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Auf die Route, fertig, los!

Lassen Unternehmen ihre Touren von Künstlicher Intelligenz (KI) planen, profitieren Beschäftigte davon. Der Entsorger Berlin Recycling setzt sie zum Beispiel ein, um herauszufinden, welche*r Fahrer*in am besten welche Tour übernimmt. Das Ziel: Gesundheit fördern. Salatlieferant Tom & Sally’s erspart den Mitarbeitenden durch KI aufwändige Bürokratie. Wie genau? INQA hat nachgefragt.

Mülltonnen mit bis zu 60 Litern Fassungsvermögen, verwinkelte Gassen mit langen Transportwegen, Altbauten mit Treppenstufen zum Abfallraum: Die Arbeit als Müllwerker*in ist anstrengend. „Die Berliner Stadtreinigung zählt viele Mitarbeitende, die ihren Ursprungsberuf, unter anderem als Müllwerker*in, aufgrund der schweren Tätigkeit heute nicht mehr ausüben können“, sagt Anke Brinkmann, Geschäftseinheitsleiterin Gesundheitsmanagement bei der Berliner Stadtreinigung (BSR). „Deshalb arbeiten wir daran, Lösungen bereits im Gesundheitsmanagement zu finden, um gesundheitliche Ausfälle zu verhindern.“ Mit dem Ziel zu agieren, anstatt zu reagieren, machten sich Brinkmann und ein BSR-Team daran, die Arbeitsorganisation im Sinne der Beschäftigten zu ändern. So entschieden sich die Verantwortlichen, im dem Tochterunternehmen Berlin Recycling ein Pilotprojekt zu starten – inbegriffen Künstliche Intelligenz (KI). Im August 2020 holten sie einen KI-Entwickler dazu. Die Idee: eine dynamische, gesundheitserhaltende Tourenplanung – individuell angepasst an die Präferenzen der Mitarbeitenden.

Algorithmen wollen gefüttert werden

Grundlage für die KI-basierte Tourenplanung sollten Daten über Mitarbeitende, Fahrzeuge und Touren sein. Die über Berlins Straßen und Touren lagen bereits vor – ebenfalls die technischen Informationen über die Fahrzeuge. Was fehlte, waren die Informationen über die Mitarbeitenden. „Jede*r Fahrer*in ist im Hinblick auf den gesundheitlichen Zustand, das Stresslevel und die Vorlieben zum Arbeitseinsatz individuell und unterschiedlich“, sagt Brinkmann. „Das wollten wir abbilden.“ Um Daten zusammen zu tragen, hat die KI-Projektgruppe des Entsorgers im Frühjahr 2021 Mitarbeitendenbefragungen durchgeführt. Wie alt ist die*der Mitarbeitende? Was sind gesundheitliche Handicaps? Welche Touren fallen schwer, welche leichter? „Die Daten haben wir dann an das KI-Programm verfüttert. Das sammelt diese, wertet sie aus und schlägt daraufhin individuell passende Routen vor“, erklärt sie. „Natürlich verwenden wir die freiwillig von den Mitarbeitenden angegebenen Informationen ausschließlich für die Tourenplanung. Das haben wir schriftlich vereinbart. Der Datenschutz spielt eine wichtige Rolle beim Umsetzen solcher Projekte.“

Schritt für Schritt Richtung KI, ist das sinnvoll?

„Das Programm war der erste Schritt für die gesundheitsfördernden Veränderungen. Unser Antrieb ist, die Funktionen künftig bedarfsorientiert zu erweitern und irgendwann die Bordcomputer unserer Fahrzeuge mit Routen in Navigationsgeräten zu bespielen“, sagt Brinkmann. „Aber alles Schritt für Schritt.“ Und genau das ist ihrer Meinung nach wichtig: nichts überstürzen. Viel wichtiger sei es, erst einmal mutig zu sein und klein anzufangen – und von Anfang an die von der Umstellung betroffenen Beschäftigten sowie die Gremien und die Geschäftsleitung abzuholen. „Es ist wichtig, gemeinsam zu lernen und Prozesse schrittweise anzupassen. Auch auf einen regelmäßigen Austausch kommt es an“, sagt sie. So werden erste Erfolge schon nach wenigen Monaten sichtbar und nutzbar.

Auch in Berlin herrschte anfänglich Skepsis

Doch bei allem Lob: Ganz ohne Gegenwind nahm die Belegschaft den Vorschlag zur KI nicht auf. Die Sorge: mehr Kontrolle, mehr Stress, mehr geforderte Produktivität. „KI ist nach wie vor ein Buzzword, das vielen noch Angst und Sorge bereitet“, erklärt Brinkmann. Doch die konnten die Projektverantwortlichen des Unternehmens sowie die des KI-Anbieters den rund 1500 Mitarbeitenden nehmen. Wie? Mit offenen Gesprächen und Informationen zum Thema. „Das große Thema KI kann man nur mit Vertrauen in den Griff bekommen – und dafür bedarf es eine offene Kommunikation sowie Beschäftigte, die eine Stimme haben, die auch Gehör findet“, sagt die Gesundheitsmanagerin. Künftig sollen auch weitere Unternehmen sowie die BSR mit  6.000 Mitarbeitenden von KI-Lösungen profitieren.

Helfen KI-Lösungen gegen Zettelwirtschaft?

Beim Gießener KMU Tom & Sally’s startete der Einsatz vom KI-unterstütztem Programm im Sommer 2020. Die Corona-Pandemie und das damit einhergehende Homeoffice wirkte sich auf die Bestellmengen beim Salathersteller mit Lieferdienst aus. Schließlich hatte dieser sich zuvor auf die Tourenlieferung von Unternehmen zu Unternehmen fokussiert. Doch die Menschen arbeiten gezwungener Maßen von zu Hause aus, die Bestellungen wurden weniger. „Die Umstände haben uns dazu bewegt, unser Geschäftsfeld zu erweitern und über einen Webshop neben den Unternehmen auch Privatkund*innen zu versorgen“, sagt Alwine Priebe, Projekt- und Prozessmanagerin bei Tom & Sally’s.

Webshop-System mit integrierter KI-Tourenplanung

Mit dem Webshop holte sich das KMU ebenfalls KI ins Haus, und zwar in Form der KI-basierten Tourenplanung. Denn: Das Tom & Sally´s-Team hatte plötzlich mehr Unsicherheiten in der Planung, Tagesrouten waren viel schwieriger zu organisieren. „Ohne das intelligente System wäre die Fehlerquote bei den Touren wesentlich höher – und das auf Kosten der Qualität und am Ende der Kundenzufriedenheit“, sagt Priebe. Die KI sammelt seither alle online-eingehenden Bestellungen und sortiert sie zum Beispiel nach Lieferweg oder gewünschtem Lieferzeitpunkt. Die Fahrer*innen registrieren sich vor Fahrtantritt im zugehörigen Tool des Webshops, wählen ihren Wagen und ihre Route aus, scannen einen QR-Code mit ihrem Handy – und schon ist die Route in Google-Maps übermittelt. Anders als zuvor mussten sie sich nun nicht mehr anhand eigens vor Fahrtantritt notierter Zettelwirtschaft organisieren. Auch unübersichtliche Excel-Tabellen mit Kund*innen-Adressen waren nun passé.

Was denken die Mitarbeitenden?

Logische Konsequenz des KI-basierten Programms: Das System weiß, wann sie starten, welche Route sie nehmen sollten und welche sie am Ende tatsächlich fahren. Doch trotz dieser Transparenz gab es wenig Bedenken seitens der Belgschaft „Das Tool wurde als Bereicherung angesehen“, sagt Priebe. Schließlich müssen sie nicht mehr unzählige Zettel mit eigens aufgeschriebenen Routen händeln. Einziges Manko: Noch baut das System gelegentlich unsinnige Routen ein. „Darüber kommunizieren wir, sprechen mit dem Anbieter und hoffen auf weitere Verbesserung“, sagt Priebe.

Zukünftig Salat-Roboter?

Künftig möchten die Köpfe hinter Tom & Sally’s weitere Prozesse digitalisieren und mit KI ausstatten. „Wir haben gemerkt, dass wir viele Schritte, zum Beispiel in der Verwaltung, mithilfe der intelligenten Systeme verbessern können“, berichtet Priebe. „Und wenn die Technologien irgendwann soweit sind, wünscht sich unser Geschäftsführer Salat-Roboter, die die Salate schneiden und zusammenstellen“, sagt sie lachend. Das hieße keinesfalls, dass die Mitarbeitenden künftig ersetzt werden. „Vielmehr wäre das ein Arbeiten Hand in Hand, um die Beschäftigten von diesen standardisierten Aufgaben zu entlasten.“

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