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„Es ist Zeit, sich von der Präsenzkultur zu verabschieden“

Unzählige Unternehmen, darunter auch viele kleinere Betriebe, wollen und müssen kurzfristig und umfassend Homeoffice für ihre Beschäftigten ermöglichen. Doch wie führt man Mitarbeiter*innen, die man nicht mehr zu Gesicht bekommt? Und wie organisiert man Arbeit über die Distanz? Die INQA-Botschafterin und Expertin für Personalmanagement Prof. Dr. Jutta Rump gibt Antworten.

Frau Rump, für viele Betriebe und Beschäftigte heißt es jetzt Homeoffice. Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Punkte, damit das funktioniert?

Zuallererst muss die Technik funktionieren. Mitarbeiter*innen brauchen Notebooks, der Datenzugriff muss gewährleistet sein, Sicherheitsfragen sind zu klären. Als zweites braucht es eine verlässliche Arbeitsorganisation: Wer macht welche Arbeit bis wann? Wie wird der Arbeitsprozess gestaltet? Wer muss zusammenarbeiten? Sind solche Fragen nicht geklärt, nutzt die beste Technik nichts. Drittens benötigt man ein Regelwerk für die Kommunikation. Es ist wichtig, feste Kommunikationsinseln zu schaffen. Das stellt sicher, dass sich das Team geplant und regelmäßig austauscht, sich z. B. einmal am Tag in einem virtuellen Raum trifft. Denn man kann ja nicht mehr schnell ins Nachbarbüro gehen oder sich spontan in der Teeküche unterhalten. Und der letzte Punkt ist die Unterstützung. Unternehmen müssen nicht alles neu erfinden, es gibt erprobtes Wissen zum Homeoffice. Das sollte man Beschäftigten und Führungskräften in einfachen Handlungsempfehlungen, Tipps oder To dos anbieten.

Sie sprechen die Führungskräfte an. Diese sind jetzt besonders gefordert, denn sie müssen Teams unter schwierigen Bedingungen steuern, gleichzeitig die Beschäftigten motivieren. Worauf sollten sie achten?

Homeoffice gelingt nur mit einer Kultur des Vertrauens. Das heißt, es ist jetzt an der Zeit, sich von der Präsenzkultur zu verabschieden. Das ist eine Frage des Mindsets und für viele Unternehmen und Personalverantwortliche neu. Aber es kann gelingen, wenn man das grundlegende Vertrauen mitbringt, dass die allermeisten Mitarbeiter*innen auch zu Hause gute Arbeit machen wollen. Hier ist die Aufgabe der Führungskräfte, die Arbeit im Homeoffice gut zu organisieren – mit Arbeitspaketen, Meilensteinen, Zielvereinbarungen und Regeln zur Kommunikation. Das A und O dabei ist eine wertschätzende Kommunikationskultur. Führungskräfte brauchen hierfür ein hohes Maß an Empathie, denn in Telefonkonferenzen oder E-Mails fehlen beispielsweise Gestik und Mimik. Das kann schnell zu Missverständnissen und Verstimmungen bei den Beschäftigten führen. Höflichkeitsregeln für die virtuelle Kommunikation können hier Abhilfe schaffen. Sicher ist: Viele Führungskräfte werden gerade ins kalte Wasser geworfen. Sie sollten die Chance nutzen, an ihren emotionalen Kompetenzen zu arbeiten und immer ein offenes Ohr für die Kolleg*innen zu haben.

Auch für viele Beschäftigte ist Homeoffice über einen längeren Zeitraum Neuland. Welche Vereinbarungen können helfen, damit die Zusammenarbeit auf Dauer gelingt?

Dass es klare Arbeitsaufteilungen im Team, also zwischen den Mitarbeiter*innen und den Führungskräften braucht, haben wir schon beleuchtet. Hier ist wichtig, dass realistische Arbeitspakete geschnürt werden, damit es nicht zur Überlastung der Beschäftigten kommt. Und es muss die Möglichkeit geben, mit der Führungskraft in Kontakt zu bleiben und Rückfragen zu stellen, wenn Hindernisse auftreten. Zweitens sollten Menschen, die im Homeoffice arbeiten, auch eine Vereinbarung mit sich selbst treffen. Da die Strukturiertheit eines festen betrieblichen Arbeitsplatzes wegfällt, ist es die eigene Aufgabe, den Tag zu organisieren. Dazu gehört auch, Pausen einzuplanen und sich mal zu bewegen. Darüber hinaus sollte man Regeln mit der Familie oder Hausgemeinschaft aufstellen. Denn auch zuhause arbeiten ist arbeiten. Wenn alle im Haushalt darüber Bescheid wissen, kann das viele Frustrationen vermeiden, z. B. weil Kinder sich vernachlässigt fühlen. Klar ist aber auch: Die jetzige Situation, parallel zu arbeiten und Kinder zu betreuen, ist für viele Menschen sehr schwierig. Da gibt es keine Patentlösung.

Was können Beschäftigte denn konkret tun, wenn sie vom Homeoffice überfordert sind?

Wenn eine Person das Gefühl hat, es klappt nicht mit dem Homeoffice, z. B. wegen fehlender Struktur oder anhaltender Motivationslosigkeit, dann sollte sie das auf jeden Fall bei der Führungskraft ansprechen oder einen Hilferuf ins Team geben. Denn Quälen bringt nichts. Auch in Unternehmen brauchen wir gegenseitige Solidarität. Nur so kann man gemeinsam nach Lösungen suchen. Kolleg*innen haben so auch die Chance zu reagieren und können im Sinne einer Sharing-Kultur teilen, was bei ihnen gut funktioniert hat.

Abschließend ein Blick in die Zukunft: Ändert der aktuelle Zwang zum Homeoffice auf Dauer unsere Führungskultur?

Das würde ich mir wünschen. Es hängt aber entscheidend davon ab, wie lange wir aufgrund der aktuellen Situation so arbeiten werden. Nur wenn es eine Weile anhält, werden Menschen sich daran gewöhnen. Dann kann Homeoffice im besten Fall nicht mehr nur eine Arbeitsform für ausgewählte Gruppen wie Frauen in Teilzeit oder kreativ Tätige sein, sondern flächendeckend zum Einsatz kommen. Die Präsenzarbeit kann und soll es gar nicht ersetzen, sie hat ja auch Vorteile und ist wichtig. Aber beides kann stärker zusammenkommen. Wenn das gelingt, hat sich Unternehmenskultur wirklich verändert. Unsere aktuellen Erfahrungen zeigen aber, dass wir dafür zwingend die entsprechende IT-Infrastruktur brauchen. Insofern ist die aktuelle Lage auch ein Weckruf, mehr in bestimmte Bereiche zu investieren. Ohne die negativen Folgen der Ausnahmesituation zu beschönigen, zeigt sich jedenfalls gerade: Es sind immer disruptive Veränderungen, die die höchste Kreativität und Innovationskraft hervorbringen.

Frau Rump, besten Dank für das Gespräch!

Prof. Dr. Jutta Rump ist Professorin für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Internationales Personalmanagement und Organisationsentwicklung an der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen sowie Direktorin des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE). Darüber hinaus ist sie derzeit eine von vier INQA-Botschafter*innen.

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