INQA-Coaching ist ein Beratungsprogramm für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), gefördert vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) und vom Europäischen Sozialfonds Plus (ESF+). Seit 2023 unterstützt es Betriebe dabei, sich in Zeiten von digitalem und demografischem Wandel zukunftsfest aufzustellen. Inzwischen haben über 3.000 KMU mit INQA-Coaching ihre eigene Transformationsgeschichte geschrieben. Aber wie gehen diese Geschichten weiter, wenn das Coaching abgeschlossen ist? Drei Betriebe, deren INQA-Coaching schon länger zurückliegen, geben Auskunft: die Alurit GmbH aus Troisdorf, der Jahnke Pflegedienst aus Neuenhaus und die Wöhlke Möbelmanufaktur aus Stuhr.

Was verändert INQA-Coaching konkret?

Die drei Betriebe kamen mit unterschiedlichen Ausgangsproblemen ins INQA-Coaching:

• Alurit kämpfte mit überkomplexen IT-Anwendungen, Doppelarbeit und Überstunden: Im INQA-Coaching optimierte das Team seine Arbeitsabläufe und vereinfachte die bestehende Software.
• Der Jahnke Pflegedienst stand nach einem Wachstum von 18 auf 43 Mitarbeitende vor neuen Führungsaufgaben: Aus dem INQA-Coaching gingen ein Leitfaden für Feedbackgespräche, eine strukturierte Bereitschaftslösung bei Krankenausfällen und feste Kommunikationsstrukturen hervor.
• Die Wöhlke Möbelmanufaktur wollte die zeitaufwendige Angebotserstellung beschleunigen und fand mit INQA-Coaching drei Lösungen unter der Anwendung von Künstlicher Intelligenz (KI): für Angebotserstellung, Qualitätskontrolle in der Produktion und einen digitalen Werkzeugkasten für die gesamte Belegschaft.

Alurit GmbH: Mehr Aufträge bei weniger Angeboten – wie Fokus den Unterschied macht

Das Ergebnis überrascht: Das Team schreibt heute weniger Angebote – und hat mehr Aufträge. Die Erklärung liegt in einer Entscheidung aus dem Coaching: Kund*innenanfragen werden schärfer gefiltert, der Fokus liegt auf den Aufträgen, zu denen der Betrieb wirklich passt. Nicht mehr Informationen, sondern die richtigen. Das Unternehmen ist außerdem gewachsen: Zwei neue Stellen wurden geschaffen – besetzt mit jungen Erwachsenen, die zuvor durch das Raster gefallen waren. Ein Außenarbeitsplatz in Kooperation mit einer Behindertenwerkstatt wird aktuell geprüft. Und besonders wichtig: Das Coaching hat eine Verbesserungskultur ausgelöst, die über das Programm hinausreicht. Regelmäßig kommen heute Mitarbeitende mit Verbesserungsvorschlägen zur Geschäftsführung: für Abläufe, neue Produkte, Hinweise darauf, was gut oder schlecht läuft. „Wir sind begeistert. Es war eine tolle Erfahrung, von der wir noch heute zehren“, resümiert Geschäftsführer Simon Knape.

Jahnke Pflegedienst: Wie strukturierte Kommunikation das Team zusammenhält

Beim Jahnke Pflegedienst in Neuenhaus hat Bruno Zwick das operative Geschäft übernommen – Gabriele Jahnke, die Gründerin, unterstützt ihn und stellt sicher, dass die im Coaching eingeführten Strukturen laufen. Was das konkret heißt: Verbindliche und strukturierte Leitungsrunden finden wöchentlich statt, Teamsitzungen monatlich. Die Pflegenden tragen ihre Wünsche eigenständig in den Dienstplan ein. Das gibt ihnen Mitbestimmung über die eigene Arbeitszeit – die Zufriedenheit im Team ist seither deutlich gestiegen. Jahnkes Erkenntnis daraus: Es reicht nicht, Zeit für Austausch einzuplanen. Sie muss auch mit konkreten Themen gefüllt werden.

„Mich immer wieder daran zu erinnern, was eigentlich unsere Basis ist – genau dabei unterstützte mich das Coaching, und zwar kontinuierlich. Ich erlebe es als ein echtes Investment in unsere Zukunftsfähigkeit."

Wöhlke Möbelmanufaktur: KI-Tools täglich im Einsatz – so wirkt das INQA-Coaching nach

Die identifizierten KI-Werkzeuge während des INQA-Coachings sind täglich im Einsatz: für Angebotserstellung, Qualitätskontrolle und Dokumentenarbeit. Als Wöhlke ein 350-seitiges Logistikhandbuch für einen Großauftrag aufbereiten musste, komprimierte die KI es in 15 Minuten auf 5 Seiten. Außerdem steht jeden Morgen das gesamte Team vor einem Whiteboard in der Produktion. Darauf: die Aufgaben der Woche, anstehende Wartungen, aktuelle Prioritäten – für alle gleichzeitig sichtbar. Wöhlkes Bilanz: „Wir haben mit INQA-Coaching eine wichtige Reise begonnen und bereits mehrere Kontinente besucht, während andere noch das Ticket buchen." Auf dieser Reise wurden wichtige Meilensteine erreicht: Ein 1.000-Quadratmeter-Neubau geht in Kürze in Betrieb, ein KI-Telefonassistent soll das bisherige Callcenter ablösen.

5 Erkenntnisse: Was INQA-Coaching nachhaltig wirksam macht

• Ergebnisse brauchen Pflege. Agile Methoden, Meetings und KI-Werkzeuge wirken, wenn sie aktiv weitergeführt werden. Das erfordert Führungsarbeit.
• Mitarbeitende tragen Lösungen, die sie selbst entwickelt haben. In allen drei Betrieben haben Beschäftigte im Coaching gelernt, über den eigenen Arbeitsbereich hinauszudenken. Das hat die Zusammenarbeit nachhaltig verändert.
• KI-Kompetenz erfordert kontinuierliche Weiterbildung. Wöhlke beobachtet: Die Technologie entwickelt sich schneller als der Betriebsalltag. Wer früh eingestiegen ist, hat einen Vorsprung – und muss ihn aktiv halten.
• Gute Kommunikation erfordert Disziplin. Jahnke zeigt, dass Strukturen aus dem Coaching nur dann wirken, wenn Führungskräfte sie konsequent priorisieren.
• INQA-Coaching wirkt über die Förderdauer hinaus. Alle drei Betriebe berichten von tragfähigen Veränderungen und konkretem Nutzen, der über das Programm selbst hinausreicht.

FAQ: Häufige Fragen zum INQA-Coaching für KMU