„Eine intensivierte Kommunikation in den Teams ist wichtig“

Damit Teams im Home-Office erfolgreich zusammenarbeiten, braucht es gutes Führen über die Distanz und Unterstützungsangebote für alle Beschäftigten. Dr. Jörg Busam, Head of Health Management und leitender Betriebsarzt bei der Beiersdorf AG, erklärt im Interview, wie das Unternehmen Führungskräfte und Mitarbeiter*innen in der Ausnahmesituation zur Seite steht.

Psychologisch betrachtet: Welche Herausforderungen sehen Sie für die Mitarbeiter*innen, die nun über einen längeren Zeitraum von zu Hause arbeiten müssen und nur digitalen Kontakt mit ihren Kolleg*innen haben?

Eine der Herausforderungen sehen wir darin, trotz fehlender persönlicher „Face to Face“-Kontakte und dem Austausch zwischen den Kolleg*innen, ein Gefühl der Zugehörigkeit entstehen zu lassen. Wir beschäftigen uns daher damit, wie wir das mithilfe digitaler Kanäle, z.B. Telefonaten, Videokonferenzen oder Chats, trotzdem erreichen können. Eine weitere Herausforderung für die Mitarbeiter*innen ist außerdem die eigenständige Strukturierung des Arbeitstages. Dazu trägt beispielsweise auch die fehlende räumliche Trennung von Arbeitsplatz und privatem Wohnbereich bei – die Übergänge zwischen Privat- und Arbeitsalltag werden fließender.

Sich diesen geänderten Abläufen anzupassen und selbstständig bzw. in Abstimmung mit dem Team neue Prozesse und Strukturen zu etablieren sowie neue Ideen zu entwickeln, ist die Aufgabe der Stunde.

Wie gehen die Führungskräfte in Ihrem Unternehmen damit um, wenn die Beschäftigten nur per Telefon oder E-Mail zu erreichen sind? Wie erkennen sie, ob Mitarbeiter*innen Unterstützung benötigen, z.B. bei der Arbeitsorganisation?

Home-Office und flexibles Arbeiten sind für viele unserer Mitarbeiter*innen gelernt und werden regelmäßig praktiziert – wenn auch bislang noch nicht in diesem flächendeckenden Umfang. Eine enge und intensivierte Kommunikation zwischen den Vorgesetzten und ihren Teams ist wichtig, um sich in der aktuellen Situation gut abzustimmen. Dazu zählen zum einen ein aktives Angebot der Unterstützung durch die Vorgesetzten. Zum anderen ist es ebenso notwendig, dass Mitarbeiter*innen selbst ansprechen, wenn sie Unterstützung benötigen. So kann rechtzeitig erkannt werden, an welchen Stellen die Zusammenarbeit verbessert werden kann. Erkenntnisse darüber, ob und was Beschäftigte an Unterstützung benötigen, z. B. bei der Arbeitsorganisation, können etwa durch Online-Einzelgespräche mit den Teammitgliedern sowie häufigere kurze Check-ins mit dem gesamten Team, z. B. morgens, erlangt werden.

Wie unterstützen Sie Ihre Führungskräfte, damit diese den Anforderungen in der jetzigen Situation gerecht werden können?

In einem ausführlichen Fragen-Antworten-Katalog haben wir unseren Führungskräften wichtige Informationen zu Themen wie Arbeitsrecht, IT und Technik, Umgang mit Mitarbeiter*innen ohne Kinderbetreuung etc. bereitgestellt. Zusätzlich stehen wir im direkten Austausch mit den Führungskräften und unterstützen sie gezielt mit wichtigen Informationen. Für alle individuellen Fragen zur eigenen Situation, der Situation im Team oder einzelnen Teammitgliedern stehen den Führungskräften bei Beiersdorf ihre HR Business Partner (HR Manager) als Ansprechpartner*innen zur Seite. Zudem haben wir bereits seit Beginn der Krise eine funktionsübergreifende Task Force für Deutschland etabliert, die für Fragen zur Verfügung steht. Als neues Leadership-Angebot haben wir zudem „Digital Coaching“ eingeführt, also persönlich-virtuelle Coaching-Sessions von unseren internen Trainer*innen speziell für die Führungskräfte.

Welche Unterstützung bietet Beiersdorf ganz generell, damit Home-Office gut funktioniert?

Neben den bereits beschriebenen Maßnahmen unterstützen wir unsere Mitarbeiter*innen mit folgenden Angeboten:

  • Der technische Support durch unsere IT-Tochtergesellschaft wurde für den Mitarbeiter*innen-Arbeitsplatz konkret auf die Home-Office-Situation angepasst und ausgebaut.
  • Im Intranet hat Beiersdorf diverse Informationen, Tipps und Tricks sowie webbasierte Trainings zur Unterstützung bei der Anwendung neuer digitaler Tools und Techniken (Meeting via Skype, Teams, Audio- und Video-Calls, Teamorganisation) zur Verfügung gestellt.
  • Um auf die besonderen Belastungen für Körper, Geist und Seele einzugehen, werden in einem umfassenden Bereich im Intranet digitale Angebote von Beiersdorf sowie weiterführende Links zu interessanten externen Informationen und Angeboten bereitgestellt. Dabei adressieren wir folgende Felder:
    • Körper – Gesundheit & Fitness: Ernährungstipps und Rezepte, Workout-Videos, Online-Sportkurse, Gesundheitstipps
    • Geist – Inspiration und Kreativität: Gedächtnistraining, Meditation, Fokus-Übungen, umfassende Online-Lernangebote für die Mitarbeiter*innen (z. B. LinkedIn Learning)
    • Seele – Achtsamkeit und digitales Miteinander: Pausen machen, „Digital detox“, digitale Vernetzungsimpulse zu gemeinsamem Kaffee und Mittagessen
    • Spezielle Herausforderung „Eltern im Home-Office“: umfassende Tipps und Links zu Angeboten für Kinder wie tägliche Sportstunde, Unterstützung in Schulfragen, Bastel- und Spielanregungen
    • Spezielle Herausforderung „Vereinsamung im Home-Office“: Gesprächsangebote der Sozialberatung, digitale Vernetzungsimpulse zu Kaffee und Mittagessen

Gibt es aus Ihrer Erfahrung Konflikte, die in virtuellen Arbeitsumgebungen eher auftreten als in analogen? Wie können die Mitarbeiter*innen und Führungskräfte damit umgehen?

Home-Office kann in den Teams zur Herausforderung werden, in denen bislang vorrangig eine Präsenzkultur herrschte. Als positiven Aspekt veranlasst die jetzige Situation allerdings jede*n Mitarbeiter*in im Unternehmen zum Umdenken: Es wird mehr improvisiert, gemeinsam versucht man, das Geschäft bestmöglich zu managen und gleichzeitig privaten Anforderungen wie der fehlenden Kinderbetreuung gerecht zu werden. Um Missverständnissen und Konflikten entgegenzuwirken, haben sich bisher folgende Maßnahmen für ein gutes Miteinander bei Beiersdorf bewährt:

  • Telefon- oder Videokonferenzen mit wenigen Teilnehmer*innen, so dass alle etwas beitragen können und sich „gehört“ bzw. „gesehen“ fühlen
  • Vermehrter Einsatz von Videokonferenzen, sodass man die Kolleg*innen auch sieht – fehlende Mimik und Gestik können zu Missverständnissen führen.
  • Vermehrtes Feedback von Führungskräften an das Team, z. B. in Online-Einzelgesprächen mit den Teammitgliedern, sowie in häufigen kurzen Check-ins mit dem gesamten Team
  • Jeder Mensch geht mit der aktuell sehr fordernden Situation anders um. Ein verständnisvoller und empathischer Umgang mit den unterschiedlichen Herausforderungen der Kolleg*innen kann Konflikten vorbeugen.

Wie beugen Sie Konflikten vor, wenn der eine Teil der Belegschaft von zu Hause arbeitet, der andere Teil aber täglich im Betrieb antreten und damit ggf. auch die eigene Gesundheit gefährden muss?

Die Sicherheit und Gesundheit unserer Mitarbeiter*innen und Partner*innen haben für Beiersdorf höchste Priorität.

Beiersdorf hat zeitnah globale Maßnahmen und Richtlinien zu Covid-19 umgesetzt, die u. a. den frühzeitigen Verzicht auf nicht notwendige internationale Reisen und Meetings vorsahen. Unsere Hygiene- und Sicherheitsroutinen wurden an allen Standorten verstärkt und alle Mitarbeiter*innen werden zu Präventionsmaßnahmen angeleitet. Dies schließt intensivierte Home-Office-Regelungen sowie die Aufforderung zur präventiver häuslicher Quarantäne im Falle einer erhöhten Risikoexposition ein. Für Mitarbeiter*innen, die nicht von zu Hause arbeiten können, etwa in Produktion sowie Forschung und Entwicklung, wurden alternative Pläne entwickelt und weitere Schutzvorkehrungen getroffen. Unsere Maßnahmen entsprechen den Empfehlungen der jeweiligen lokalen Behörden oder gehen sogar darüber hinaus und werden ständig aktualisiert. Bei Beiersdorf gibt es generell eine große Wertschätzung für die Arbeit der Kolleg*innen, die weiterhin vor Ort, z. B. in der Produktion, arbeiten – und das übergreifend auf allen Unternehmensebenen. Das stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl in der jetzigen Situation.

Vielen Dank, Herr Busam!

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