Die Mitarbeitenden von Plan B arbeiten dort, wo es brennt: Sie schützen Kinder vor Gefährdungen, begleiten Familien durch existenzielle Krisen und versuchen, ihnen ein Mindestmaß an Verlässlichkeit und Struktur zu geben. Früh morgens vor der Schule, spät abends beim Zubettgehen, am Wochenende – immer dann, wenn Familien sie brauchen. Die Arbeit ist intensiv, oft belastend, und sie findet nicht im Büro statt, sondern direkt vor Ort bei den Familien. Gerade weil die Arbeit mit den Familien so fordernd ist, brauchen die Mitarbeitenden funktionierende Arbeitsabläufe im eigenen Unternehmen – doch genau die hatten noch Luft nach oben.

„Unsere Teamsitzungen waren wahnsinnig chaotisch", beschreibt Vivien Erfurth-Heinz, Gründerin und Geschäftsführerin von Plan B, die Ausgangslage. Das Angebot umfasst ambulante Familienhilfe, ein Familienhaus mit fünf Wohneinheiten sowie Tagesbetreuung für zehn Schulkinder. In nur drei Jahren wuchs das Unternehmen von 10 auf 35 Mitarbeitende. Was wie eine Erfolgsgeschichte klingt, stellte Plan B vor große Herausforderungen. Meetings zogen sich in die Länge, neue Kolleg*innen fühlten sich überfordert, klare Arbeitsabläufe fehlten. Mit INQA-Coaching fand das Unternehmen einen Weg aus dieser Situation.

Schnelles Wachstum in der Jugendhilfe: Herausforderungen durch steigende Nachfrage

„Die Zeit reichte nicht aus, um alle Fälle zu beraten und organisatorische Themen zu besprechen. Dann war die Sitzung vorbei und auf der To-do-Liste standen immer noch Punkte", erinnert sich Erfurth-Heinz. Besonders kritisch, wenn es um den Schutz gefährdeter Kinder geht und Mitarbeitende dringend Zeit bräuchten, um über arbeitsintensive Fälle zu sprechen. Denn: Die Nachfrage nach Jugendhilfe wächst seit Jahren.

Dazu kam, dass sich die Arbeit im ambulanten Bereich schwer planen lässt. Wie gestaltet man also seinen Tag, wenn Familien Termine absagen oder man vor verschlossenen Türen steht? Wie viel Zeit investiert man in Berichte und Dokumentation, wie viel in die direkte Arbeit mit den Familien? Gerade für neue Kolleg*innen war es schwierig, hier die richtige Balance zu finden.

INQA-Coaching: Mitarbeitende entwickeln gemeinsam Lösungen

INQA-Coaching nahm genau das als Ausgangspunkt. Der Coach befragte zu Beginn alle Mitarbeitenden: Was läuft nicht rund? Was muss dringend verbessert werden? „Wir haben nach Prioritäten gefiltert und geschaut: Wo brennt es gerade am meisten?", so Erfurth-Heinz. Schnell war klar: Die Sitzungen brauchen eine neue Struktur, die allen im Team die Arbeit erleichtert.

Gemeinsam entwickelte das Team neue Regeln mit festen Zeitfenstern und klaren Rollen. Dabei führte Plan B auch ein ungewöhnliches Element ein: Einen Buzzer, wie man ihn von Fernsehshows kennt. „Der Zeitwächter drückt ihn, wenn die Zeit um ist oder jemand vom Thema abschweift", erklärt die Geschäftsführerin. Infoblöcke dauern fünf Minuten, Fallberatungen bekommen mehr Zeit, aber immer mit klarem Rahmen.

„Das klingt vielleicht erstmal streng, aber es hat sich enorm verbessert. Keine Teamsitzung endet mehr mit offenen Punkten. Das war eigentlich unser größter Erfolg", freut sich Erfurth-Heinz. Die Mitarbeitenden bestätigen: Endlich hört jeder jeden und alle Fälle kommen zur Sprache. Die klaren Strukturen in den Meetings entlasten die Mitarbeitenden auch psychisch. In den Familien können sie nicht alles steuern und erleben oft schwierige Situationen. Umso wichtiger sind verlässliche Abläufe im eigenen Unternehmen.

Einarbeitungskonzept mit Paten-System für neue Mitarbeitende

Gleichzeitig nahm sich das Team das Einarbeitungskonzept vor. Neue Mitarbeitende bekommen jetzt eine Patin oder einen Paten zur Seite gestellt und lernen unterschiedliche Arbeitsmethoden kennen.

„Jeder arbeitet methodisch ein bisschen anders. So können neue Mitarbeitende für sich herausfiltern: Welche Methode passt zu mir?", erklärt Erfurth-Heinz das Konzept. Nach drei Monaten setzen sich neue Mitarbeitende, Patin oder Pate und Leitung zusammen und besprechen in einem sogenannten Reflexionsgespräch, wie die ersten Monate gelaufen sind. Vor Ende der sechsmonatigen Probezeit folgt ein weiterer Austausch.

Das Team erarbeitete neue Unternehmensrichtlinien, die allen Orientierung geben. Von der Arbeitsorganisation über den Umgang mit schwierigen Situationen bis zur Zeitplanung. Besonders wichtig war der Führung eine Feedbackkultur auf Augenhöhe. „Jeder darf jedem zurückmelden, wenn etwas nicht passt, egal in welcher Position", betont Erfurth-Heinz. „Auch mir als Geschäftsführerin drücken Mitarbeitende den Buzzer, wenn ich abschweife. Ich finde das klasse!" Plan B schrieb diese Regel fest und lebt sie heute.

Verstetigung durch internes Coaching-Team

„Ohne die INQA-Förderung hätten wir so einen Veränderungsprozess nicht begonnen", merkt Erfurth-Heinz an.

Empfehlung für Sozialunternehmen: Mitarbeitende einbeziehen

Erfurth-Heinz würde INQA-Coaching jedem Unternehmen empfehlen, unabhängig von der Branche. Ihr wichtigstes Learning: „Die Mitarbeitenden an der Basis haben die besten Ideen, weil sie im Alltag diese Entwicklungen erleben. Viele Führungskräfte sind im Jahr 2025 immer noch der Meinung, sie wissen vieles besser. Dem ist einfach nicht so."

Für Plan B war INQA-Coaching der richtige Schritt zur richtigen Zeit. Das Unternehmen zeigt: Auch in der Jugendhilfe, wo häufig Fachkräfte fehlen und die Arbeitsbelastung hoch ist, lassen sich Arbeitsabläufe so gestalten, dass Mitarbeitende entlastet werden und sich auf ihre eigentliche Aufgabe gut konzentrieren können: Kindern und Jugendlichen in Krisensituationen bestmöglich zu helfen. Davon profitieren am Ende alle – das Team und die Familien, die auf verlässliche Unterstützung angewiesen sind.

FAQ: Die wichtigsten Learnings aus dem Praxisbeispiel