil grundlegend infrage. Verstehen Sie die Veränderungen auch als Chance, sich von Dingen zu trennen, die nicht mehr funktionieren, und Neues entstehen zu lassen!

Toolbox: INQA-Beratung uWM plus

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) müssen die Digitalisierung nicht allein bewältigen. Mit der INQA-Beratung unternehmensWert:Mensch plus unterstützen externe Prozessberater*innen bei der Entwicklung digitaler Lösungen im Betrieb – in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter*innen. Die INQA-Beratung richtet sich an Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten und wird gefördert vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales und dem Europäischen Sozialfonds. Mehr erfahren Sie hier.

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