„Der Weg vom Start-Up zu einem strukturierten Unternehmen durch INQA-Coaching war für uns eine echte Lernkurve – aber genau diese Entwicklung hat uns stärker gemacht", erklärt Benjamin Schwarz, der Gründer von doQtor. Das 2020 gegründete Unternehmen bietet Firmen einen schnellen Zugang zu psychologischer und medizinischer Hilfe für ihre Mitarbeitenden. Ob Burnout, familiäre Probleme oder die Suche nach einem Facharzttermin – das 30-köpfige Team aus Psycholog*innen, Therapeut*innen und Ärzt*innen steht beratend zur Seite.

Doch der schnelle Erfolg des Unternehmens und das damit verbundene Wachstum brachte auch Herausforderungen mit sich:

Remote geboren, digital aufgewachsen – das beschreibt nicht nur unser Angebot, sondern auch unsere Arbeitsweise. Irgendwann merkten wir, dass unsere internen Strukturen und Führungsmodelle mit dem Wachstum nicht mehr Schritt hielten.

Um sein Team zu entlasten und gleichzeitig die Qualität der Dienstleistungen zu sichern, entschied sich Schwarz für INQA-Coaching.

Von der Start-Up-Struktur zur professionellen Führung

Im Zentrum des INQA-Coachings stand die Entwicklung tragfähiger Führungsstrukturen und die Verbesserung digitaler Prozesse. Das Team wollte Überlastung vermeiden, Verantwortlichkeiten klar regeln und die Zusammenarbeit auch beim hybriden Arbeiten stärken.

Ein weiteres Ziel war, Arbeitsabläufe zu digitalisieren und KI sinnvoll zu integrieren, um die Skalierbarkeit zu verbessern – also mehr Kund*innen betreuen zu können, ohne das eigene Team im gleichen Verhältnis vergrößern zu müssen – und die bestehenden Mitarbeitenden zu entlasten.

Das INQA-Coaching begann mit einem Kickoff-Workshop, an dem das gesamte Team teilnahm. Viele Mitarbeiter*innen brachten ihre Wünsche ein und gestalteten die neuen Strukturen aktiv mit.

„Ich wollte, dass die Mitarbeitenden selbst den besten Weg definieren – warum sollte ich allein alle Antworten kennen?", so Schwarz.

Aus dem Kickoff entstand ein interdisziplinäres Labteam – eine Arbeitsgruppe aus verschiedenen Unternehmensbereichen, die konkrete Verbesserungsvorschläge erarbeiten sollte. Dieses Team entwickelte eigenständig Lösungen für die identifizierten Herausforderungen, die später vom Management freigegeben wurden. Die Resonanz auf diese Beteiligungsmöglichkeit war überwältigend: Es gab mehr Interessent*innen für das Labteam als verfügbare Plätze.

Digitalisierung mit Augenmaß: KI als Helferin im Alltag

Vor dem Coaching war doQtor mit typischen Wachstumsherausforderungen konfrontiert. Die Führungsstruktur hatte sich organisch entwickelt: Erfahrene Mitarbeitende übernahmen Führungsaufgaben – ohne dass jemand prüfte, ob sie auch dafür geeignet waren. Als eine Führungskraft in Elternzeit ging, offenbarten sich die Schwächen dieses Systems.

Das INQA-Coaching brachte eine grundlegende Neuausrichtung: Statt Führungskräfte nach Anfragethemen zu organisieren (eine Person für medizinische Anfragen, eine andere für psychosoziale Probleme), wurden die Rollen nach tatsächlichen Funktionen neu definiert. Eine Betriebsleitung kümmert sich heute um Schichtpläne und Schulungen, während eine weitere Person für Performance und Qualität verantwortlich ist. Später kam eine Leitung für KI und Innovation hinzu. Benjamin Schwarz kümmert sich nun im Hintergrund um strategische Aufgaben.

„Das Ergebnis ist eine funktionale statt einer thematischen Aufteilung", erläutert Schwarz. „Diese Struktur entspricht unseren tatsächlichen Bedürfnissen viel besser."

Parallel dazu digitalisierte das Team durch das Coaching viele Prozesse. Es entstand ein digitaler Onboarding-Bereich für für Firmenkunden, in dem diese selbstständig alle wichtigen Informationen zum Service von doQtor finden können und intern eine Wissensdatenbank („doQtor GPT") auf Basis von ChatGPT.

„Wir haben das doQtor GPT entwickelt, damit alle Teammitglieder den gleichen Wissensstand haben", berichtet Schwarz. „Eine einfache Umsetzung mit enormer Wirkung."

Agilität und Eigenverantwortung: Das Team wächst im INQA-Coaching zusammen

Das Labteam etablierte während des Coachings auch agile Arbeitsweisen, etwa durch visuelle Aufgabenplanung, kurze Planungszyklen und eigenverantwortliche Projektarbeit. Diese Methoden hatten sich so sehr bewährt, dass die Arbeitsgruppe auch nach dem INQA-Coaching weitergeführt wird.

Der INQA-Coach beobachtete eine bemerkenswerte Entwicklung: „Wir sahen schon nach wenigen Wochen die Begeisterung der Mitarbeitenden. Sie waren überrascht, dass ihre Vorschläge direkt umgesetzt wurden."

Investition in die Zukunft

Die größte Herausforderung des INQA-Coachings lag in der bereits hohen Auslastung der Mitarbeiter*innen. „Wir arbeiteten bereits an der Belastungsgrenze", erinnert sich Schwarz. „Die Teammitglieder mussten sich für das Coaching noch zusätzliche Zeit nehmen."

Doch die Investition zahlte sich aus, wie der Coach bestätigt: „Um später eine Entlastung zu erreichen, mussten wir zunächst eine Mehrbelastung in Kauf nehmen."

Entscheidend war, dass die Geschäftsführung den nötigen Freiraum schuf. Die Mitarbeitenden erhielten gesonderte Zeiten für die INQA-Coaching-Aktivitäten innerhalb ihrer regulären Arbeitszeit.

Die Wirkung auf die psychische Gesundheit war deutlich spürbar. „Diese Entwirrung von Prozessen brachte eine enorme Entlastung", berichtet Schwarz. „Die Entspannung nach der Arbeitswoche ist jetzt deutlich größer."

Fazit: Gesundes Wachstum dank INQA-Coaching

Durch das INQA-Coaching hat doQtor nicht nur seine Führungsstrukturen professionalisiert und digitale Prozesse optimiert, sondern auch eine Kultur der Teilhabe gestärkt. „Ich empfehle das INQA-Coaching jedem Unternehmen, besonders in Wachstumsphasen", resümiert Schwarz. „Die externe Perspektive hilft dem Unternehmen zu wachsen und gleichzeitig gesund zu bleiben – und die wertvollste Erkenntnis war für mich, wie engagiert alle Mitarbeitenden an der Zukunft des Unternehmens mitarbeiten können, wenn man sie lässt."