Was müssen Unternehmen bei Aufenthalt und Arbeitserlaubnis beachten?
Bevor Sie jemanden einstellen, klären Sie eine Frage: Darf die Person arbeiten? Die Antwort hängt vom Aufenthaltsstatus ab und lässt sich in den meisten Fällen schnell einordnen.
- Anerkannte Geflüchtete dürfen jede Erwerbstätigkeit aufnehmen. Ihre Aufenthaltserlaubnis schließt die Arbeitserlaubnis bereits ein.
- Personen im Asylverfahren oder mit Duldung brauchen eine Erlaubnis der Ausländerbehörde. Diese müssen sie selbst beantragen, frühestens nach drei Monaten Aufenthalt.
- Geflüchtete aus der Ukraine dürfen in der Regel sofort arbeiten. Entscheidend ist ein Blick ins Dokument: Trägt die Aufenthaltserlaubnis oder die Fiktionsbescheinigung den Vermerk „Erwerbstätigkeit erlaubt" oder „Erwerbstätigkeit gestattet", können Sie die Person sofort einstellen. Der Schutzstatus gilt bis zum 4. März 2027 – alle Aufenthaltserlaubnisse, die am 1. Februar 2026 noch gültig waren, wurden automatisch fortgeschrieben. Praxishinweis: Dokumente bleiben gültig, auch wenn das aufgedruckte Ablaufdatum bereits überschritten ist.
Für Ihren Betrieb bedeutet das in der Praxis: In vielen Fällen verfügen Bewerber*innen bereits über aktuell gültige Dokumente, die zur Erwerbstätigkeit berechtigen. Prüfen Sie dennoch die konkrete Situation im Einzelfall – bei Unsicherheiten helfen die Willkommenslots*innen oder Ihre regionale IHK schnell und kostenlos weiter.
Das passende Beschäftigungsmodell wählen
Schnuppertage und Praktika
Der risikoärmste Start: Beide Seiten lernen sich kennen, bevor eine Entscheidung fällt. Sinnvoll, wenn noch unklar ist, ob Qualifikation und Stelle zusammenpassen.
Einstiegsqualifizierung (EQ)Duale Ausbildung – mit erweiterter Rechtssicherheit
Geduldete Geflüchtete können ausgebildet werden und dürfen während der Ausbildung und danach in Deutschland bleiben. Seit März 2024 können Auszubildende, die ihren Lebensunterhalt selbst sichern, statt einer Duldung eine vollwertige Aufenthaltserlaubnis erhalten – mehr Planbarkeit für beide Seiten.
Teilzeit und flexible ArbeitszeitenViele Geflüchtete jonglieren Kinderbetreuung, Sprachkurse und Arbeit gleichzeitig. Wer
Flexibilität anbietet, erhöht die Chance auf eine langfristige Zusammenarbeit – sprechen Sie das früh an, am besten beim ersten Vorstellungsgespräch.
Wie finden KMU geflüchtete Fachkräfte?
Wer geflüchtete Mitarbeitende sucht, muss das nicht allein tun. Für KMU gibt es kostenlose Beratung, regionale Vermittlung und spezialisierte Netzwerke – die meisten kennen die bürokratischen Hürden bereits und helfen, diese zu meistern.
Besonders bewährt haben sich die Willkommenslots*innen: Seit 2016 helfen sie Betrieben, geeignete Arbeitnehmer*innen mit Fluchthintergrund zu finden und beim Start zu begleiten. 2025 fanden durch das Programm rund 4.900 Menschen Ausbildung, Arbeit oder Einstiegsqualifizierung. Davon waren 1.405 geflüchtete Personen beziehungsweise junge Menschen aus EU- und Drittstaaten. Diese Zahlen stehen für tausende Betriebe, die diesen Weg bereits gegangen sind und für gewachsene Erfahrung, von der Sie profitieren können. Das heißt: Als Betrieb müssen Sie nicht bei Null anfangen. Die Unterstützung ist da, sie ist kostenlos, und sie funktioniert.
Sechs wichtige Anlaufstellen für Unternehmen
Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit (BA)Die größte Vermittlungsdatenbank bietet kostenfreie Beratung und Fördermittelchecks unter der Hotline: 0800 4 5555-20. Das kann als erster Schritt sinnvoll sein, wenn noch keine konkreten Kandidat*innen in Sicht sind.
Regionale JobcenterKennen die Menschen vor Ort und wissen, wer gerade verfügbar und vermittelbar ist. Sinnvoll, wenn Sie gezielt
regional suchen oder bereits Kontakt zu einer geflüchteten Person haben.
Berater*innen begleiten von der Stellenbesetzung bis zur Integration, beraten zu Aufenthaltsstatus und Förderung. Kostenlos. Sinnvoll, wenn Sie zum ersten Mal einstellen oder rechtliche Fragen haben.
NETZWERK Unternehmen integrieren Flüchtlinge (NUiF)Über 4.900 Mitgliedsbetriebe tauschen sich zu Rechtsfragen, Onboarding und Sprachförderung Sinnvoll, wenn Sie von Erfahrungen anderer Betriebe aus Ihrer Branche lernen möchten.
Regionale Kammern (IHK, HWK, Landwirtschaftskammer)
Beraten konkret zu Aufenthaltsstatus, Qualifikationsanerkennung und branchenspezifischen Fördermöglichkeiten. Sinnvoll als Ergänzung, wenn Sie eine Ausbildung planen.
ESF Plus-Programm „WIR"Regionale Netzwerke, die Geflüchtete und Betriebe vor Ort zusammenbringen – mit Begleitung auch nach der Vermittlung.
Zweite Förderrunde läuft seit Anfang 2026. Sinnvoll, wenn Sie langfristige regionale Vernetzung suchen.
Wie gelingt die Integration im Betrieb Schritt für Schritt?
- Der erste Arbeitstag entscheidet mehr, als viele Betriebe ahnen. Ob jemand bleibt und sich langfristig einbringt, hängt nicht primär von Sprachkenntnissen ab – sondern davon, ob die Person sich von Anfang an willkommen fühlt. Onboarding beginnt deshalb nicht am ersten Arbeitstag, sondern bereits bei der Vertragsunterzeichnung.
- Ein wichtiger, erster Schritt: die Stammbelegschaft einbinden. Führungskräfte sollten offen kommunizieren, warum das Unternehmen Menschen mit Fluchthintergrund beschäftigt – und frühzeitig eine feste Ansprechperson bestimmen, die die neuen Kolleg*innen durch die Anfangszeit begleitet.
Sieben Schritte zur gelungenen Integration
Vor dem ersten Arbeitstag Kontakt halten:
Ermöglichen Sie ein erstes Kennenlernen – digital oder persönlich. Helfen Sie bei offenen Fragen zu Dokumenten, Anfahrt oder Arbeitszeiten. Wer sich schon vor Tag eins willkommen fühlt, startet anders.
Willkommenspaket vorbereiten:Ein einfaches Paket mit den wichtigsten Infos macht den Einstieg leichter: Ansprechpersonen, Teamübersicht, Pausenregelungen, ergänzt um praktische Hinweise zum Leben in Deutschland wie Krankenversicherung,
ÖPNV und Kinderbetreuung.
Eine erfahrene Kollegin oder ein erfahrener Kollege als verlässliche Anlaufstelle – für Fachfragen genauso wie für Alltägliches. Wichtig: Stellen Sie ausreichend Arbeitszeit dafür bereit.
Ersten Arbeitstag bewusst gestalten:
Teamvorstellung, Betriebsrundgang, ein ruhiger Einstieg. Kein voller Workload ab Stunde eins. Der erste Eindruck prägt die Bleibeperspektive.
Onboarding-Gespräch in der ersten Woche führen
Was sind die gegenseitigen Erwartungen? Wo gibt es Unsicherheiten? Ein frühes Gespräch verhindert Missverständnisse – und zeigt: Hier wird zugehört.
Belegschaft einbinden und sensibilisierenIntegration ist keine Aufgabe der Personalabteilung allein. Informieren Sie das Team, schaffen Sie
Begegnungsmöglichkeiten und bieten Sie wo möglich ein interkulturelles Training an.
Dafür ist es wichtig, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Deutsch die natürliche Arbeitssprache ist (etwa durch bewusste Einsatzplanung). Ermöglichen Sie bei Bedarf die Teilnahme an Berufssprachkursen. Die besten Angebote finden Sie in der Übersicht weiter unten.
So überwinden Betriebe Sprachbarrieren in der Praxis
Sprache bleibt eine der häufigsten Hürden bei der Integration. Damit die Kommunikation trotzdem gelingt, setzen viele Betriebe auf einen praxisnahen Ansatz: Wer Spracherwerb und Arbeit von Anfang an verbindet, kommt schneller voran als mit separaten Kursen allein.
Die Schneidermanufaktur Stitch by Stitch aus Frankfurt beschäftigt seit 2016 ausschließlich Geflüchtete und hat damit mehr Erfahrung als die meisten. Geschäftsführerin Nicole von Alvensleben bringt den Ansatz auf den Punkt: „Das Schneiderhandwerk ist auf der ganzen Welt ähnlich – Integration und Spracherwerb passieren am Arbeitsplatz."
Dieser Ansatz funktioniert auch im Handwerk. Der Sanitärbetrieb Ferdi Heimel aus dem Siegerland setzt auf bewusste Einsatzplanung: Neue Mitarbeitende werden nicht mit Kolleg*innen zusammengelegt, die dieselbe Muttersprache sprechen – damit Deutsch zur natürlichen Arbeitssprache wird.
Das Krankenhaus Weilheim-Schongau finanziert wiederum Sprachkurse für geflüchtete Pflegekräfte. Eine der ukrainischen Pflegekräfte erreichte so das B2-Niveau, das für die vollständige Fachkraftanerkennung erforderlich war.
Was alle drei zeigen: Es gibt nicht den einen richtigen Weg. Ob Arbeitsumgebung, Einsatzplanung oder arbeitgeber*innenfinanzierte Kurse. Entscheidend ist, dass Sprache und Arbeit von Anfang an zusammengedacht werden.
Mehr zu allen drei Betrieben finden Sie in unseren Praxisbeispielen.