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Qualifizierung zum agilen Arbeiten: 4 Schritte zum Erfolg
  • Agiles Arbeiten ist schneller, komplexer und eigenverantwortlicher als herkömmliche Arbeitsweisen.
  • Für Führungskräfte und Beschäftigte heißt das: Sie brauchen Qualifizierung in agilen Methoden und die Möglichkeit, ein agiles Mindset zu entwickeln.
  • Der öffentliche IT-Dienstleister Dataport qualifiziert die Beschäftigten durch klassische Workshops genauso wie spielerische Elemente.

Ob in Unternehmen oder Verwaltungen: Agiles Arbeiten erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Doch die Umstellung von klassischen Arbeitsweisen auf Agilität kommt nicht ohne Herausforderungen und Bedarf an Qualifizierung aus. Typische agile Elemente wie tägliche Feedbacks und das Kommunizieren von Arbeitsständen in Form von „Daily Stand-ups“, die Umsetzung von Teilzielen in „Sprints“ oder das Arbeiten in funktionsübergreifenden Kreisen und Rollen anstatt Abteilungen wollen geübt und gelernt sein. Oft geht es auch darum, Unsicherheiten und Ängste auf Seiten der Beschäftigten aufzufangen, wenn bewährte Strukturen wegbrechen, Arbeitsabläufe komplexer werden und mehr Eigenverantwortung von den Mitarbeiter*innen verlangt wird. Hier hilft der Blick in die Praxis. Dataport, ein IT-Dienstleister für öffentliche Verwaltungen, zeigt, mit welchen Instrumenten die Qualifizierung und Motivierung der Beschäftigen gelingen kann.

Das agile Erfolgsrezept: Qualifizierung der Beschäftigten

Agiles Arbeiten in der Verwaltung: das Beispiel Dataport

Dataport bewegt sich mit ihren 2.800 Beschäftigten in einem hochbeweglichen Arbeitsumfeld: der IT. Die Anstalt öffentlichen Rechts versorgt Ämter und Ministerien mit Software und Hardware. Dass die Bürger*innen zunehmend erwarten, Verwaltungsgänge online erledigen zu können, wirkt sich auch auf die Arbeitsweise bei Dataport aus. Gefragt sind agile Methoden wie Design-Thinking. Denn sie helfen, die Produkte nah an der „Kundschaft“ der Behörde zu entwickeln und sie auf ihren konkreten Nutzen hin zu hinterfragen, d. h. vorauszudenken, statt nur abzuarbeiten. Die These: Selbstverantwortliche Beschäftigte entwickeln innovativere Produkte. Deshalb entschied sich der Vorstand, agiles Arbeiten zu etablieren.

Qualifizierung zum agilen Arbeiten: die 4 Instrumente bei Dataport

Zum Auftakt wurde eine interne Arbeitsgruppe gegründet mit Beschäftigten, die sich für das Thema Agilität interessierten oder schon Erfahrung damit hatten. Nach dem Schneeballsystem sprach der Personalbereich Menschen an, die wiederum selbst interessierte Kolleg*innen einluden. Ein Team aus 25 Personen definierte schließlich ein Jahr lang in zweimonatigen Abständen selbstverantwortlich die Ziele und entwickelte die Schritte zum agilen Arbeiten. Ein Kernelement: eine Qualifizierungsinitiative für die gesamte Organisation. Diese enthielt:

Workshop für Führungskräfte

In einer Veranstaltung lernten rund 300 Führungskräfte agile Grundsätze kennen und konnten diese sofort in Aufgaben anwenden und verinnerlichen. Wenige Monate später folgten Anschlusstermine zur Klärung von Problemen und zur Sicherstellung des Erfolgs.

Workshops für Beschäftigte

Für die Beschäftigten gab es freiwillige Orientierungsworkshops und Methodenschulungen, u. a. zu Scrum, Kanban und agilem Projektmanagement. Damit wurden sie qualifiziert, Rollen als Product-Owner oder Scrum-Master anzunehmen.

Externe Begleitung

Sowohl während der Planungsphase als auch in den Workshops wurden externe Expert*innen im agilen Arbeiten zur Unterstützung hinzugezogen.

Spielerisches Lernen

Agile Prinzipien werden in einem Spiel simuliert und danach reflektiert. Die Beschäftigten lernen so deutlich mehr als in einer theorielastigen Schulung.

Voneinander lernen

Darüber hinaus sorgen die Mitarbeiter*innen untereinander dafür, dass agiles Wissen weitergegeben wird. So haben z. B. die Scrum-Master eigenständig einen „Agile Coffee“ ins Leben gerufen. Bei dem regelmäßigen Treffen stellen sie agile Themen vor. Interessierte Kolleg*innen können mitdiskutieren und Fragen stellen.

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